107. 보고서 작성 시 유의사항
성공적인 소프트웨어 신상품 개발가이드
상품개발 프로젝트를 진행하다 보면 많은 보고서를 작성하게 된다. 보고서는 보고서 작성자가 보고 대상에게 영향력을 미칠 목적으로 작성한다. 보고서를 잘 적지 못해 고생하는 상품관리자 또는 프로젝트 관리자가 많다. 보고서 작성과 관련해서는 시중에 많은 책들이 나와 있으니 참조하면 도움이 될 것이다. 이번 회에서는 보고서 작성에 관해 알아야 할 핵심내용과 유의사항을 아레 순서로 설명한다.
1) 보고 대상자 분석
보고서는 보고 대상을 설득할 목적으로 작성하기 때문에 보고 대상자의 성향, 관심사항, 배경지식 이해가 우선이다. 보고 대상자를 분석할 때 고려할 사항은 다음과 같다.
- 보고 대상자의 성향에 따라 두괄식 보고서와 미괄식 보고서를 결정한다
보고 대상자가 보고주제에 긍정적인 인식을 가지고 있으면 결론부터 보고하는 두괄식으로, 부정적인 인식을 가지고 있으면 결론 도출과정을 설명하는 미괄식으로 작성하는 것이 바람직하다. 보고주제에 대해 부정적인 인식을 가지고 있는 보고대상에게는 논리와 설득력이 중요하므로 전문가의 의견, 백 데이터, 여러 개의 사례를 준비한다. 여러 내용 중 가장 논리가 튼튼한 것을 보고서에 포함시키고 기대효과를 분명히 명시하도록 한다.
보고 대상자가 보고주제에 부정적인 인식을 가지고 있는데 어설픈 내용을 보고하면 역효과를 초래하기 때문에 사전에 철저하게 준비해야 한다. 예를 들어 프로젝트 일정 약속을 몇 번이나 어긴 상태라면 확실한 근거가 없으면 보고를 하지 않는 것이 좋다.
- 보고 대상자가 보고주제에 관해 알고 있는 지식을 파악한다
보고 대상자가 보고주제에 관해 알고 있는 지식의 수준에 따라서 보고서에 사용할 용어나 논리전개를 달리한다. 특히 기술적 내용을 다루는 보고서는 사전에 보고 대상의 사전지식을 파악하여 수준에 맞는 용어를 선택해야 한다. 대개 너무 함축적인 보고서가 너무 상세한 보고서보다 좋지 않다. 여러 명을 대상으로 보고서를 작성하는 경우에는, 의사결정자의 수준에 맞추어 보고서를 작성하도록 한다.
- 보고 대상자의 개인적 성향이나 관심사항을 파악한다
보고 대상자가 특별히 관심을 기울이고 있는 내용을 사전에 파악하여 상세하게 준비하면 보고자가 보고서 작성에 투자한 시간과 노력을 인정받을 수 있다. 보고서는 보고 대상자가 궁금해하는 내용에 대한 답과, 보고 대상자가 궁금해하지 않더라도 설득을 해야 하는 내용으로 구분할 수 있다. 보고 대상자가 궁금해하는 내용을 먼저 기술하고, 그 뒤에 설득해야 하는 내용을 정리하는 것이 좋다.
- 이전에 보고했던 내용을 파악한다
이전에 보고했던 내용의 연장선에서 작성하는 보고서라면 이전에 보고했던 내용을 사전에 숙지해야 한다. 이전에 보고한 내용과 지금 적성하는 보고서 내용이 일관성을 유지하는지, 이전에 보고할 때 보고 대상자가 관심을 보였던 내용은 무엇인지 파악하여 그에 대한 답변을 보고내용에 포함시켜야 한다.
2) 보고서 기획
보고서 기획은 보고서의 틀을 결정하는 단계로 보고서에서 주장하거나 의사결정 할 내용이 무엇인가를 명확하게 도출한다. 예를 들어 일정만회에 관한 대책보고라면 일정만회의 핵심 메시지를 정의하는 작업이다. 보고서의 핵심 메시지는 두 줄 이내의 문장으로 요약하여 적어보는 것이 좋다. 머릿속에 떠오르는 생각도 글로 정리하다 보면 더 선명해지는 경우가 많다. 흔히 이야기하는 엘리베이터 30초 보고처럼 무엇을 말하고자 하는지 간단히 정리할 수 있어야 한다.
보고서의 핵심 메시지를 정리했다면 다음에는 보고서의 목차를 정리해야 한다. 보고서 목차는 위에서 이야기한 두괄식 보고서와 미괄식 보고서에 따라 내용이 달라진다. 보고서 목차를 정의하는 작업은 실제 보고서를 작성하면서 변경되는 경우가 많지만, 큰 틀을 결정하는 단계이기 때문에 여러 사람의 의견을 모아서 정하는 것이 바람직하다. 보고서 목차를 정의할 때 사용할 수 있는 틀은 다음과 같다.
