행사는 그냥 하면 되는 것 아닌가요?(라는 오해 1편)
행사라는 선을 만들기 위해, 찍혀야 하는 수만은 점들.
행사
회사가 가지고 있는 새로운 정보, 강조하고 싶은 이야기들을 소개하는 자리를 누구나 만들고 싶어 한다. 그 자리를 들어서면 수많은 사람들이 북적거리며,
준비된 음료와 음식이 있고, 로비에는 사진을 찍게끔 만드는 여러 가지 부스들로 가득 차 있으며, 행사장의 메인 세션 홀에는 반듯이 정렬되어 있는 의자, 커다란 스크린, 그리고 멋진 발표자들의 힘찬 음성이 들린다. 마지막 돌아가는 발걸음에는 설문조사와 함께 선물까지 기다리고 있다.
사실 당일에 참여하는 사람들에게는, 이 수많은 것들이 단 ‘하나’의 연결선으로 보인다.
“커피 맛있네!”, “여기 부스 재밌네!”, “발표 자료 퀄리티 봐!”, “선물 센스 있네!”
어떻게 보면 하나하나의 것들을 “점”이라는 단어로 표현해도 좋겠다.
사실, 점이라는 1차원은 정말 보이지 않은 작은 존재이다.
점 2개가 모이면 선이 될 수 있지만, 그것이 정말 눈에 식별되는 선이 되는 것일까? 선이 되기 위해서는 우리가 셀 수 없을 정도(셀 수 있다면 세겠다)로 많은 점들이 찍혀야 한다.
보는 입장에서는 점이 몇 개인지, 얼마나 많이 모였는지 보다. “직선이네, 곡선이네”라고 보이는 것이다.
하지만, 선을 만드는 사람들에게는 몇 가지 고민이 있다.
누가 이 점들을, 선을 볼 것인가
왜 이 점들로 선을 만 그리는 걸까
어느 크기로 점을 찍어야 할까
어느 방향으로 점을 찍어야 할까
어느 색상으로 점을 찍어야 할까
어느 정도까지 점을 찍어야 할까
만들어진 선은 다음에 어떤 모양이 될까
이런 생각을 해야 하는 이들이 바로 선을 그리는 사람들의 머릿속일 것이다.
위 이야기들을 다시 우리가 만들어야 하는 행사로 바꿔 이야기해본다면,
점 = 행사를 구성하는 개별 요소들
선 = 다른 이들에게 보일 행사장 모습
행사를 하나 만들기 위해서는 수만 가지의 점들을 만들어야 하고, 그 점들이 잘 이어지도록 기획해야 한다.
행사라는 하나의 선이 보는 이들로 하여금 자연스럽게 보일 수 있도록 하는 것이 우리의 일.
그렇다면 우리가 하나의 멋진 프로젝트 행사를 만들기 위해서는 어떻게 해야 할까?
같이 고민하기 위해서, 그런 고민을 위해서 내가 가진 몇 가지들을 소개하고자 한다.
행사도 숫자를 보고 분석하며 만들어야 한다.
퍼포먼스 마케팅에 대한 붐이 일어나기 시작하며
데이터를 보고 분석하는 강의들이 많이 나왔다.
데이터를 보고 상대방과 이야기하는 것은
상당 수의 동의를 얻어낼 수 있는 커뮤니케이션 방법이다.
행사를 단순히 이쁘게만 만드는 것에 집중하진 말자.
우리가 모을 수 있는 모든 데이터들을 모아보자.
모인 데이터들을 토대로 하여 이번 행사에 적용할 수 있는 것들의
살을 발라내고 뼈들을 골라보자.
단단한 뼈들이 있을 것이다. 그 뼈들이 바로 우리 행사의 기본이 될 수 있는 재료들이다.
