노는 시간 확보하는 방법
시간 관리 요령
시간을 효과적으로 관리하는 방법은?
시간 사용 패턴 점검
캘린더 구성
블랭크 데이 설정
시간 사용 패턴을 점검해야 합니다. 캘린더를 사용하고 스케줄러를 쓰면 '뭐 나름 시간을 잘 쓰고 있겠지’라는 생각을 하게 됩니다. 하지만 체감하기 어려운 새는 시간은 정말 많이 있습니다. 다음 사항을 점검해 봅니다.
1) 24시간제 스케줄러에 본인의 고정 시간을 적어 보고, 수면, 휴식, 주말 시간 계획 등을 적어 봅니다.
- 스케줄러에는 본인의 전체 시간이 모두 들어가야 합니다. 24시간을 모두 기재할 수 있는 스케줄러를 추천드립니다. 만약 지금 사용하고 있는 스케줄러가 24시간이 아닌 '오전 8시-밤 8시'의 12시간이라면, 수면 시간 같은 비활동 시간을 별도로 염두에 두시면 좋습니다. 주의 - 업무 시간만 기재하면 안 됩니다.
하루 24시간을 온전히 돌아보면, 좀 더 알찬 하루를 보낼 수 있습니다.2) 고정 시간에 유동성이 있는지 체크해 본 뒤, 이동 시간도 기재합니다.
- 고정 시간은 루틴 routine이기 때문에, 몸에 습관적으로 배어 있습니다. 중요한 것은 고정 시간을 제외한 나머지 시간입니다. 유동성이 있는 시간은 틈새 시간이 나올 수 있습니다. 이동 시간도 소비 시간이니 꼭 기재를 하고 틈새 시간을 확보하여 단 5분이라도 여유 시간을 찾아야 합니다.
3) 휴식 시간에 주로 어떤 활동을 하는지, 수면은 대개 몇 시부터 몇 시까지 하는지 세세히 기록합니다.
- 휴식과 여가를 혼동하는 경우가 많습니다. 뇌를 쓰는 활동을 한다면 그것은 휴식이 아니라 여가입니다. 본인이 휴식 시간이라고 여기는 시간에 주로 어떤 활동을 해왔는지 기록해 봅니다. 생활의 질적 향상을 위해 진정한 휴식 시간을 확보할 필요가 있습니다.
4) 본인의 주된 업무 처리 시간은 어느 정도인지 타이머를 이용하여 시간을 재어 봅니다.
- 감으로만 알고 있는 업무 처리 시간을 이제는 구체적으로 기재합니다. 본인이 현재 처리하고 있는 일은 5분 단위, 10분 단위, 30분 단위, 1시간 이상 등 다양하게 시간이 나올 수 있습니다. 5분을 기초 단위로 삼으시면 GTD를 근간으로 업무 처리가 가능합니다.
스케줄러와 캘린더는 구별해야 합니다. 스케줄러는 시간을 계획하는 도구이며, 캘린더는 계획된 시간을 확인/비교/조정하는 도구입니다. 디지털 사용자라면 에버노트는 스케줄러로 사용하고, 캘린더는 애플 OS 캘린더나 구글 캘린더를 이용하여 관리하는 것을 추천합니다.
스케줄러와 캘린더를 구별하자!
헷갈리면 하나만 사용하자!
1) 퍼스널 캘린더
- 본인 일정을 기재합니다. 자기 투자 시간을 확보하고, 휴식 및 여가를 할 수 있도록 주말과 틈새 시간을 공략해야 합니다. 독서를 한다면 언제 어디서 독서를 할지 구체적으로 캘린더에 기재합니다. ‘시간이 나면 해야지’라고 생각하면 결국 책은 읽지 못한 채 책 표지만 낡습니다.
Personal - 가장 중요합니다.2) 홈 캘린더
- 집안 곳곳의 주된 일을 시간, 장소에 맞게 기재합니다. 은행 업무, 쇼핑, 하자 보수, 병원, 외식 등과 같은 집과 관련된 모든 것을 기재합니다. 실제 집과 관련된 일은 종종 놓치는 경우가 있습니다. 개인-집-직장의 순으로 일정을 조절하면 이런 불상사를 방지할 수 있습니다.
