brunch

브런치북 메모피디아 16화

라이킷 11 댓글 2

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

계정을 잊어버리셨나요?

by 메모대왕 May 13. 2019

망할 GTD

GTD 개념 잡기 + 에버노트 설계하기

오늘, 사무실에서 해야 할 태스크를 모두 기억할 수 있을까요? 지금 이 순간과 이후에 실행해야 할 일은 생각할 수 있으나 두 번째, 세 번째, 네 번째로 순차적으로 이어지는 할 일을 기억하기는 힘들 수 있습니다. (물론, 기억하는 분들도 있습니다. 부럽 부럽 ㅠㅠ) 이런 상황은 우리의 머릿속을 복잡하게 만들 수 있으며, 우리 주변에는 늘 해야 할 태스크가 산적해 있습니다. 유유자적할 수 없는 노릇입니다.

Getting Things Done, GTD는 머릿속에 가득 차 있는, 주변에 널려 있는 할 일들을 정리하여 체크리스트를 모두 비우고, 지금 이 순간에 해야 할 일에 집중할 수 있는 관리 방법입니다.

GTD의 원리는 사실 단순합니다. 상사에게 부여받은 업무 및 문서 처리, 거래처에서 확인을 원하는 내용, 전화나 문자, 메신저로 들어오는 일, 이메일로 날아오는 일 등등을 모두 '인박스 inbox'라는 가상의 공간으로 일단 모은 뒤 퍼스널-홈-워크의 할 일을 정리하는 것입니다.

일단 inbox에 넣어라!

이렇게 한 곳으로 모은 후, 다음을 기준으로 내용을 분산시킵니다.

분류 및 정리를 하는 것입니다.

1. 회의/미팅/약속의 시간 관리는 → 캘린더, 스케줄러

2. 처리해야 할 일들은 → to do 리스트

3. 오늘 처리해야 할 일은 → today 항목

4. 다음으로 미루는 건 → Next 또는 Someday 항목

5. 규모가 크거나 장기간이거나 협업을 하는 일은 → Project 항목

수집 - 처리 - 정리 - 리뷰 - 실행, PDCA의 4단계도 일맥 상통한다. Plan - Do - Correct - Action

GTD 툴(tool)을 고르기 전에 자신의 일을 이해해야 한다.

사실, 일처리는 모두 비슷하다. 자신의 루틴(routine)을 구축하면 된다.

GTD의 기본은 무수히 많은 할 일을 정리하는 것이며, 이 모든 것을 시간과 장소를 기준으로 분리하여 언제라도 다음 행동을 할 수 있게 하는 것입니다. GTD를 할 수 있는 다양한 소프트웨어와 app이 많이 있습니다. 이 번 GTD는 에버노트를 이용하여 설계하는 방법을 설명해 드리겠습니다. (Evernote 에버노트의 기능을 알아보시려면, 약간의 검색을 이용하여 익혀 두시면 좋겠습니다.)

에버노트와 GTD는 궁합이 좋습니다. 스마트폰, 노트북, PC, 태블릿 등 어떤 디바이스에서도 에버노트를 이용할 수 있고 하나의 계정으로 모든 정보가 동기화가 되기 때문에, 노트북에서 입력한 태스크를 스마트폰에서 확인할 수 있고 반대로 이동 중이거나 오피스 밖에서 발생한 태스크를 다시 스마트폰에 넣어 노트북에서 확인이 가능합니다. 다만 유료 구독을 하셔야 좀 더 자유롭게 이용이 가능합니다.

1. 에버노트에 GTD 노트북 만들기

1) inbox 노트북을 만들고 '00 inbox'라는 스택을 만들어 에버노트 화면 가장 상단에 위치시킵니다. 00을 붙인 이유는 상하 정렬을 보기 좋게 하긴 위한 것입니다. 본인의 스타일에 맞는 번호 형태를 붙여도 좋습니다. 1, 2, 3, 4..., 01, 02, 03, 04..., 1-0, 1-1, 1-2, 1-3, 1-4… 등등으로 하시면 됩니다.

2) 하단 스택은 퍼스널, 홈, 워크로 구성하되 스택을 구성하기 위해서는 적절한 노트북이 필요하므로, 기존 에버노트 사용자는 본인의 노트와 노트북을 미리 분류해 놓는 것이 좋습니다. 처음 사용하시는 분들은 '01 퍼스널’, ‘02 홈’, ’03 워크’ 식으로 스택을 구성하면 됩니다. (+스택과 노트북을 미리 구상해 놓으면 좋습니다.)