우리 회사가 이번 연도에 가지고 있는 목표는 무엇인가(Company KPI)
이번 행사에서 얻고자 하는 목표는 무엇인가(Event KPI)
목표를 달성하기 위해 우리가 가진 리소스는 어느 정도 인가
우리는 어떤 자료를 가지고 있고, 그 자료는 어떤 회사에게 적용할 수 있을까
우리 자료를 적용한 회사는 어떤 파급력을 어느 정도의 수치만큼 낼 수 있을까
작년, 몇 달 전 어떤 회사의 누가 왔는가
초대했던 회사에서는 몇 %만큼 왔는가
그 회사들이 우리 회사와 어떤 프로젝트 어떤 성과를 함께 내고 있는가
우리가 그들에게 줄 수 있는 것은 무엇인가
우리가 그들로부터 얻을 수 있는 것은 무엇인가
위의 내용들은 정말 몇 가지 안될 뿐이다.
즉, 우리가 모아보고 고민하고 결론을 내는 데이터들이
행사를 통해 우리가 얻고자 하는 결과물들로 바뀌는 것이다.
이제부터 우리가 고민할 것들을 하나하나 살펴보도록 하자.
행사의 흥망성쇠는 초대 과정에 달렸다.
나의 영원한 스승이신 분의 이야기다.
우리가 준비하는 이 공간은 나 스스로를 위해서 만든 것이 아니다. 보러 올 사람들을 위해,
우리가 보여주고 싶은 사람들을 위해 창조된 것들이다.
누군가를 초대하기 위해서는 아무나 초대하는 것은 금물이다.
회사의 입장에서도 당연히 전략적으로 누군가를 초대해야 한다.
우리에게는 항상 유한의 자원들이 있으며, 유한한 속성의 물질로 무한한듯한 결과를 가져와야 하는 것이 최고의 결과물이기 때문이다.
어느 고객회사를 초대하고, 그 회사에는 몇 명의 인원을 배정할지가 가장 핵심이다.
이 핵심은 마케팅팀만이 정하는 것이 아닌, 세일즈팀 그리고 다른 협업팀이 함께 정하는 부분이라고 볼 수 있다.
(잊지 말자, 행사는 함께 만드는 것이다. 역할이 다를 뿐)
단 고객과의 이슈가 나지 않도록 하는 커뮤니케이션 세팅도 미리 해두는 것이 좋다.
초대장(Invitation)
초대장은 온오프라인의 여러 가지 방식으로 제공될 수 있다.
내가 다니는 곳은 공식적으로는 Online Event Tool을 이용한
이메일 초대장으로 이루어지고 있다.
초대장을 통해 행사 등록 사이트로 연결시키고,
연결된 사이트에서 행사에 등록하는 것이 우리의 1단계 목표이다.
초대장에서는 여러 가지 고민이 있을 수 있다.
1. 행사명, 일시, 장소, 핵심 초대 문구, 등록 링크 + 준비된 모든 Agenda를 넣어서 사람들의 관심을 끌게 만들 것인가.
2. 행사명, 일시, 장소, 핵심 초대 문구, 등록 링크
위의 고민은 등록 사이트의 제작 여부에 따라 다르다고 생각한다.
1) 등록 사이트를 제작하는 경우에는 1번을 선택
>> 이메일이라는 채널의 성과는 다양한 커뮤니케이션 채널이 만들어진 후부터 좋지 못한 것이 명백하다.
즉, 사람들은 오픈만 할 뿐 읽지 않는 경우가 타 채널 대비 높다.(데이터로도 이미 많은 곳에서 공개되고 있다.)
간단명료하게, 우리 행사는 무엇이다라는 공식적인 문구를 정갈하게 만들자.
바로 등록 사이트를 누를 수 있는 CTA문구를 잘 만드는 것이 위 방법의 핵심이라고 보면 되겠다.
2) 등록 사이트를 제작하지 않는다면(참석 여부를 이메일로 받거나 할 경우), 2번을 선택
>> 행사에 대해 볼 수 있는 채널이 이메일로 발송될 초대장이 유일하기 때문이다.
유일한 소통수단이 초대장에 여러 가지 정보를 입력하여, 사람들의 관심을 유도하는 방법이 Working 할 것이다
이후의 일어나는 일들은, 바로 고객들이 제기하는 피드백 처리 과정이다.
