행사는 그냥 하면 되는 것 아닌가요?(라는 오해 2편)
등록페이지 하나 만드는데에도 수만가지, 조심조심해야해요.
1편에서 살펴보았던 이벤트(선)을 만들기 위한 가장 첫 번째 등록사이트와 초대 이메일 발송의 과정을 살펴보자. 지금부터 공유되는 모든 과정은, 대부분 클로즈드 오프라인 이벤트에서 진행되었던 경험으로 공유됩니다.(경험상, 클로즈드와 퍼블릭 모두 같은 문제점의 시작과 해결책이 적용된다고 생각이 듭니다.)
행사명, 일시, 장소
가장 중요하면서도, 놓치기 쉬운 부분입니다. 행사의 기본 정보인 행사명, 일시, 장소입니다.
하지만 여기에서도 들어오는 유저들에게 시각적으로 잘 띄고, 쉽게 이해할 수 있도록 고민을 해야합니다.
1) 행사명
행사명에는 간단한 이름이 들어간다라고 생각하지 않는게 좋겠습니다. 행사 이름을 들었을 때 어떤 의미를 내포하고 있는지 끊임없는 고민을 해야하죠. 단순 XXX컨퍼런스, 이런 느낌보다는 우리가 이번 행사를 통해서 무엇을 전달할 것인가. 이번 행사가 가지고 있는 의미는 무엇인지를 더 담을 수 있으면 좋겠네요.
2) 일시
일시를 사용하는 경우에는 항상 통일을 해주시면 좋습니다. 시간을 표기하는 방법에는 두가지가 있죠. 1) 24시간으로 표현하는 방법, 2)오전 오후를 나누는 방법. 어떤 것이 더 좋다! 라고 하기에는 무리가 있으나, 개인적인 선호도로는 24시간 기준으로 표기하는 방식을 선호합니다. 그 이유는 혹시라도 오전부터 시작하여 오후에 끝나는 행사일 경우 AM과 PM을 모두 써줘야하기에 텍스트 영역이 꽤 많이 차지 할 수 있습니다. 그리고 AM과 PM이 주는 텍스트가 저에게는 중복되는 단어를 굳이 두 번 쓴 듯한 느낌이 들기때문입니다.
예시: 2020년 3월 17일, 14:00 - 17:00
그리고, 일시를 지정할 때 한가지 중요하게 여겨야 할 것은 시작시간 입니다.
기본적으로 생각하는 행사의 시작시간은 발표가 시작되는 시간으로 생각할 수 있습니다. 하지만, 이벤트를 진행하는 사람들 입장에서는 그 시작시간 안에 예상하는 참석 인원수가 의자에 다 앉아있기를 희망하죠.
반대로, 참석자 입장에서는 시작시간 10분전부터 등록을 하게 되는 사태가 이뤄지게 됩니다.
만약, 1000명 행사를 진행할 때 10분전부터 사람들이 몰려든다면, 과연 첫 발표가 셋팅한 시작시간에 시작할 수 있을까요?
이 문제를 해결하는 방법으로는 아래와 같습니다.
1) 시작시간은 사람들이 등록하고 세미나가 시작하기 전 체험존을 충분히 즐길 수 있는 시간으로 설정
2) 체험존 콘텐츠의 개수에 따라 30분~1시간으로 설정.
3) 첫 발표 시작 전까지, 사람들은 준비된 다과와 함께 현장에서 충분히 기다릴 수 있으니 걱정하지 않아도 됩니다.
즉, 행사 시작 시간은 체험존을 충분히 즐길 수 있도록 첫 발표 1시간 전으로 셋팅하는 것입니다. 단 그 시간 밑에는 반드시 주의사항처럼 본 시작시간은 부스를 체험하는 시간임을 알려주시기 바랍니다. 간혹 발표하는 시작시간까지 너무 오래기다렸다. 이런 피드백들이 있습니다.(미리 공지가 잘 되어야 이러한 피드백들이 줄어듭니다.)
3) 장소
홈페이지에서 장소에 대한 정보는 2가지 정도가 있겠습니다.
1) 장소명, 장소 주소
2) 장소까지의 이동수단과 경로
3) 주차 가능여부
장소의 이름과 주소는 지도앱에서 검색하여 미리 더블체크한 후 사용해주세요.
행사장으로 온다면, 사람들은 지도앱에서 검색하고 그 경로에 따라 오기때문입니다. 우리가 알고있는 이름명과 지도앱에서의 장소명을 더블체크 하는 것! 잊지말아주세요.(가끔 이름이 다른 경우가 있고, 검색이 안되는 경우가 있습니다.)
