일 좀 잘 해보자!

일이 많이 생기는 이유가 되기도

 업무를 제대로 한다는 것은 타인의 평가다. 나는 나의 만족도에 따라 판단하지만, 목표에 근접했는가의 문제는 타인들을 통해서 객관적으로 확인한다. 내가 다니는 회사에서도 일 잘하는 사람에 대한 평이 있다. 잘 하는 사람은 못하는 사람을 잘 이해하지 못하는 경향이 있다. 열심히 해서 잘 하게된 사람들은 어떻게 하면 될지 알지만, 알려주는 사람들은 흔치 않다. 

 내가 생각하는 일 잘하는 방식은 단순하다. 내가 제조업체에서 해외영업을 하기 때문에 모든 사람의 업무방식에 맞다고 할 수는 없다. 그냥 내 방식을 조금 정리해 보기로 했다.

1. 우리회사 뭐 하는 회사? 나는 뭐 하는 사람?을 잘 이해하는 것

 모든 회사의 활동을 축약하면 "만들어 판다" 또는 "사다가 판다"로 요약할 수 있다. 제품일수 있고, 서비스도 가능하지만 쉽게 제조라는 기준으로 접근해보자.

 a. 개발하고, 제조해서 판매한다.

     스스로 만들어 팔 수 있지만 기업은 개발(처음 만든다), 제조(대량으로 만든다), 영업(국내, 해외로 판다)의 구조다. 여기서 부가가치가 어디서 가장 크게 생산되는지를 이해한다. 그 곳의 목소리와 힘이 강하고 크지만, 목소리가 크고 강하다고 부가가치를 크게 생산하는 것은 아니다. 이것을 정확하게 이해하면 잠재력이 있는 인물이 회사에 나타났다고 이해하기 시작한다. 내가 다니는 회사를 이해하는 첫 걸음이다.

b. 개발하고 검사하고, 제조하고 검사해서, 판매하고 사후관리 하고, 비용을 관리한다.

    기업이 조금 커지면 각 단계에 품질관리, 품질검사, 고객만족이라는 사후관리와 같이 단계를 측정하고 검사, 관리하는 항목이 추가된다. 만들어 파는 일을 잘 하고자 관리의 개념이 도입되고 기준을 만든다. 규모가 커지면서 벌어온 돈의 지출과 수입을 체계적으로 관리하기 시작한다. 이런 규모의 회사가 되어가면서부터 분업을 체계적으로 하며 각 단계의 전문성이 보다 높은 수준이 된다. 분업이란 결국 만드는 과정을 시간의 순서대로 잘 배열한 것이다. 그 순서를 잘 이해한다는 말은 내가 해야할 일(책임)을 잘 이해했다는 말이다. 특히 앞 단계의 결과가 내가 일하는 원재료가 되고, 그 원재를 가공해서 만든 나의 업무결과가 내 뒷 단계 부서의 원재료가 된다. 딱딱한 투입물, 산출물이란 표현도 가능하다. 이런 이해를 통해서 역할과 책임을 잘 이해할 수 있다. 이해했다면 조금의 연습이 더해져 그 업무를 큰 무리없이 처리할 수 있게 된다. 이해가 안되니 연습이 안되는 것이기도 하다. 이 단계가 된다면 회사에서 능력이 있다고 말하기 시작한다. 동시에 내가 잘 하는 것을 스스로 잘 되돌아볼 시점이다. 

 c. 기획하고 개발해서 검사하고, 제조해서 검사하고, 사전조사와 기획해서 판매하고, 비용을 관리하고 예측한다.