초대 과정은 상상초월이다
고객을 초대하는 과정에서 나타나는 상황들은 우리의 상상을 초월한다.
이 부분은 세일즈팀, 파트너 팀이 고객으로부터 들은 여러 가지 이슈들로 이루어진다.
“저희에게 할당된 인원 외에 더 오고 싶다는 사람들은 어떻게 할까요”
“초대장을 받지 못했다고 해요”
“다른 사람이 대신 와도 될까요”
“휴직 중이시고, 행사 당일에 복귀하시는 분은 초대 메일을 어떻게 받을까요”
“갑자기 위 상사분이 저희보고 다 가라고 하는데 어떻게 할까요”
.
.
이 부분들은 사실상, 회사별로 가지고 있는 Rule이 다를 것이기에 한마디로 솔루션을 제공할 수는 없다.
그러나, 위 내용들은 충분히 이벤트 매니저(마케팅팀)로써 사전에 고려해야 하는 것이다.
(잊지 말자, 고객과 맞닿아 있는 세일즈, 파트너 부서들이 고객과 더 잘 소통할 수 있도록 도와주는 것이 마케팅 팀이다.)
행사를 위한 커뮤니케이션이 시작되는 순간, 행사는 시작된 것이다.
그 순간부터 우리에게는 고객을 만족시켜야 하는 Event KPI가 발동된 것이다.
미리 우리가 발생될 수 있는 Situations를 예측하자,
그리고 이벤트를 진행할 때마다 발생되었던 Situations를 정리해놓자.
정리해놓은 뒤, 제공한 솔루션과 그에 따른 결과물들도 함께 정리하자.
정리된 모든 것들은 더 나은 이벤트를 만드는 시작과 끝이 될 것이며,
(잊지 말자, 고객 초대가 이벤트의 흥망성쇠라 했다!)
하나 줄 수 있는 팁으로는
행사장 초대 인원의 No-show를 항상 가지고 있는 것이다.
그리고 우리가 초대하기로 했던 일정 내에 모든 인원을 초대하지 못했다면,
이후에는
First Come, First Served
선착순 게임 시작
이제부터는 팀별로 할당된 초대 인원수들을,
다른 팀들도 사용할 수 있는 게임이 되는 것이다.
잔인하게 보일 수도 있지만
오히려 이 부분이 다른 팀들에게도 안전할 수 있으며,
더 이상의 힘든 고객과의 커뮤니케이션을 마무리지을 수 있는
하나의 무기가 될 수도 있는 것이다.
“우리 행사가 얼마나 오기 힘든 곳인지”
라는 Changing Postion이 가능한 순간이 될 수 있기 때문이다.
(아닐 수도 있다.)
초대가 다 되었다면, 이제 시작이다.
(흥망성쇠 여부의 시작을 끊었다. 이미 레이스는 시작했다. 여기서 멈춘 순간 세상이 끝났다고 봐도 좋다.)
우리의 행사(선)를 만들기 위해 필요한 다른 요소(점)는 무엇일까?
여기서 멈추지 말고, 계속해서 점을 찍어 가보자.
*필자의 회사에서 사용하는 초대장 및 등록 사이트 툴: https://splashthat.com
(상당히 쉬우면서도 제약이 있는 툴이다. 하지만, 코딩 전혀 없이 이메일과 등록 사이트를 이쁘게 만들 수 있다는 점에선 강추한다.)
*본 글에는 100% 개인의 결과물로 나타난 회고록 그리고 나눔의 글입니다.
상당히 많은 오류가 있을 수 있는 방법이고, 미약한 준비의 모습일 수 있습니다.
그럼에도, 동일한 단계에 계신 분들 또는 고민을 하시는 마케터에게 한 알의 씨앗과 같은 양분이 될까 하여 작성되었습니다.
필자의 성장을 위해 쓰고 단 모든 피드백들은 환영합니다.
