추정을 약속으로 확정할 때는 신중해야 한다.

추정(estimating): 달성가능한 프로젝트 기간, 자원, 비용을 예측하는 활동  

약속(commitment): 프로젝트 기간, 자원, 비용 목표를 달성하겠다는 자발적 의지 

프로젝트 계획은 프로젝트 수행절차와 프로젝트 목표로 구성된다. 프로젝트 수행절차는 형상관리, 테스트, 요구사항 관리, 주간보고 방법 등을 포함한다.  프로젝트 목표는 프로제트 팀이 달성해야 할 일정, 원가, 투입공수, 품질 등을 포함한다. 프로젝트 수행절차는 유사 프로젝트의 계획을 약간만 수정하는 것이 일반적이다. 반면 프로젝트 목표확정은 복잡하다. 프로젝트 목표확정은 프로젝트 팀의 추정결과와 제약조건과의 차이를 조정하여 약속하는 과정을 거쳐야 한다. 그러나 정확도 높은 추정을 하기도 어렵지만, 추정과 제약조건의 차이를 조정하여 약속하는 것은 더 어렵다. 

‘추정과 약속’의 유의할 사항은 다음과 같다. 

첫째 정확한 추정을 위해 고려할 요소는 많고 복잡하다. 

원가, 기간, 투입공수를 추정하기 위해 고려할 요소는 아래 그림과 같이 일의 규모, 팀의 생산성, 이해관계자의 참여수준 등 고려할 요소가 많고 복잡하다. 특히 추정에 필요한 정보의 불확실성이 높을수록 추정의 정확도가 낮으며, 추정의 정확도가 낮을수록 프로젝트 관리는 어려워진다. 

그림. 추정의 정확성에 영향을 미치는 요소

둘째 경영층은 불확실한 것을 싫어한다. 

대부분의 사람들은 불확실한 것을 싫어한다. 특히 경영층은 프로젝트 관리자가 프로젝트 목표에 대해 불확실한 태도를 보이면 자신감과 의욕이 없다고 싫어한다. 강압적인 성향의 경영층은 주어진 일정과 예산에 대한 확답을 주저하는 프로젝트 관리자를 다그치기도 한다. 프로젝트 관리자는 경영층의 기습적인 질문이나 강압적인 답변요구에 주눅이 들어 주어진 목표를 달성할 수 있다고 대답하면 안된다. 

정치적인 이유로 일부러 자신감을 보일때를 제외하고 프로젝트 관리자는 팀원들이 동의하지 않는 목표를 수용해서는 안된다. 기습적으로 질문하는 경영층 앞에서 못한다는 이야기를 하기 부담스럽다면 팀원들과 함께 검토할 시간 또는 추가적인 정보를 분석할 시간을 요청해야 한다. 프로젝트 관리자가 구간 추정치를 이야기 하거나 추정에 필요한 가정을 말해야 한다면 참석한 사람들이 명확하게 이해할 수 있도록 분명하게 설명해야 한다. 왜냐하면 경영층은 프로젝트 관리자의 발표를 선택적으로 이해하여 도전적인 추정치를 기억하고 가정은 잊어버리는 경향이 많기 때문이다. 

셋째 약속은 목표달성을 자발적으로 동의한 추정이다.  

불확실성을 잘 다루는 사람이 프로젝트 관리자가 되어야 한다. 불확실성을 다루기 위해서는 합리적이고 논리적으로 추정하고 그 한계도 알아야 한다. 프로젝트 미래에 대해 근거 없는 자신감을 가져도 안되지만, 장님 코끼리 만지듯이 추정해서도 안된다. 불확실성을 잘 다루는 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀원들과 함께 불확실한 추정을 토의하고 프로젝트 팀원들의 자발적인 동의를 잘 얻어낸다. 팀원들의 자발적인 동의를 얻기 위해서는 팀원들이 프로젝트 추정에 대해 각자의 의견을 충분히 이야기 할 기회를 제공해야 한다.   

넷째 약속을 지키기 힘들 때에는 조금씩 알려준다. 

추정을 잘못했거나 예상하지 못했던 변수가 발생하여 일정이나 예산목표를 초과할 것이 예상된다면 미리 조금씩 주변에 알리는 것이 바람직하다. 좋지 못한 상황을 가랑비처럼 알려주는 것이 대부분 프로젝트 팀에 유리하다. 좋지 못한 상황이 없어지면 프로젝트 팀이 잘한 것이고 프로젝트에 이슈가 발생하면 이슈를 숨겼다는 질책에서 자유로울 수 있다. 다만, 좋지 못한 상황을 공유했을 때 프로젝트 팀원이 너무 힘들어지면 다른 선택을 해야 할 수도 있다.