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Dec 16. 2022
직장인 업무일정관리 법칙 5가지
일 잘하는 사람의 능력은 여러가지가 있지만, 그 중에 가장 기본이면서도 중요한 원칙은 늦지않게 적시에 업무를 완료하거나 보고하는 능력이라고 생각한다.
스스로 정했든 남이 정해줬든 기일에 맞춰 완료하고자 하는 데는 엄청난 노력이 필요하고 끈임없는 자신과의 싸움이 필요하다. 따라서 이를 극복하고 정해진 기일에 완수했다는 사실 하나만 놓고봐도 업무 능력을 인정받을 수 있다.
또한, 내 업무의 끝은 일의 종착지가 아니라 다른 누군가에게는 업무의 시작이라는 관점에서 생각해 봤을때 시간 관리는 상대방에 대한 배려이자 최소한의 예의라고도 생각한다.
일정관리는 나 자신과의 싸움이자
상대방에 대한 배려
관련해서 회사 생활을 하면서 칼같이 지켰고, 지금까지도 꾸준히 실천하려고 노력하는 일정관리 법칙 5가지를 소개해 본다.
1. 일정은 정확하게 구체적인 수치로 합의한다.
간혹 불분명한 커뮤이케이션으로 인해 업무에 차질이 생기고 오해가 생기는 경우가 많다. 특히 일정을 협의하거나 합의할 때 ‘최대한 빨리’ , ‘가급적’ , ‘퇴근전에’ , ‘내일까지’ 등의 애매모호한 표현으로 오해가 생긴다. 최대한 빨리는 도대체 얼마나 빨리를 의미하는 것인지, 가급적의 허용 범주는 어디까지인지, 퇴근전에는 내가 퇴근하기 전인지 아니면 상대방이 퇴근하기 전인지, 내일까지는 도대체 내일 오전인지, 내일 11시까지인지 상황에 따라 자의적인 해석이 가능하다. 수치로 협의하고 합의해야 서로가 명확하다.
“내일 오전 11시까지 세팅완료”
“오후 7시까지 이메일 송부 요청”
2. 업무 계획시 쿠션 시간을 반영하라.
우리는 보통 어떤 일에 대해 업무를 계획할 때, 딱 그 일에만 매몰되어 생각하고 계획을 수립한다. 다른 변수에 대한 고려 없이 그 일 만을 중심으로 개략적인 소요시간을 계산해서 완료일을 산정한다. 하지만, 세상에 계획대로 되는 일은 없다. 이런 저런 일들이 껴들고, 예상치 못한 변수가 생긴다. 그래서 소위 ‘쿠션 시간’이라는 것을 반영해서 완료일을 산정해야 한다. 2일이 걸릴 일이라도 혹시 모를 변수를 대비해 2.5일 혹은 3일 정도로 산정해야 업무에도 여유가 생기고 변수가 생기면 대처할 수 있다. 운이 좋아 별다른 변수 없이 2.5일에 일을 마무리한다면 상대방에게 예정보다 일찍 일을 끝낸 사람으로 인정받을 수도 있다. 2일 안에 완료라고 해놓고, 2.5일만에 완료하면 업무지연이지만, 3일안에 완료라고 해놓고 2.5일만에 완료하면 일잘러가 되는 조삼모사와 같은 일이 벌어지는 것이 시간의 상대성이다.
3. 9시1분은 9시가 아니다
이 말은 1분의 중요성을 의미하는 말이 아니다. 제 시간을 지키려는 노력의 중요성을 의미하는 말이다. 사람들은 흔히 9시까지 해달라고 해서 9시 1분에 한 것을 아무렇지 않게 생각한다. 하지만 1분이라도 늦었다면 그건 1분을 늦은 게 아니라 그냥 약속을 지키지 못한 것일 뿐이다. 9시 10분, 10시에 마무리 한 것과 다를 바가 없다. 100-1이 99가 아니라 100-1=0 이 통용되는 곳이 시간관리라고 생각한다.
4. 정해진 시간보다 20% 정도 일찍 마무리하거나 보고한다.
상사가 2시까지 끝내줘 라고 말하는 경우 정확하게 2시를 의미하는 것이 아니다. 최소 1-2시간 전에는 그일을 끝내줘야 내가 보고 검토하고 피드백할 시간이 있다는 의미가 생략되어 있다. 2시까지 해달라고 해서 딱 2시에 맞춰 일을 끝내는 경우 상대방이 검토할 시간이 부족할 수 있다. 사전에 미리 완료해서 상대방에게도 시간을 주고, 그 피드백을 받아서 내 일을 수정/보완 해간다면 일의 완성도도 높일 수 있다.
5. 일정에 맞추지 못할 경우, 미리 사전에 공유한다.