- 현상진단 → 문제분석 → 대안제시
주요 이슈의 해결책을 제시하는 보고서에서 많이 활용하는 틀로 가장 익숙한 보고서 목차다. 많은 사람들이 ‘문제점 및 대책’ 방식에 익숙하다.
- 투자 → 결과 → 기대효과 분석
인력이나 시설 투자, 장비 교체를 보고할 때 유용한 틀이다. 어떤 자원을 투자하여 어떤 기대효과를 볼 것인가를 설명할 때 활용할 수 있다.
- 일의 순서(계획 → 실행 → 통제)
변화관리, 프로세스 변경을 설명할 때 유용한 틀이다. 어떤 일을 어떻게 계획하여, 누가 어떻게 실천하여 주요 이슈를 어떻게 통제할 것인가를 설명할 수 있다. 이 틀은 변화관리나 프로세스 개선의 경과보고에도 적용할 수 있다.
- 시간의 흐름(과거 → 현재 → 미래)
변화관리를 설명할 때 사용할 수 있는 틀이다.
- 관점(숲 → 나무)
보고서를 작성하는 사람은 해당 주제에 오랫동안 집중했기 때문에 바로 나무에 관한 설명을 하기 쉽다. 그러나 보고받는 사람의 입장에서는 전체 숲에 관한 설명을 하고, 보고서 내용이 그 중 어디에 해당하는지를 먼저 짚은 뒤 본론으로 들어가는 것이 바람직하다.
이상에서 설명한 보고서의 틀은 복합적으로 사용할 수 있다. 예를 들어 ‘현상진단 → 문제분석 → 대안제시’의 순서로 이슈를 도출한 뒤 ‘투자 → 결과 → 기대효과 분석’의 순서로 보고서 논리를 전개할 수 있다.
3) 보고서 초안 작성
보고서 초안은 무에서 유를 창조하는 작업이다. 많은 사람들이 보고서 초안 작성을 부담스러워 차일피일 미루다 일정에 쫓겨 작성해서 보고서 품질이 낮아지는 경우가 많다. 보고서 초안 작성은 일종의 예술작업이고, 보고서 수정은 그에 비해 단순한 작업이다. 보고서 초안을 작성할 때 유의할 사항은 다음과 같다.
- 초안은 초안이다. 완벽에 대한 부담감을 없애자
머릿속에 떠오른 대로 내용을 적도록 한다. 취향에 따라 컴퓨터를 활용하여 초안 문서를 작성하거나, 필기도구를 이용하여 직접 종이에 작성해도 좋다. 초안을 완성하기 전에 수정하려는 충동을 억제해야 한다. 일단 초안잡기를 시작했으면, 부담을 가지지 말고 흘러가는 대로 끝까지 완성한 뒤 수정하도록 한다. 수정을 하는 순간 머릿속의 창의력은 없어진다.
- 가장 편한 장소에서 작업한다
방해 받지 않고 가장 편하게 작업할 수 있는 장소를 선정한다. 어떤 사람들은 카페에서 작업할 때가 가장 편하다고 한다. 일반적으로 공공 도서관처럼 약간의 소음이 있을 때 가장 생각이 잘 난다고 한다. 사무실이나 사무실 근처에 방해 받지 않고 보고서 초안을 작성할 수 있는 장소를 선택하도록 한다. 보고서 작성에 가장 방해가 되는 전화와 PC가 없는 회의실이 보고서 초안 작성에는 좋은 환경이다. 잠깐 사무실 밖을 나가 근처 커피전문점에서 커피 한잔과 함께 작업을 하는 것도 나쁘지 않다.
- 쉬운 부분부터 작성한다
처음부터 어려운 내용을 적지 않고, 자신 있는 부분부터 작성하여 작업의 탄력을 붙여나가도록 한다.
- 작업 전 여러 사람의 의견을 청취한다.
보고서 작업 전에 여러 사람에게 보고서 내용에 관해 의견을 물어 다양한 의견을 청취하는 것도 유용하다.
- 끝까지 참고 작업한다
처음에는 번쩍이는 아이디어가 떠올랐지만, 막상 적다 보면 막히는 순간이 온다. 그때 다른 업무를 시작하는 순간, 여유를 가지고 시작한 보고서 작업이 납기에 쫓기게 된다. 물론 보고서 납기에 여유가 있다면 하루 이틀 정도 보고서 작업에서 손을 떼면 새로운 아이디어가 떠오르기도 하겠지만, 그것도 어느 정도 적었을 때의 이야기다. 미루다 보면 논리와 내용이 부족하고, 논리가 부족하니 적기 싫고, 적기 싫으니 내용이 부실해지는 악순환을 거치게 된다. 일단 시작했으면 인내심을 가지고 집중해야 한다. 많은 사람들에게 보고서 작업은 인내를 필요로 하는 힘든 작업이다.
