회의 시간은 어떻게 낭비되는가
영양가 없는 회의 근절을 위한 고찰
아침에 아이스 아메리카노를 사들고 산뜻한 기분으로 출근 후 책상에 앉아서 컴퓨터를 켰다. 그리고 어제 퇴근하면서 계획했던 오늘의 할 일들이 처리하기 위해 키보드를 경쾌하게 두드리고 시작했다. 출근 한 지 20분 정도 지났을까 옆 자리에 앉은 친한 동료가 어깨를 툭툭 치며 팀장님이 회의하자고 하신다고 전달해준다. 그렇게 나의 계획과 업무 흐름은 산산조각 나고 어느덧 큰 한 숨을 쉬며 노트와 펜을 들고 회의실로 들어간다. 그리고 그렇게 점심시간이 지나도록 나오지 못하고 회의실로 점심 대용으로 먹을 샌드위치를 주문했다는 전설적인 이야기가 전해져 내려온다.
어느 한 연구에 따른 회사원들 중 50% 이상이 회의를 시간낭비라고 생각한다고 한다. 별로 중요하지도 않은 주제로 영양가 없는 잡담만 왔다 갔다 하다 보면 어느덧 점심시간, 퇴근시간이 훌쩍 다가온 것을 보고 화들짝 놀라는 일이 많다. 우리의 소.중.한 업무 시간 중의 회의 시간은 어떻게 낭비되는가?
사람이 너무 많다
사공이 많으면 배가 산으로 갈 수밖에 없다. 불필요한 사람까지 데려다 앉혀 놓으면 자기 분야가 아닌 탓에 침묵과 무반응 등 소극적인 태도로 회의에 임하게 될 수밖에 없다. 결국 전체 회의 분위기를 저하시킬 수 있다. 이와 반대로 너무 많은 이해관계자들이 있을 경우에는 결론을 도출하기가 굉장히 어려워진다. 전 애플 CEO인 스티브 잡스는 항상 미니멀리즘 회의를 추구했다. 그는 애플 광고 대행사와 매주 회의를 가졌으며 회의 주제와 직접적인 관련이 있고 정기적으로 참석하는 사람들에 한하여 회의에 참여할 수 있도록 했다. 어느 날 초면인 여자가 회의에 앉아 있었고 스티브 잡스는 그녀가 누구인지 물었고 그녀의 대답을 듣고 정중하게 회의실에서 나가라고 했다고 할 만큼 철저하게 회의 인원을 관리했다고 한다. 이처럼 최소한의 인원이 회의를 해야 간결하고 실속 있게 회의를 진행할 수 있다.
물을 흐리는 미꾸라지가 존재한다
회의를 진행하는 데 꼭 물을 흐리는 미꾸라지들이 있다. 한 마리의 미꾸라지라도 충분히 맑은 물을 흙탕물로 만들 수 있다. 이러한 유형은 다음과 같다.
첫째, 지각쟁이 유형이다. 분명 정확하게 시간을 정해놓고 회의를 시작하기로 했는데 5분, 10분 늦게 들어오는 사람들이 있다. 그만큼 회의 시간은 지연되고 시작부터 불편한 마음을 안고 하다 보니 결론 도출이 더욱 어려워질 수 있다.
둘째, 모두 깎기 인형 유형이다. 회의를 할 때 상대방의 의견은 모두 무시하거나 비판만 하는 사람들이 있다. 주로 이런 유형들은 일단 까고 본다. 그리고 그래서 대안이 뭐냐고 물어보면 "그건 지금부터 차차 생각해봐야지" 라며 대답을 하지 못한다. 결국 합의점을 찾기까지 굉장히 많은 시간이 소요될 수밖에 없다. 회의는 각자의 생각을 공유하고 가장 최적의 대안을 찾아가는 과정이다. 의견에 대해 다소 불만이 있더라도 노골적으로 드러내지 않고 수긍할 수 있는 논리를 찾아보는 것이 훨씬 더 좋은 회의 방법이 될 수 있다.
셋째, 의식의 흐름대로 말하는 유형이다. 회의 주제가 분명하게 있음에도 불구하고 의식이 흘러가는 대로 말하는 사람이 있다. 결국 회의는 삼천포로 자꾸만 빠지게 되고 결과를 도출할 수가 없게 된다. 물론 이 의식의 흐름대로 말하는 과정 중에서 신박한 아이디어를 발굴한다면 용서해야 한다.