장소에 도달할 수 있는 이동수단과 경로는 아래와 같은 정보들을 남겨주면 좋습니다.
* 특정 지하철 노선의 00번 출구에서 도보로 몇분(실제로 지도를 디자인하여, 사람들이 알아보기 쉽게 그림으로 그려주세요. 특정 맵을 캡쳐하여 올리는 것은 될 수 있으면 하지 말아주세요. 우리의 의도를 충분히 보여주기 어렵습니다.)
* 대중교통 중 버스로 이용한다면, 버스 번호를 알려줘도 좋겠습니다.(하지만 이 버스에 대한 정보는 출발 장소들이 한정적인 경우에 사용하면 좋습니다. 예를 들어 제주도에서 행사한다면, 행사장으로 오는 출발점들이 크게 몇군데로 한정되니, 버스를 나누는 방법이 쉽겠죠?)
* 셔틀버스가 있을경우: 셔틀버스 탑승 위치를 지도로 그려서 넣어주세요. 그리고, 셔틀 버스틑 몇분 간격으로 운행하는지 테이블로 작성하여 함께 올려주면 좋습니다. 가능하다면, 1버스당 최대 탑승인원이 몇명인지도 함께 알려주세요.
마지막으로는 주차 가능여부에 대해서 사전공지하는 것입니다.
참석자들이 사용할 수 있는 무료주차 또는 유료주차에 대한 정보를 알려주는 것입니다. 더해서 장소에 대한 부분도 필요하죠.
제가 진행했던 행사는 모두 무료로 진행되는 클라이언트 대상 행사였기에, 참여하는 행사에서 유료 주차비용이 생긴다는 것은 참석자들에게 꿈도 꿀 수 없는? 일입니다.(유료 주차라면 안가져올 가능성이 가장 큰 것 같습니다.)
매력터지는 콘텐츠와 그 위치
아무리 클로즈드 오프라인 이벤트라고 해서, 우리가 초청하는 손님(클라이언트)들이 무조건 이벤트에 등록하지는 않습니다.
그들이 이벤트에 참여한다는 의미는, 해야하는 업무들의 시간을 할애하여 굳이 참석한다는 뜻입니다. 즉, 할 일이 하나 더 생긴다는 진부한 표현이 잘 들어맞습니다.
그렇다면, 어떤 이벤트가 그들에게 굳이 참석 버튼을 누르도록 할 것인가?
우리가 찾아야하는 그리고 만들어야하는 콘텐츠가 바로 이 문제를 해결해줘야한다. 즉 매력이 넘쳐 흐른느 콘텐츠가 보여야하고, 그 콘텐츠를 적절한 장소에 끼워넣어야 하는 것이겠죠.
콘텐츠를 셋팅하고, 기획하는데에서도 많은 영역에서의 이해가 필요합니다. 아래와 같은 요소들이 필요하지 않을까 싶습니다.
1) 우리의 솔루션을 이용하는 것
2) 참여자들이 우리의 솔루션을 이용하여 이벤트를 참여함으로써, 솔루션을 이용한 아이디어의 예시를 보여주는 것
3) 참여자들이 이 아이디어를 그대로 사용할 수도 있다는 가정을 해보는 것
4) 가능하다면, 최근에 핫한 브랜드/인물과 파트너십을 진행하는 것
5) 어렵지 않고, [간단할 것]
위의 5가지를 이용한다면 참여자들이 눈에 혹할만한 콘텐츠를 생성할 수 있다고 생각합니다.
이는 등록페이지에서 진행할 수 있는 온라인(오프라인 행사 등록자들에게 주어지는 온라인 이벤트)과 오프라인 콘텐츠 영역에까지 모두 진행할 때 염두해야하는 부분입니다.
위의 방법은 온라인 이벤트로 사용하는 경우와 오프라인에서 진행될 재미있는 이벤트를 사전공지해주는 역할로 활용될 수 있다고 생각이 듭니다.
1. 온라인 사전 이벤트!
온라인 이벤트는 행사 등록시 사람들이 참여할 수 있도록 하는 것입니다. 본 온라인 이벤트를 참여하면, 오프라인 현장에서 여러분이 참여한 이벤트에 대한 선물을 준다. 이런 형태의 이벤트가 가능한 것이죠.
(예를 들면, 여러분의 인스타그램 계정을 넣어주세요! 그러면 계정이 담겨있는 티셔츠를 선물로 드립니다와 같은 간단한 이벤트도 가능하겠죠?)