Home - 직장과 가정은 명확히 분리합니다. 워라밸의 기본입니다.3) 워크 캘린더
- 자신의 작업 시간, 외부 미팅, 회의 등 직장에서 정해지는 또는 정할 내용을 상세하게 빠짐없이 기재합니다. 워크 캘린더에는 실제 본인이 정한 일정보다 주위에서 원하는 일정, 즉 부서 회의나 고객 미팅 등과 같은 주변에 영향을 받는 일정이 많습니다. 신중하게 기록해야 합니다.
Work - 일을 더 잘하고 더 많이 하기 위해서 시간을 관리해야 합니다.4) 타인 캘린더
- 작업을 같이 하는 상대가 있다면 그 사람의 일정을 별도로 기재하거나 캘린더 공개를 부탁하여 작업 상대의 일정을 파악해야 합니다. 캘린더 공개를 꺼려하면 그 사람과 전화 통화나 회의를 하여, 스케줄러에 정확히 일정을 만들고 그 일정을 그 사람에게 이메일 또는 메시지를 통해 보내면 좋습니다.
Collaboation - 한쪽이 아닌 양쪽의 희생이 있어야 협업이 가능합니다.5) 휴식 캘린더
- 주중이나 주말에 휴식 시간을 따로 기입해 놓지 않으면 잔업이 생겼을 때 주말과 휴일에도 일을 하게 됩니다. '일이 끝나면 쉬어야지’ 하지 말고 '휴식 시간을 미리 확보해 놓고 그 시간을 의식’ 하며 일을 하는 것이 좋습니다. 우리가 시간을 관리하는 것은 '노는 시간'을 확보하기 위한 근본적인 노력입니다.
노는 시간을 확보하자!
그리고, 놉시다.이렇게 구성한 캘린더를 이제 한 곳으로 모아야 합니다.
한 곳으로 모아야 틈새 시간을 볼 수 있습니다.
이럴 때는 온라인과 오프라인을 병행하지 말고, 어느 한쪽을 택하여 기재합니다.
저는 스케줄러 노트에서 일정을 계획하고 구글 캘린더에 모든 일정을 전부 집어넣습니다. 여러 개의 캘린더를 통합하는 것이 처음에 부담스러우면 퍼스널 캘린더와 워크 캘린더 정도로 일정을 짜는 것이 좋습니다. 또한 기본적인 색깔 구분을 통해 본인의 시간을 가시화시키면 한결 보기가 좋아 작업의 능률이 올라갑니다.
1) 퍼스널 캘린더 - 파랑
2) 홈 캘린더 - 빨강
3) 워크 캘린더 - 노랑
4) 타인 캘린더 - 보라
5) 휴식 캘린더 - 초록
오프라인 노트는 색깔 구분을 펜으로 자유롭게 할 수 있으나, 온라인 캘린더는 색깔 제약이 있을 수 있으니 적절히 사용하시면 되겠습니다. 색깔 구분을 통해 틈새 시간 사용 여부를 가늠한 뒤 적절히 개인, 집, 직장에 관련된 태스크를 처리하거나 휴식과 여가에 사용하면 됩니다.
Blank Day를 만들자!
Blank - 휴식이 아닙니다. 말 그대로 '비워 놓는'것입니다.저는 주중에 하루를 블랭크 데이 Blank Day로 설정해 놓고 이 날은 어떤 약속이나 회의도 잡지 않고 고정된 스케줄만 소화합니다. 블랭크 데이에는 미루었던 태스크를 끝낼 수도 있고, 친구에게 전화를 하는 여유로운 시간도 보낼 수 있고, 머릿속의 복잡한 생각을 정리할 수 있는 소중한 시간이 됩니다. 자신의 1주일 패턴에 맞게 설정하여 활용하시고, 블랭크 데이를 만들기 힘들 때는 블랭크 타임을 만들어 빈 시간을 본인의 의지대로 설정하여 활용하면 큰 도움이 될 것입니다. 저는 수요일이 블랭크 데이입니다. 끝.