3) 퍼스널-홈-워크의 스택과 노트북 설계가 끝나면 본인만의 분류 체계를 총동원하여 나머지 노트북과 스택을 정리하시면 됩니다. 일종의 Brain Map 브레인 맵을 설계하는 컨셉으로 진행하시기 바랍니다.

4) 퍼스널-홈-워크의 스택 속에는 여행, 차계부, 가족, 육아 일기, 아이디어, 마인드맵, 읽을거리, 쇼핑, 직장 문서, 회의 녹음 등 다양한 노트북 설계가 가능하며 퍼스널-홈-워크 이외의 추가 노트북과 추가 스택으로 여러분의 삶을 모두 에버노트에 수집하여 정리, 활용이 가능합니다.

5) 할 일이 생기면 바로 00 inbox에 새 노트를 만들어 저장하고, 이후에 퍼스널-홈-워크로 분류하여 태스크를 처리하면 됩니다. 역할에 따른 리스트는 퍼스널-홈-워크이지만, 중요한 것은 저장한 태스크가 ‘시간’의 구애를 받아, 우선도나 기일에 초점을 맞춰야 하는지, 일의 종류에 따라 ‘방법’ 또는 ‘장소’에 속박을 받는지 구분을 해야 합니다. 때에 따라서는 시간, 방법, 장소의 교점에 위치할 수 있는 아주 중요한 태스크가 생길 수 있습니다. 이런 점을 미리 신경을 쓴다면 GTD 구성시 전혀 혼란스럽지 않을 것입니다.

2. 에버노트 알리미 설정

1) 구글 캘린더나 애플 OS 캘린더, 또는 GTD 앱, to do 리스트 앱을 사용하시거나 스케줄러 노트를 사용하시는 분들은 굳이 에버노트 알리미로 알림 설정을 할 필요가 있을까 의문점이 들 수 있습니다. inbox에 모든 태스크를 담고 퍼스널-홈-워크 노트북으로 이동시키면서 필요한 태스크에 알림을 설정하시면 GTD 연동중 발생할 수 있는 누락 태스크를 없앨 수 있어 틈새를 보완할 수 있습니다.

2) 에버노트 알리미는 2가지 알리미가 있습니다. (1) 첫째는 디바이스에서 알람 시계 아이콘을 바로 선택하면 내용 작성 후 바로 알리미 설정이 가능한 다이렉트 알람 Direct Alarm이 있습니다. 순간 메모를 하시거나 급하게 처리해야 될 메모가 있을 때 사용하면 좋습니다. (2) 두 번째는 작성된 노트에 알리미를 적용할 수 있는 추가 알람 Adding Alarm이 있습니다. 노트 작성을 마무리한 후 특정 날짜와 시간에 알람을 설정할 수 있습니다.

3) 알리미 설정은 할 일, 약속, 회의, 고객 미팅, 아이디어 푸시 등 다양하게 활용이 가능하며 기존에 사용하던 캘린더와 스케줄러에 보조 역할을 충실히 수행할 수 있습니다. 예를 들어 퍼스널 캘린더를 스케줄러 노트를 사용하고, 홈 캘린더와 워크 캘린더는 구글 캘린더로 사용한다면, 퍼스널 캘린더 내용을 구글 캘린더와 합쳐 남는 시간을 계산하고, 이를 보면서 GTD 구동 중 발생한 할 일이나 약속을 에버노트 알리미로 설정해 놓는 것입니다. 푸시 설정이 중복되더라도 괜찮습니다. 중요한 것은 그 태스크를 잘 처리하는 것입니다.

4) 알리미 설정을 할 때는 컨텍스트 context를 이해하시면 도움이 됩니다. 예를 들어, '수납함을 구매한다’라는 태스크가 있다면 취해야 할 행동은 다음과 같습니다.

수납에 필요한 공간을 가늠한다 - (컨텍스트: 측정)

수납함을 알아보고 가격 비교를 한다 - (컨텍스트: 웹서핑)

온라인 또는 오프라인 구매를 한다 - (컨텍스트: 쇼핑)

중요한 점은 ‘필요한 공간을 가늠하기 전에는 가격 비교를 하지 못한다.’라는 점입니다. 이렇게 실행하는 행동끼리 관련이 있을 때는 행동의 순서를 장소에 맞춰서 리스트를 정리해야 합니다. 이 태스크를 처리하는데 본인이 집에 없다면 '수납에 필요한 공간을 가늠한다’라는 행동을 취할 수가 없습니다. 그래서 알리미 설정을 할 때는 행동의 순서와 동선을 신경 써야 합니다. 이것은 또한 모든 GTD에서 적용되어야 합니다.