위와 같은 온라인 이벤트에 대한 답변을 모으고, 데이터를 모으는 것은 등록 정보를 입력할 때 함께 참여하도록 질문란을 만들어 놓으면 됩니다.
2. 현장 선착순 이벤트 사전 공지!
오프라인 행사에서만 특벽하게 즐겨볼 수 있는 현장 이벤트를 사전에 공지하는 것입니다. 단, 참석자들이 행사장에 조금이라도 더 빨리 올 수 있도록(그래야 이벤트 담당자는 참석자 숫자에 대한 시름을 놓아요. 제발 일찍와주세요.)유인하는 요책으로 사용되는 것이죠.
(예를 들면, 선착순 00명! 여러분만의 XXX제품을 직접 만들어보는 현장 이벤트에 참여하세요! 이런식으로도 할 수 있겠네요.)
하지만 말씀드렸듯이, 간단하게 해야함을 잊지말아야합니다.(저는 때때로 복잡하게, 너무 프로세스화시키려고 했던 경우가 있었는데, 그러면 결과가 많이 저조했습니다.)
사전 등록 정보 질문들은요?
이 모든 것이 준비된 뒤에는, 참석자들이 작성해야하는 등록 정보들을 만들어야합니다.
1) 이름
2) 회사
3) 직함
4) 이메일 주소
5) 휴대전화 번호
- 위 5가지는 가장 기본적인 정보이며, 추가적인 정보로는 여러분들의 자유에 따라 만들 수 있을 것입니다.
- 주차여부(차량에 대한 사전 조사로, 주차장 확보에 대한 문제 해결)
- 회사 솔루션에 대한 이해수준 파악하는 질문(이를 통해 오프라인 체험존, 그리고 발표 콘텐츠의 난이도에 도움)
- 우리 브랜드에 대한 Sentiment 체크하기(제가 있던 회사에서는 사전 설문 및 사후 설문으로 동일한 3개의 질문을 진행합니다. 이를 통해 이번 행사가 우리브랜드의 Sentiment에 얼마나 기여했는지를 파악합니다. 이에 대해서는 추후에 설명 더 드리도록 하겠습니다.) 등등
등록 정보들에는 참석자들을 구분해야하는 정보들을 자세히 작성해야하며 정보 이용에 대한 동의를 반드시 함께 받아야합니다. 우리나라만큼 까다로운 법을 가지고 있는 곳은 없습니다. 특히나, GDPR도 함께 적용하고 있는 회사라면 철저히 검토해주시기바랍니다.
1) 개인정보 이용 동의[필수]
- 정보 이름 및 이용 목적, 이용 기한
2) 개인정보 위탁 동의[필수]
- 이벤트 대행사, 이벤트 촬영 업체, 이벤트에 설문조사 서비스 사용시 해당 업체, 이벤트에 웹사이트 툴 사용시 해당 업체(Splashthat 같은 툴을 사용시)
- 업체 및 이용 목적에 대해 명기
3) 초상권 동의[선택]
- 이벤트 현장에서 사진 또는 영상 촬영시 얼굴, 음성 등이 사용될 수 있다는 것에 대한 동의
- 하지만 본 동의는 선택사항으로 참석자가 본 행사에 참여하더라도 거부할 수 있습니다.
- 거부한 사람들에게는 현장에서 그들을 식별할 수 있는 표식을 남겨줘야합니다.(추후 사진 및 영상 활용시 구분 지을 수 있습니다.)
위와 같이 개인정보에 대한 민감한 부분을 다뤄야하는 것이, 오프라인 이벤트 담당자로써 가져야하는 위험부담입니다. 생각보다 굉장히 조심스럽게 다뤄야하기때문에, 회사내에 법률팀이 있다면 반드시 법률팀과 논의후 진행하시는 것을 추천드립니다.
여기까지 오프라인 이벤트 진행시 필요한 등록사이트의 정보들이었습니다. 더 많은 내용들이 있을 수 있지만, 가장 기본적인 것들에 대해서 설명을 해보았습니다. 다음 콘텐츠에서는 우리가 만든 등록사이트를 어떻게 우리의 클라이언트들에게 전달할 수 있을지 알아보도록 하겠습니다.
*본 글에는 100% 개인의 결과물로 나타난 회고록 그리고 나눔의 글입니다.
상당히 많은 오류가 있을 수 있는 방법이고, 미약한 준비의 모습일 수 있습니다.
그럼에도, 동일한 단계에 계신 분들 또는 고민을 하시는 마케터에게 한 알의 씨앗과 같은 양분이 될까 하여 작성되었습니다.
필자의 성장을 위해 쓰고 단 모든 피드백들은 환영합니다.