- 키워드 중심으로 정리하는 것도 유용하다
바로 문장을 적는 사람도 있지만, 떠오르는 중요한 개념이나 용어를 기록해 두는 것도 좋다. 마인드맵과 같은 도구에 익숙한 사람들은 보고서의 주요 내용을 마인드맵 도구로 정리하는 것도 도움이 된다.
4) 보고서 수정
보고서 수정은 보고서 초안 작성보다는 부담이 적다. 훌륭한 보고서는 여러 번의 수정 끝에 완성된다. 보고서를 수정할 때 유의할 사항은 다음과 같다.
- 보고서 초안 작성 후 시간을 두고 수정한다
보고서 납기에 여유시간이 있을 때 바로 수정에 들어가지 말고, 며칠은 잊고 지낸 후 다시 보고서를 읽어보는 것도 좋다. 보고서 초안 작성 시에는 개인의 논리나 감정에 몰입되어 균형된 시각을 잃어버리는 수가 많기 때문에, 일정 기간 거리를 두었다 다시 보면 생각하지 못했던 아이디어가 떠오르거나 보고서의 약점을 발견할 수 있다.
- 동료검토를 적극 활용한다
한 사람이 생각할 수 있는 것은 한계가 있기 때문에 놓치기 쉬운 논리 오류나 좋은 아이디어를 동료로부터 얻는 것이 바람직하다. 여러 명이 보고서 작업에 참여하면 동료검토를 할 수 있지만, 혼자 작성한 보고서는 팀원들의 소중한 시간을 얻어내기 위해서는 격식을 갖추어 검토를 요청해야 한다. 전자우편으로 보고서 초안을 첨부하고 “언제까지 검토해주세요”라는 식으로 요청해서는 좋은 의견이 돌아올 수 없다. 팀원들에게 미리 보고서 목적과 보고 대상자를 설명한 다음에 중요한 아이디어를 구하도록 한다. 팀원들이 꼼꼼하게 읽어보길 바라서는 안 된다. 그냥 첫 느낌으로 떠오르는 의견이 도움이 되는 경우가 많다.
팀원들에게 전자우편으로 검토를 요청할 때는 답장을 하는 팀원에게 감사의 답장을 잊지 않고 보내야 다음 번 검토요청에서도 좋은 피드백을 기대할 수 있다.
- 보고서 수정 시 점검할 체크리스트
• 보고서 목적에 부합한 글을 적었는가?
• 첫 도입부에서 읽는 사람의 관심을 끌 수 있는 메시지를 제공하는가?
• 보고 대상자의 보고서 내용에 대한 성향(긍정, 부정)에 맞게끔 논리전개를 하였는가? (두괄식 vs. 미괄식)
• 보고 대상자의 관심사항은 무엇이며, 그에 대한 답이 보고서 내용에 있는가?
• 주장하는 바가 불명확한 부분은 없는가?
• 작성한 노력이 아까워 삭제하지 못하는 ‘사족’ 혹은 중언부언하는 내용은 없는가?
• 보고서 분량을 채우기 위한 내용은 없는가?
• 보고서 페이지를 줄이기 위해 단순히 내용만 요약하지는 않았는가?
• 핵심을 간결하게 표현했는가?
• 보고 대상자가 앞에 있다고 생각하고 지금 보고를 한다고 할 때 막히거나, 꺼림칙한 내용은 없는가?
• 불필요한 수동형의 문장은 없는가? (능동형의 문장이 보고자의 의지가 나타난다)
• 주어와 동사의 관계가 명확한가? (의외로 주어가 없거나 주어와 동사의 대구가 맞지 않는 경우가 많다)
• 칸만 차지하는 미사여구 식의 형용사는 없는가?
• 약어에 대한 주석은 달았는가?
• 문장을 읽었을 때 보고 대상자가 “이게 무슨 말인가?”라는 의문이 들 문장은 없는가? 그때 “그것은 이런 말입니다”라고 설명할 문장을 보고서에 기술한다.
• 만연체의 긴 문장은 없는가? (한 문장은 한두 줄이 가장 바람직하다)
• 긍정형으로 바꿀 부정형의 문장은 없는가?
- 보고서의 데이터 점검 체크리스트
• 표나 그래프의 활용이 적절한가? 구체적 값이 중요할 때 표를 사용한다. 값보다 추세나 비교가 더 중요한 경우에는 그래프를 활용한다. 복잡한 데이터 속에서 특정 항목을 강조할 때 표를 사용한다.