3. GTD 어플의 가치

GTD를 위한 아름다운 생산성 도구를 표방한 다양한 어플은 Collect(수집) - Process(처리) - Do(실행)을 기본으로 하는 구조를 갖고 있습니다. GTD가 낯선 분들은 바로 어플을 사용해 보면 좋습니다. GTD의 개념을 빠르게 이해할 수 있으며 필요에 따라서 어플의 무료 버전을 사용할 수 도 있고, 유료 계정으로 갈아탈 수도 있습니다. 우선 트라이얼, 한 달 체험판을 써보시기 바랍니다.

GTD 어플의 처리 과정은 다음과 같습니다. GTD의 과정과 똑같으니 반드시 정독하시기 바랍니다.

1) Collect(수집)

inbox는 생성한 할 일들이 들어가는 곳이며, Archive/Logbook은 처리된 일들이 쌓이는 저장소, 참조할 수 있는 일종의 기록물 보관소라고 보시면 됩니다. @inbox에 할 일을 기록하여 차곡차곡 넣습니다. 앞서 GTD 원리에서 언급했듯이 아무런 판단을 하지 않고 모아야 합니다.

Inbox에 차곡 차곡

2) Process(처리)

수집이 끝나면 실행 여부(Actionable)를 판단합니다. 실행이 불가능하면 삭제를 하거나, Archive/Logbook으로 이동시킵니다. 실행이 가능하면 바로 Do(실행)로 넘어갑니다. 사실 이 지점에서 고민이 하나 필요합니다. 일을 모을 때 대부분의 사람들이 바로 실행 여부를 알 수 있는 일이 많고, 다른 사람에게 위임해야 할 지도 판단이 서기 때문입니다. 하지만 inbox의 개념에 할 일을 모은 후 실행 여부를 판단하여 아카이빙(버리지 않고 보관)을 하는 것은 훗날 나의 일에 참조를 하기 위함입니다. 지금 하고 있는 일이 단 3개월 만에 바뀔 수 도 있으며 본인의 직업에 대한 전반적인 통찰력이 있어야 하기 때문입니다. 이런 점이 GTD의 또 다른 장점이 될 수 도 있습니다. 그러니 다 채워 넣고 그다음에 비우셔야 합니다.

Inbox에서 오늘 할 일은 Today로 이동

3) Do(실행)

실행 여부가 결정되면 실행 가능한 일은 다시 하나의 일이 2분(또는 5분) 만에 처리가 가능한지 불가능한지를 가늠해 보아야 합니다. 즉, inbox의 있는 할 일 중 지금 즉시 2분 안에 처리가 가능한 일은 말 그대로 우물쭈물하지 말고 즉시 해결을 하는 것입니다.

프로젝트는 별도로 생성하여 태스크 관리

예를 들면, 이메일 답신 보내기, 전화하기, 문자메시지 전송, 보고서 확인하기 등이 있을 수 있습니다. 2분 만에 처리가 불가능한 일은 타인에게 위임을 하거나 캘린더나 스케줄러에 기재한다든지, 에버노트 알리미를 사용하여 연기를 합니다. 할 일을 연기할 때는 ‘가능한 한 빨리(As soon as possible)’와 '캘린더 기재’로 2가지로 나누어서 하면 할 일의 우선순위가 나타나게 됩니다. 또한 태스크의 우선도, 시작일이나 마감일, 추가 태스크의 생성, 장소 등의 세세한 정보도 입력합니다. 연기된 일을 처리할 때는 너무 일의 순서나 기일에 연연하며 노력하여 처리하지 말고, 충동구매를 하듯 충동적으로 처리해야 합니다. 인간의 뇌는 점심 메뉴를 바꾸는 것처럼 변덕스럽기 때문에 아침에 능동적으로 처리해야겠다고 생각했던 일이 오후에는 하기 싫어질 수 있으며, 반대로 오전에 손도 못 댔던 일이 오후에 슬슬 탄력을 받는 경우가 있습니다. 겨우 겨우 탄력이 생겼는데, 그 기회를 놓치면 안 됩니다. 그 충동을 이용해 밀린 태스크를 처리해야 합니다. 태스크를 처리하다가 순간순간 변덕이 생기면 할 일 리스트에서 항목들을 뛰어넘지 말고 할 일의 위아래를 바꿔 순서를 바꾸면서 줄을 다시 세우면 됩니다. 이렇게 하다 보면 신기하게도 그 날 일들이 모두 해결이 되는 기적을 볼 수 있습니다.