모노태스킹과 멀티태스킹
자기 관리 - 할 일 관리 / 스마트펜 추천
앱스토어에서 'to do’를 검색해 보면 Omnifocus나 Things 처럼 다양한 to do 리스트 앱을 볼 수 있습니다. 직장이라면 누구나 태스크 관리 도구에 관심이 많을 것이며 본인에게 딱 맞는 'to do 리스트 앱’을 찾고 싶어 할 것입니다. 하지만 그전에 평소 처리해야 할 태스크에 대해 자가 진단을 할 필요가 있습니다. 어렵게 고른 도구가 자신의 태스크 패턴에 맞지 않으면 당연히 쓸모없어지게 됩니다. 할 일 관리는 여기서부터 고민이 시작됩니다. 편의상 1차 구분은 외근과 내근으로 했으나, 내용을 확인한 후, 자신의 태스크 패턴을 진단하는 것이 좋습니다.
1. [mono-tasking] 시간 속박이 많은 경우, 외근이 많다!
캘린더, 스케줄러를 많이 활용하는 경우입니다. 시간에 관련된 일이 많은 사람은 캘린더와 스케줄러를 통해 시간 관리를 하시면 됩니다. 이 직업군에는 상담, 미팅, 컨설팅과 같이 변호사, 보험설계사, 교사, 컨설턴트 등과 같은 분들이 해당됩니다. 내가 정한 예정 시간, 약속 시간, 마감 기일을 퍼스널-홈-워크의 분류로 나누어 관리를 하는 것입니다. 퍼스널-홈-워크로 분류된 여러 개의 캘린더를 모두 한 곳에 모아 놓고 서로 겹치지 않게 시간을 조정해야 하며, 남는 시간을 따로 관리해야 합니다. 이렇기 때문에 to do 리스트 앱을 이용하기보다 캘린더나 스케줄러에 모든 일을 직접 써버리는 것이 간편합니다.
아날로그 추천: 스케줄러, 먼슬리 다이어리
디지털 추천: iCalendar, 구글 캘린더
Apple의 iCalendar - iPhone, MAC, iPad 모든 기기 접근 가능, 타 캘린더 계정 추가 가능
Google Calendar - 윈도우와 애플 동시 접근 가능, 액세스 용이2. [mono-tasking] 순서대로 일을 처리하는 경우, 내근이 많다!
마감 외에는 시간의 속박을 받지 않고, 근무 시간에 우선순위를 정해서 일을 처리하는 스타일입니다. 디자인, 문서 편집, 장부 정리, 설계 등과 같은 일을 처리하는 분들이 해당되며, 주로 오피스 근무가 많은 분들을 말합니다. 이런 분들은 다음에 처리해야 할 일이 명확하게 나와야 하는데, 이를 인식하지 못하거나 놓쳐버리면 소중한 시간을 잃어버리고 야근과 같은 초과 근무를 할 수밖에 없습니다. 그렇기에 ‘AS SOON AS POSSIBLE’, '가능한 한 빨리'를 목표로 일을 한다면 시간 기준이 아닌 태스크를 중심으로 관리하면 됩니다. to do 리스트 앱을 적극적으로 사용하시길 추천드립니다.
아날로그 추천: 메모패드, 포스트잇, 플래너, 위클리 다이어리
디지털 추천: 구글 KEEP, Outliner, Things, Notion
Google Keep - 웹 포스트잇 효과, 간단한 목록 작성
Things - GTD 기반 할 일 관리 앱, MAC/iPhone/iPad 각각 구매해서 사용해야 함. expensive.
Notion - 모든 기기와 OS에서 접근 가능, 아직 많이 사용해 보지 않음.3. [multi-tasking] 멀티태스킹을 해야 하는 경우, 외근과 내근 모두!
사실 대부분의 직장인들, 자영업자들이 외근과 내근이 모두 많습니다. 정말 처리해야 할 일이 많습니다. 대개 여러 태스크가 합쳐지고 커져서 그 규모가 막강해집니다. 캘린더와 스케줄러만으로 감당이 안 되고, 간단한 to do 리스트를 쓰기에는 프로젝트 시작 시점을 알기가 어렵습니다. 시간과 할 일을 동시에 관리하려면 GTD(Getting Things Done) 도구를 사용해야 합니다. 예를 들어 ‘A팀의 업무가 지연되고 있으니 우리 B팀의 체크 시점을 다음 주 화요일로 미루자.’와 같이 할 일의 일시적인 연기후 필요한 순간에 체크를 하기 위해서는 GTD 도구가 능률적입니다. 하지만 GTD는 캘린더, 스케줄러와 간단한 리스트로 일하는 사람에게는 자칫 부담이 될 수 있습니다. 사람에 따라 직종에 따라 업무에 따라 철학에 따라 내용이 각인각색이므로 이 기본 태스크 패턴을 염두에 두고 자신에게 맞는 할 일 처리 방식을 설계해야 합니다. (*GTD는 다음에 특집호로 다룰 예정)
아날로그 추천: 프로젝트 다이어리, A4 용지
디지털 추천: Agenda, 에버노트, OneNote, 구글 KEEP, Outliner, Things, Notion + 간단한 메모 어플(스마트폰 기본 메모)
Evernote - MAC 구동 화면, 모든 기기와 OS에서 접근 가능, 유료.4. [인싸되는 법] Outsider → Insider
아날로그 필기를 그대로 디지털로 가져오는 방법이 있습니다. 노트 내용을 바로 스마트폰으로 확인하는 것이지요. 해외 제품은 Livescribe, 국내 제품은 Neo Smart Pen이 대표적입니다. 저는 둘 다 사용해 보았으며, 아래 비교 이미지를 보시면 참고가 되실 것입니다. 전용 노트에 필기를 하면 스마트펜의 작은 카메라가 필기를 촬영하여 디지털 신호로 바꿔주는 방식입니다. 해당 스마트펜의 브랜드 홍보물이나 홍보 영상을 보면, 주로 그림 그리기가 예시로 많이 나와 있는데, 볼펜이기 때문에 그림에는 어느 정도 한계가 있습니다. 간단한 도형 정도는 무난합니다. OCR 기능이 있기 때문에 필기 내용을 검색할 수 있는 장점이 있습니다. 하지만, 이런 제품까지 쓰는 사용자는 heavy note-taker일 텐데, 헤비노트테이커가 자신의 필기를 찾아볼지는 잘 모르겠습니다. 어디에 뭘 썼는지 다 기억할텐데... 참고로 제품은 Livescribe를 추천해 드립니다. 디지털 변환 시 헛발질이 전혀 없습니다. 아래 사진을 참고하시기 바랍니다.
제품: Livescribe, Neo Smart Pen
추천: Livescribe
끝.