• 표를 사용하는 경우 ‘단위’를 명시하였는가?
• 표를 사용하는 경우 칼럼명이 너무 함축적이지 않는가?
• 표 제목에서 표 내용이 의미하는 바를 명확하게 하였는가?
• 원천 데이터를 가공한 지표들에 대한 산출식을 명시하였는가?
• 표에서 중요한 값은 강조했는가? (동그라미 혹은 굵은 상자로 표현)
• 그래프에서 활용하는 값들의 범례는 적절한가? (흑백으로 출력했을 때도 범례를 구분할 수 있도록 유의)
• 데이터의 단위가 적절한가? 예를 들어, 경영층에게 보고하는 손익 숫자는 ‘억’, ‘백만’ 정도가 적당하다.
• 하나의 표에 너무 많은 메시지를 전달하지는 않는가? 처음 보는 사람의 입장에서 복잡도를 최소화한다. 보고서 작성에 몰입하다 보면 이것저것 포함시키고 싶은 생각에 과다한 정보를 포함하기 쉽다. 정보 과잉은 정보 부족만큼이나 나쁘다. 뷔페에서 한 접시에 여러 가지 종류의 음식을 담는 것보다 비슷한 종류의 한두 가지 음식만 담는 것이 실속 있듯이 표 하나에 주제 1~2가지만 포함시킨다. 예를 들어 공정정보와 원가정보를 하나의 표에 표현하면 표도 복잡해지고, 이해하기도 힘들어진다.
• 통계 데이터를 만드는 경우 백 데이터의 신뢰성을 점검했는가? 데이터 작업 전에 몇 가지 샘플링을 통해 원천 데이터의 신뢰도를 점검하고 나서 본격적인 작업에 들어가는 것이 바람직하다. 고생해서 작업했는데 원천 데이터가 잘못되어 재작업하는 황당한 일이 없도록 한다.
• 보고서 재작업에 대비해 데이터 정의와 계산식을 별도로 정리하였는가? 시간에 쫓겨 보고서 작업을 하면, 표 뒤에 숨어있는 데이터 혹은 계산식을 엑셀에 정리하지 않아 다른 사람에게 계산식을 전달하거나 본인이 나중에 보고서 재작업을 하려고 할 때 어떤 근거에서 데이터를 도출했는지 확인하기 힘들어진다. 보고서 작업을 끝낸 뒤에는 관련 백데이터를 깔끔하게 정리해두는 것이 좋다.
• 이해관계자의 기억에 남을 숫자는 무엇인가? 그 숫자의 신뢰도가 있는가? 대부분의 경영층은 유효시장 규모, 경쟁상품의 성능지표와 같이 중요한 숫자를 잘 기억한다(보고자가 사소하다고 생각한 숫자를 중요하다고 생각하여 기억할 수도 있다). 주요 이해관계자가 중요하다고 생각한 숫자는 생명력이 있어 다양한 사람들이 인용한다.
• 추정치를 활용한 경우 이를 명시했는가? 보고서 작성에 필요한 정확한 데이터를 구할 시간이 없을 때는 추정치 혹은 전문가 의견을 반영한 숫자를 활용할 수 있다. 이 경우 추정치 혹은 전문가의 의견임을 밝혀둔다.
• 출처가 불분명한 데이터는 없는가? 특히 인터넷에 떠도는 근거를 확인할 수 없는 데이터를 활용하지 않도록 한다. 중요한 보고서에 특정 개인의 블로그에 재인용된 숫자를 사용해서는 안된다.
5) 보고서 최종 검토
보고서 최종 검토 시엔 오탈자, 서체, 행간 등을 확인한다.
• 오탈자는 문서작성기에서 제공하는 맞춤법 기능을 활용하여 수정한다. 보기 좋은 음식이 먹기에도 좋듯이 내용이 좋아도 오탈자가 있으면 보고서에 대한 신뢰도가 떨어진다.
• 띄어쓰기는 일관성을 유지한다. ‘명사+명사’인 경우에는 띄어쓰기의 정답이 없다. 붙여 쓸 수도 띄어 쓸 수도 있는데 같은 보고서에서는 같은 용어의 띄어쓰기 일관성을 유지한다.
• 서체나 행간은 좋은 보고서 템플릿을 활용하는 것이 가장 좋다. 특히 여러 사람이 나누어서 보고서 작업을 하는 경우, 작성표준이 달라 문서 통합에 시간이 많이 걸리지 않도록 유의한다.
• 번호체계를 점검한다. 보고서 작성 내용의 수준에 맞게 번호체계와 들여쓰기의 일관성을 유지한다.
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