Inbox vs Dropbox
인박스의 총체적 이해
1. inbox의 총체적 이해
inbox는 본인의 나이, 직업, 위치에 따라 다양하게 사용될 수 있습니다. 직장이라면 퍼스널-홈-워크의 태스크가 들어갈 수 있고, 아이디어를 수집하는 분이라면 웹에서 클립핑 한 많은 페이지 게시물이 들어갈 수 도 있습니다. 레시피에 관심이 많은 사람은 책에서 스크랩한 내용과 웹에서 모은 요리법 정보들이 들어갈 수 있습니다. 공부하는 학생들은 자신의 오답노트를 사진을 찍어 모아둘 수도 있습니다. 이처럼 inbox의 구성을 무조건 할 일에만 국한하지 말고 우리의 관심사에 대한 정보 수집 창고 역할로 봐도 좋습니다.
정보 수집을 할 때, 예를 들어 웹 클립핑을 하거나 사진을 찍어 노트를 만들 때, 특정 노트북을 지정하여 클립핑 하는 것보다 처음에는 inbox에 한꺼번에 모으는 것이 좋습니다. 한꺼번에 모아 놓고 GTD에서 할 일을 구분하는 것처럼 노트북에 분산시키는 것입니다.
inbox = 정보 수집 창고 역할
inbox는 물건이 가득한 창고와 같습니다.inbox는 우리 삶을 담는 그릇입니다.
GTD의 할 일,
아이디어,
스캔 자료,
사진 자료,
관심사 수집 등
inbox는 곧 우리의 모습입니다.
이런 모든 것을 inbox에 담고 그 컨텐츠들을 하나씩 정리하고 처리하면 inbox는 깨끗하게 비워집니다. 산적한 내용들이 말끔하게 정리될 때 우리는 쾌감을 느낄 수 있습니다. 마치 컴퓨터 바탕화면의 휴지통을 비워 내듯이 말입니다.
휴지통을 비우듯이 inbox도 비워 봅시다.2. 이메일 인박스 제로 구현
이메일도 똑같이 GTD의 inbox 개념으로 처리합니다.
이메일을 통해 일을 하는 직장인이 많습니다.
이메일로 일이 전달되고, 일이 마감되면 다시 이메일로 보냅니다.
이메일 처리 속도가 곧 작업의 속도입니다.
출근하는 길에, 대중교통을 이용하는 중에, 횡단보도에서 신호를 기다릴 때처럼 틈새 시간을 이용하여 이메일을 확인합니다.
사무실에 거의 도착했을 때쯤이면 거의 모든 이메일을 체크해 놓은 상태일 것입니다.
이것이 바로 인박스 제로 inbox zero, 출근하기 전에 이메일의 받은 편지함을 모두 비워 버리는 것입니다. 인박스 제로는 이메일을 빠르게 처리할 수 있는 워크플로우 work-flow이며 다음과 같은 기준으로 정리하면 됩니다.
이메일 수신함을 비워 봅시다.1) 받은 편지함, 수신함은 to do 리스트가 아닙니다.
필요한 이메일을 받은 편지함에 그냥 놔두고 일을 하면 안 됩니다. 수신함에 있는 이메일은 손질하지 않은 그냥 날생선과 같습니다.
2) 생선살은 발라서 두고, 뼈는 버린다.
날생선과 같은 이메일은 내용에 있는 용건이나 스케줄 같은 ‘살’을 잘 발라 캘린더나 to do 리스트에 넣고, 뼈는 무용지물이므로 받은 편지함에서 지워 버리거나 아카이브 폴더로 이동시킵니다. 당연히 별로 필요가 없으면 보자마자 지웁니다. 안 지우면 나중에 필요한지 또 보게 됩니다. 타인에게 전송이 필요하면 바로 전송을 하고 2~3분에 답장을 쓸 수 있으면 그 즉시 답장을 하는 것이 효율적입니다. 이메일 속에 있는 태스크도 2~3분 안에 실행할 수 있으면 그 자리에서 해치우고, 그 이상이 걸리는 일은 GTD와 똑같이 위임이나 연기를 해야 합니다.
3) 이메일은 정리하지 말고 필요시 검색한다.
이메일을 휴지통에 버리면 후회할 수 있는 일이 가끔 생길 수도 있으니 아카이브 폴더로 이동시키는 것이 좋습니다. 검색 기능이 강력한 Gmail 서비스를 이용하여 이메일을 여러 폴더에 나누지 말고 적정한 수준으로 분류를 한 뒤 키워드를 사용해 검색하여 사용합니다.
정리하면, 인박스 제로 inbox zero는
삭제-전송-답장-처리-위임/연기-검색의 과정을 거치며,
이 과정의 항목들은 모두 일어날 수도 있고 2~3개만 발생할 수도 있습니다.
몇 번 하다 보면 잔연스럽게 속도가 붙습니다.
우리 모두 이메일의 달인이 되는 것입니다.
3. 아이디어 리얼 드랍박스
에버노트와 쉽게 연동할 수 있는 클라우드 서비스 중에 Dropbox가 있습니다. 저도 참 좋아합니다. 대용량을 쓰려면 유료 계정으로 전환하시면 됩니다. 다들 잘 사용하시리라 믿고, 여기서는 온라인 Dropbox가 아닌 오프라인 Dropbox, 즉 리얼 드랍박스를 얘기하려고 합니다.
몰스킨과 3M 포스트잇을 사용하다 보면 예기치 않은 메모지들이 발생합니다. 급한 마음에 몰스킨의 페이지를 찢어서 사용을 하거나, 막상 3M 포스트잇에 내용을 적었지만 어디에 붙이거나 스크랩하기가 힘들 때 책상 아래나 책상 옆에 빈 상자를 두고 아무 생각 없이 그곳에 작성한 메모지를 넣으시면 좋습니다. 시일이 지나 메모지가 쌓이면 정리를 하는데, 이때 이외로 방치했던 메모지에서 괜찮은 내용을 발견하거나 지금 추진하고 있는 일의 영감을 받을 수도 있습니다.
의외의 아이디어가 나올 수 있습니다.또한 발상 카드를 사용하는 방법도 있습니다.
1) 기록: 한 주제에 대해 생각나는 대로 적습니다. 단어도 좋고 문구도 좋습니다.
2) 저장: 리얼 드랍박스에 기록한 카드를 넣습니다. 아무 생각 없이 던져 넣습니다.
3) 숙성: 하루 정도의 숙성 기간을 거칩니다.
4) 분류: 소-중-대의 개념으로 분류합니다.
5) 모둠: 분류한 카드를 나열해 놓고 연관성이 카드끼리 묶습니다.
6) 정리: 시작이 되는 카드부터 내용을 정리하여 스마트폰으로 캡처합니다.
이 과정이 끝나면 생성된 아이디어는 보관을 하거나 문서로 만들면 됩니다.
이렇듯 인박스와 리얼 드랍박스의 개념을 정확히 이해하여 실천하시면 할 일 정리와 생각 정리, 아이디어 발상에 큰 효과를 볼 수 있습니다.
