일의 효율과 집중력 높이는 법 4가지
집중 시간대와 타이머 활용하기, 루틴의 힘
일을 하거나 공부를 하는 등 무언가에 집중하다 보면 스마트폰이 울리거나, 누군가의 부름으로 인해 집중력이 끊기기 십상이다. 컴퓨터로 일을 하다 보면 인터넷상에 무수히 퍼져있는 흥미로운 요소들이 눈길을 사로잡는다. 이메일을 통해 업무를 하는 경우에는 그 빈도가 훨씬 더 증가한다. 알림이 켜져 있다면 다양한 메일의 알림들이 매시간마다 당신의 집중력을 갉아먹을 것이다. 이러한 상황 속에서 시간을 효율적으로 사용하려면 '집중하는 시간'을 제대로 활용하는 것이 중요하다.
집중 시간대 방식은 '사전 업무 계획'이라는 익히 알려진 개념을 바탕에 둔다. 당신이 가장 중요한 창의적 업무에 지속적으로 집중할 수 있도록 상당 분량의 시간을 확보해 두는 것이다. 이런 사전 업무 계획을 우리는 보통 한 주를 시작하는 날 또는 전주의 마지막 날에 세우곤 한다. 이때 핵심은 집중 시간대를 회의 등의 다른 일정과 함께 자신의 일정표에 미리 기록해 두는 것이다. 조직에서 공유 일정표를 사용한다면 이런 사전 기록 절차는 특히 중요하다.
이렇게 해 두면, 누군가가 이 집중 시간대에 당신의 주의력을 분산시킬 다른 일정을 끼워 넣으려 해도 당신은 달력에 명확하게 표시해 놓은 계획을 그대로 밀어붙일 수 있다. "미안합니다만 그날 9시에서 12시까지는 이미 계획해 둔 일이 있어요." 마찬가지로 누군가가 이메일 답변이 늦었다거나 전화를 받지 않았다고 타박할 때 사회적으로 용인되는 변명을 할 수 있다. "오늘 오전 내내 미리 계획했던 일을 처리해야 했습니다. 지금 당신의 요청을 보고 막 답하려던 참이었어요."
사람들은 상대가 특정 시간대에 미리 계획한 일이 있을 경우, 그 시간 동안에는 뭔가를 요구할 수 없음을 잘 알고 있다. 집중 시간대 방식은 사람들이 이런 인식을 이용하여 지나친 사과나 해명 없이도 방해받지 않고 집중할 수 있는 시간을 벌어준다. 하지만 방해받지 않는 집중 시간대를 정해 놓는 것은 당신이 치러야 할 전쟁의 겨우 절반에 불과하다. 나머지 반은 딴짓의 유혹을 견디는 것에 달렸다. 즉 그 시간대에 이메일, 인터넷, 전화를 전혀 사용하지 않아야 한다는 뜻이다.
하지만 이를 실천하기란 매우 쉽지 않다. 오랫동안 주의력이 분산되는 관성에 젖어 있는 상태에서는, 자기 자신을 먼저 단련해야 한눈팔지 않고 장시간 해야 할 일에 집중할 수 있다. 집중력을 높이는 데 도움이 되는 4가지 방법이 있으니 아래에서 살펴보도록 하자.
1. 타이머 활용한다
집중 시간대에 이메일, 인터넷 등에 방해받지 않기 위해서는 자신에게 시간적 제약을 걸 필요가 있다. 시간을 정해두지 않으면 미루고, 또 미루다가 마지막 남은 30분에 일을 처리하게 된다. 30분 만에 할 수 있는 일을 1시간, 2시간 동안 처리한다는 것이다. 이런 상황이라면 타이머를 활용하면 좋다. 지금 해야 할 일을 정해진 시간 안에 끝낸다는 목표를 가지고 일을 시작해보자. 타이머는 외적으로 눈앞에서 바로 볼 수 있는 오프라인 형태를 추천한다. 남은 시간이 줄어드는 것을 실시간으로 확인하면서 일을 하면 시간을 맞추기 위해서라도 딴짓을 하지 않는 놀라운 경험을 하게 될 것이다.
2. 처음에는 짧게 설정했다가 점차 늘려간다
저술가이자 조지타운대학교 교수 칼 뉴포트는 집중 시간대를 1시간으로 시작한 다음, 2주가 지날 때마다 15분씩 늘려가는 방법이 경험상 가장 효과가 좋았다고 한다. 핵심은 절대로 딴짓을 하지 않는 것이다. 만약 유혹에 져서 페이스북을 들여다보고 있는 자신을 발견한다면 차라리 설정해 둔 시간을 취소하고 나중에 다시 시도하는 편이 낫다. 이렇게 하면 이 시간 동안에는 조금이라도 딴짓을 용납하지 않게 된다.
3. 다른 일과 명확히 구분되는 독립적인 업무를 다룬다
예를 들어 보고서를 써야 한다면 조사나 연구 작업은 미리 해두었다가, 집중 시간대가 되었을 때 온 정신을 보고서 작성에 전격적으로 집중하는 방법이 있다.
4. 집중 시간대는 별도의 장소에서 보낸다
집중적으로 업무를 처리하기에 좋은 다른 공간으로 이동하라. 도서관이나 외부의 조용한 장소도 좋다. 가능하다면, 인터넷을 이용할 수 있는 일말의 가능성조차 피할 수 있도록 펜과 종이만 들고 작업하라. 휴대폰은 잠시 꺼두고 멀리하도록 하자.
지금까지 살펴본 집중 시간대 활용 방식 4가지가 주의력 분산 문제를 완전히 해결할 수는 없다. 하지만 최악의 업무 행태와 거리를 둘 수 있게 해주고, 주변 환경 때문에 자신의 목표 달성이 위태로운 상황에서 중요한 창의적 업무를 체계적으로 해낼 수 있는 길을 열어줄 것이다.
참고 도서: 루틴의 힘
이미치 출처: 드라마 <슈츠>