  먹고 살만하면 미래를 준비한다. 모든 조직에 계획, 기획, 예측의 관점이 들어간다. 이 과정을 통하여 보다 높은 부가가치 창출을 도전하고 준비한다. 그 과정이후에는 혼자하다가 업체들과 협력을 통해서 좀 더 판을 키워 위에서 언급한 과정을 진행한다. 최근에는 이 과정들의 활동을 데이터로 만들고, 반복적이고 계량화로 측정할 수 있는 방법을 이용해서 자동화를 하고, 기회비용의 손실을 최소화하는 형태로 발전된다고 생각한다. 이 정도를 이해하고 업무를 하게 된다면 기업의 범위를 넘어서 해당 업종의 범위를 파악하는 상황으로 발전한다. 이 때부터는 업계의 전문가 초입에 들어선 것이다. 전문가가 뛰어난 관리자가 된다는 것을 보증할 수 없다. 하지만 최근 Digitalized industry에서는 기업의 조직구조가 제품 또는 서비스의 단계와 구조와 동일하게 구성되는 경향이 있다. 전문가가 관리를 잘 할 수 있는 환경도 조금씩 늘어나는 경향이 있다. 당장 Agile이란 부분이 개발개념에서 조직개념으로 확장되는 시대가 그렇다.

 당연한 것을 반복하는 것을 통해서 경기장의 규칙을 잘 이해하는 계기가 된다. Agile이 빠르게 반복하고 feedback하는 구조라는 것을 보면 재미있다. 이 구조에서 각 기업의 핵심에 집중하고, 그 핵심에서 내가 편한 것이 아니라 부가가치가 증대하는 방향으로 사고하고 업무의 방향을 추진하는 것이 일을 잘 하는 시작이라고 생각한다. 이 사고의 전환 배경에는 호기심과 관심있다. 사람은 시간을 쏟은 만큼 애착을 갖고 더 열심히 하게 되는 self motivation이 된다. 그 이전에 관심이 있어야 한다. 그 관심이 생기기 위해서 선택이 중요하고, 선택을 하기 위해서 내 마음을 잘 들여다 볼 줄 알아야 한다.

2. 업무를 잘 하는 방법의 한 가지 예

  업무를 잘 하기 위해서는 먼저 해야하는 일의 숙련도를 올려야 한다고 생각한다. 처음하면 숙련도가 있을리 없다. 나는 업무를 위해서 꼭 필요한 것을 잘 이해하는 것이라고 생각한다. 필요한 것은 OJT, 교육, 선배들의 조언으로 알 수 있지만 내가 작성하는 문서, 해야할 일과 지시를 통해서 이해할 수 있다. 내가 무엇을 작성하거나, 어떤 행동을 해야한다는 것은 그 내용을 이해해야만 가능하다. 그래서 모르면 질문을 해야한다. 그렇게 어느정도 시운전이 끝나고 업무를 알 것 같으면, 이제부터는 반복의 과정을 통한 숙력도 개선이 필요하고, 그렇게 전문가가 되어가면 더 다양한 지식의 습득에 대한 도전과 품격의 발전을 위한 교양개발을 함께 도모해야 한다. 기분나쁜 사람은 외톨이가 되며 사라질 수도 있기 때문이다.

 a. 분류

  일정 기준에 따라서 나누는 것은 중요하다. 이렇게 나누는 것은 향후, 내가 어떤 일을 하는 순서에 따라서 사용해야 하는 시간을 대폭 단축시킨다. 그래서 포괄적으로 책상 지저분한 사람치고 일 잘하는 경향이 적다고 하는 말이 나왔다고 생각한다. 분류만 잘 해두고, 정리만 잘 해도 어디있는지 찾느라 헤매는 시간을 줄일 수 있다. 젊어서는 헤매면 어리버리 하다고 구박받고, 나이가 들어 헤매면 그러다가 뭘 하려는지도 까먹어 묻지도 못하고 혼자 답답하다. 참고로 다이어리는 쭉 찢어서 떨어져나가는 스프링 노트는 별로다. 

  

   예1) email

    받은편지함+보낸편지함   vs 분류편지함 (고객, 부서, 사람) vs 분류편지함+규칙활용

    Outlook을 사용한다면 년도별 back-up을 하는 것이 좋다.