넷째, 입을 굳게 다문 유형이다. 회의를 할 때 한 마디도 안 하는 사람들이 있다. 물론 경청의 자세는 좋긴 하지만 의견을 서로 나눠보자고 모인 자리에서 의견을 물어봐도 "저는 아무 의견이 없습니다." "아까 전에 말씀하신 의견에 전적으로 동의합니다."라며 대답한다. 이런 사람들이 한 사람만 있어도 회의의 분위기는 무거워지고 냉각되어 쉽게 의견을 제시할 수 없는 분위기가 형성된다. 결국 아무런 소득을 얻지 못한 채 회의를 종료하고 다시 2차 회의를 준비해야 하는 끔찍한 시나리오가 생길 수 있다.
회의 주제가 불분명하다
어렵게 업무 시간을 빼서 모두 회의실에 앉았다. 그러나 정확하게 왜 모였는지 모른다면 서로 눈만 꿈뻑꿈뻑하고 있으면 속이 탈 수밖에 없다. 회의를 주최한 사람조차 왜 회의의 목적을 명확하게 설명하지 못한다면 이미 그 회의는 망한 회의다. 그냥 그 시간에 다른 업무를 생각하거나 조금이라도 체력을 비축하며 휴식을 취하는 것이 훨씬 더 이롭다. 주제가 명확하지 않은 상태에서 이뤄지는 회의는 결과물도 잘 나올 수가 없다. 회의에 분명한 목적을 갖기 위해서는 "A 주제에 대한 정보를 제공하고 B 주제에 대해 논의하며 C 주제를 결정한다"만 기억하고 있으면 된다. 단순해 보일지 몰라도 이런 과정을 통해 회의 참석자들은 훨씬 더 집중할 수 있다.
이미 답은 정해져 있다
회의를 시간 낭비라고 느끼는 이유 중 하나로 아무리 좋은 아이디어를 제안하고 도출해도 결국엔 상사의 지시 한마디로 방향이 확 바뀌어 버린다. 열변을 토하며 만들었던 아이디어들은 결국 무용지물이 되어버리곤 만다. 누가봐도 좋은 의견임에도 불구하고 계급적 지위를 이용해 묵살하는 일들이 계속 반복된다면 그 팀의 회의는 점차 생기를 잃게 될 것이다.
의사결정권자가 없다
예능 프로그램을 보면 MC가 구심점을 잡지 못하고 서로 개성만을 내세우는 패널들을 잘 이끌어 정리하지 못하면 그 방송을 보는 시청자들은 당췌 메시지를 전달하려는 지 알 수가 없다. 회의도 마찬가지다. 회의에서 주제에 대한 회의 방향을 잡고 합의점을 찾은 후 결론을 도출할 수 있는 의사결정권자가 없을 경우 그 회의는 점점 길어질 수 밖에 없다.
준비된 자료가 없다
사전 정보와 회의에 대한 이해 없이 회의에 참석한다는 의미는 프로롤그를 길게 써야 한다는 의미다. 백지상태로 회의에 참석한 사람에게 관련된 정보를 제공하고 왜 회의를 하게 된 이유까지 설명할 수밖에 없다. 그만큼 본격적인 회의를 시작하기 전에 많은 시간과 에너지를 소비하게 된다. 테슬라의 CEO인 엘론 머스크는 본인과 회의를 하는 데 준비가 되지 않았다면 해고까지 할 만큼 회의 준비에 굉장히 엄격하다고 알려져 있다. 엘론 머스크는 테슬라 직원에게 메일로 회의와 관련하여 이렇게 말했다고 한다.
회의를 참석할 때 상대방에게 어떤 가치나 정보를 제공할 수 있다는 확신이 없다면 회의에서 참석하지 마시오. 회의에 불참하는 것이 무례한 것이 아니라 상대방의 시간을 낭비하는 것이 무례한 것입니다.
회의 시간이 무제한이다
회의가 끝날 때쯤 눈치 없이 다른 주제를 던지거나 잡담을 늘어놓는 사람들이 있다. '뭐 더 좋은 방법이 없나?' '이 주제는 어떻게 생각해?'를 반복하며 회의 참석자들의 진을 빼놓는다. 그러나 그렇게 해서 나오는 아이디어는 쓸모없는 경우가 대다수다. 기존에 도출한 결과까지 흐지부지로 만들 수 있다.
시간은 누구도 살 수 없다. 아무리 부자라도 단 1분의 시간도 구매할 수 없다. 비생산적인 회의로 낭비해버린 시간도 절대 다시 되찾을 수 없기도 하다. 회사원들의 능력을 최대화하기 위해서는 각자의 시간도 소중하게 다뤄야 할 것이다.
