떠먹여 주는 회사 커뮤니케이션 가이드
이것만 정리해도 불필요한 시간이 줄어듭니다.
안녕하세요, 킨프리입니다.
우리가 회사에서 가장 많이 하는 일은 뭘까요? 회의, 메일 쓰기, 면담 등 정말 많은 일들이 있지만 아마 단언컨대 회사에서 제일 많이 하는 일은 소통일 거예요. 대화도 하고 메일도 쓰고, 메신저도 보내고... 정말 숨 쉬듯 빈번하게 일어나는 일들이죠. 그런데 돌이켜 생각해 보면 신입 때는 내부 소통이 가장 어려웠어요. 늘 하던 대로 했는데 '이런 건 메신저로 말하면 안 돼'라던가 '대면 보고 해 주세요'라고 요청받기도 했거든요. 사실 경력직으로 이직해도 마찬가지였어요. 전 회사는 구두로 대부분의 일을 처리했는데, 이직한 회사는 무조건 인트라넷에 올려야 하는 경우도 있었거든요.
이처럼 암묵적으로 회사와 조직 내에서는 다양한 커뮤니케이션 룰이 존재합니다. 그런데 아무도 정리해주지 않아서 눈치껏 파악해야 하는 것이 대부분이에요. 아 물론, 온보딩 때 커뮤니케이션 가이드를 안내해 주기도 하죠. "자료는 컨플에서 보시면 되고, 슬랙 여기 채널 가입하시면 되고~ " 하지만 이건 어디에 자료가 있다는 것을 알려주는 것일 뿐 실제로 일할 때 어떤 방식으로 소통하는지는 알 수가 없어요. 그래서 오늘은 아주 기본 중에 기본이라 굳이 정리해야 되나..? 싶은 회사 커뮤니케이션 가이드를 만들어봤습니다. 특히 HR담당자가 정리해 준다면, 모든 구성원이 불필요한 리소스를 줄일 수 있을 것이라 확신해요. (특히 뉴비들에겐 더더욱!) 이건 제 기준에서 다양한 책과 자료를 취합해 정리한 내용이니 회사마다 다를 수 있다는 점은 참고해 주세요.
이메일 커뮤니케이션 가이드
1. 이해하는 데 큰 어려움이 없는 통상적 범위 내의 주제를 전달하는 용도입니다.
2. 데이터, 그래프 등 자료를 추가해야 설명이 쉬울 때 사용합니다.
3. 많은 사람이 알아야 하거나 공식적인 일을 전달할 때 사용합니다.
4. 너무 긴급하지 않은 의사결정이 필요할 때 사용합니다.
(의사결정자가 자리를 비우거나 바쁠 때 쓰면 좋아요)
5. 업무 진행 과정의 기록이 필요할 때 씁니다.
(담당자를 결정하거나 팔로우업 체크를 할 때 쓰면 좋아요.)
즉, 업무에 있어 가장 공식적인 채널 중 하나입니다. 게다가 모든 히스토리가 남아있어 증빙 자료로 사용하기도 좋고, 날짜 등의 체크를 참고하기도 좋습니다.
메신저 커뮤니케이션 가이드
1. 빠른 의사소통이 필요할 때 사용합니다.
실시간 피드백이 필요한 일
담당자를 확인하는 일
전사 공지가 필요한 일 (확산력이 높음!)
2. 긴급한 주제이지만, 간단하게 정리할 수 있는 일이 있을 때 사용합니다.
불렛 등을 사용해 정리할 수 있는 일
이해관계나 히스토리 등을 자세히 설명하지 않아도 되는 일
담당자가 혼자 할 수 있는 일
3. 중요도와 긴급도 모두 낮은 주제지만, 이해관계자가 알고 있어야 하는 일이 있을 때 사용합니다.
미팅 결과를 공유하는 일
전화 메모를 공유하는 일
일정 관련 업데이트하는 일
전화 커뮤니케이션 가이드
1. 가장 빠른 의사결정이 필요할 때 사용합니다.
실시간으로 대응이 필요한 일
빠르게 확인 절차가 필요한 일
2. 메신저보다 복잡/긴급/예민한 주제일 때 사용합니다.
3. 관계를 기반으로 하는 일에 사용합니다.
메신저, 메일보다 감정 전달이 잘 되어야 하는 일
새로운 관계 구축이 필요한 일
회의 커뮤니케이션 가이드
1. 앞서 말한 모든 방법으로 해결되지 않을 때 사용합니다.
아이디어, 팀 진척도 확인, 상황 공유, 의사결정 등 다양한 방법으로 활용할 수 있어요.
2. 이해관계자/협업대상자가 많을 때 사용합니다.
3. 발표, Q&A 등 상호소통이 필요할 때 사용합니다.
4. 강력한 참여와 관계 구축이 필요할 때 사용합니다.
읽어보면 참 당연한 소리지만, 특히 신입으로 입사하는 분들에게는 너무 기본적이라 물어보기도 부끄러운 문제일 수 있습니다. 만약 신규입사자 중에 신입인 분이 있다면 이 내용을 공유해 주세요. 그럼 회사에 금방 적응할 수 있어 소프트랜딩에도 더 도움이 될 거예요. 혹시 다른 팁이 있다면 언제든 알려주세요. 감사합니다.
에디터의 말
오늘 이 내용을 정리하면서 결국 당연한 것들이 없다는 생각을 했어요. 누군가 시간을 들여 정리해 준다면, 더 많은 사람의 시간이 줄어들 수 있지 않을까?라는 생각이요. 그래서 팀네넵에서도 HR관련 실무 템플릿을 펀딩하고 있습니다. 주니어시절 가장 어려웠던 것들이 바로 이런 거였거든요. 레퍼런스가 없어서 뭘 해야 될지 전혀 모르겠고, 한글로 검색해도 옛날 자료만 나오고, 좋은 자료들은 다 선배들 하드에만 잠들어있더라고요. 그래서 10년 차가 된 기념으로 이제 구성원에게 도움이 되는 것을 넘어서 더 많은 사람들에게 도움이 될 수 있는 프로젝트를 해보자!라고 마음먹었고, 채용 브랜딩이나 조직문화와 관련된 템플릿을 펀딩 하게 되었습니다. 필요하신 분들에게는 도움이 될 거라 믿어요. 이제 곧 마감되면 가격이 올라가니 필요하신 분들은 가장 낮은 가격에 살 수 있는 기회를 놓치지 마시라고 한 번 남겨봅니다. 감사합니다.
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