   예2) 문서관리

    년도/분류(고객, 부서) 폴더/정기 문서 + 비정기 문서

    회사가 허용하고 허가하는 범위에서 clouding system을 활용한다. 그룹웨어도 충분히 좋은 장점이 있지만, 용량과 back-up등의 상황이 회사마다 다르다. Collaboration기능까지 필요할지 모르겠지만, 일반 회사업무에서 evernote, onenote 정도면 시간과 공간의 제약을 충분히 줄일 수 있다. 나도 만년필을 들고 종이에 쓰는 것이 훨씬 좋다. 하지만 업무는 디지털 문서로 처리하는 것이 효과적이다. 

 b. 시간+정리

  시간은 여러가지 의미를 갖는다. 대체로 업무에서 시간은 해야하는 최종시간으로 받아들이지만 나는 적시(on-time)이 가장 중요하다고 생각한다. 그 적시성이란 미래의 일이지만 사전에 순서를 이해하고 준비과 계획을 세우는 것으로 일정부분 대응이 가능하다. 그 수준이 직책이 올라갈수록 역량차이를 만든다. 그 핵심은 준비다.  젊을 때에는 머리로 기억하면 되지만 나이가 들면 뒷자리 아저씨들처럼 깜박증이 생긴다. 이런 이유로 늙은 사람들은 젊은 사람들에게 기록하라고 가르치지만 내가 다니는 사무실에도 잘 기록하고 정리하는 사람의 비중이 훨씬 적다. 중요한 것은 잘 적는다고 일을 잘 하는 것은 아니다. 하지만 잘 정리하는 사람은 일을 잘 한다.

   예1) 일정 정리

    Outlook의 일정관리를 쓰다 지금은 Time tree를 개인용도와 해외사업본부용으로 사용한다.

    Daily To do list를 정리 (다이어리에 정리한다. 정리법은 예전 프랭클린플래너의 방법을 나에 맞게 적용) 

 c. 독서

  위에 말한 정도만 해도 나는 평균이상의 업무성과를 낼 수 있다고 생각한다. 저 정도를 이해한다면 일부러 하기 싫어서가 아니라면 제 몫을 잘 이해하고 수행할 수 있다. 그런데 뜬금없이 독서를 말하는 것은 경험상 몇 가지 이유가 있다. 많은 양을 읽고 이해하는 과정이 힘들지만 저력이 된다. 직책이 올라갈 수록, 엄청나게 쏟아지는 문서는 읽고 해석하는 능력과 결정적인 영향이 생긴다. 정보를 해석처리하지 못하면 아무것도 할 수가 없다.  의사결정장애, 판단기피증이 생기는 원인은 잘 모르는 것을 결정해야 하기 때문이다. 선택과 대안이 없는 경우도 있지만 그런 일이 매일 발생하는 것이 아니다. 

 동시에 핵심을 파악하는 능력이 증가하면, communication의 목적을 잘 파악하게 된다. 이 훈련이 곧 요구사항을 파악하고 해야할 상황을 비교해서 실행을 결정하는 의사결정능력과 판단력에 직접적인 개선효과가 있다. 책을 통한 지식의 습득과 감성적 풍부함도 생긴다. 그래서 지식과 관련 분야의 책은 어떤 분야를 선택하던 꾸준히 3-4년보는 것이 좋다. 소설, 시, 인문학이란 말하는 문학, 역사, 철학은 삶을 살아가기 위해서 필요한 보편적 것이다. 대학시절 교양수업과 전공수업의 차이처럼 다르다. 

 사람의 품격을 올리려면 교양에 집중하고, 실력을 올리려면 전공분양에 치중해야 한다. 한쪽으로 너무 치우쳐 균형이 무너지면 이 또한 인생의 굴곡이 된다. 균형과 집중을 함께 해야하는 것에 이것만큼 도움이 되는 일도 없다. 

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