업무 보고를 잘 한다는 것은 어떤 것일까요?
이번에 신입사원분들께 업무 보고에 대한 강의를 하게 된 김에
생각을 정리해보고자 합니다.
아시는 분은 아시겠지만 저는 대기업에서 팀장 생활을 했었기 때문에
실무자 입장 뿐 만 아니라, 팀장의 입장에서도 함께 생각하려고 합니다.
직장생활을 하면서 자신의 상사로부터 인정 받고 싶은 욕구는
대부분 가지고 계십니다. 물론 아니신 분도 계시겠지만요.
상사로부터 인정 받는 방법 중 하나가 '업무 보고'를 잘 하는 것입니다.
어떻게 하는 것이 잘 하는 보고일까요?
10년 전 쯤, 지금 살고 있는 집으로 이사했습니다.
대출도 꽤 받았고 오래 살 집이니 인테리어도 잘 해서 살고 싶었습니다.
큰 마음 먹고 꽤 큰 돈을 들여 인테리어 공사를 의뢰하게 됩니다.
"어느 아파트세요? 몇 동, 몇 호세요?"
"XX아파트 OO동, OOOO호입니다."
"아! 그럼 이걸로 하시면 되겠네!"
자신들이 시공했다면 2개의 포트폴리오를 보여줍니다.
제가 어떤 집을 원하는지, 저희 가족의 라이프스타일은 어떠한지 등에 대해
전혀 관심 없고 자신들이 시공한 포트폴리오 중 선택하라고 합니다.
만약 이 상황이라면 이 업체와 계약해서 일을 진행할까요?
업무 보고를 잘 하기 위해서는 지시를 한 '이유'와 원하는 '결과물'의 수준을
명확히 확인해야 합니다.
"팀장님, 이 자료는 회의 때 참고용으로 쓰실 건가요,
아니면 발표 자료로 필요하신 건가요?"
우여곡절 끝에 인테리어 업체에 공사를 맡겼습니다.
드디어 공사를 시작하기 시작된 날!
마음 같아서 공사 현장에 가서 보고 싶지만, 회사일이 바빠서 꾹꾹 참습니다.
사무실에서 한참 바쁘게 일하고 있는데 휴대폰으로 전화가 걸려왔습니다.
모르는 번호입니다. 받았더니 아파트 관리사무소입니다.
인테리어 공사를 할거면 관리사무소에 미리 신고를 해야 하고,
주민들 동의도 받아야 한다는 것입니다.
인테리어 업체에 전화를 거는데 안 받습니다. 계속 걸었더니 받았습니다.
"아이고... 그거는... 알아서 하셨어야죠... 저희가 그것까진 안 해드려요.."
업무 보고를 잘 하기 위해서는 '받는 사람 입장'에서 보고해야 합니다.
고객의 관점에서 소통해야 합니다.
인테리어 공사를 처음 하는 입장에서 잘 모릅니다.
그러니 인테리어 공사와 관련하여 고객이 직접 해야 하는 중대한 일에 대해
사전에 반드시 고지를 해야 문제 발생을 예방할 수 있습니다.
"팀장님, A안은 이런 장점이 있는 반면에 이런 단점도 있습니다."
관리사무소와 주민들에게 사과하고 동의도 받았습니다.
공사가 드디어 시작되었습니다. 그리고 일주일이 지났습니다.
주말에 궁금해서 현장에 가봤습니다. 문이 잠겨 있습니다.
인테리어 업체에 전화를 하니 받지 않습니다.
일이 잘 진행되고 있는지 궁금한데 알 길이 없습니다.
주말 내내 통화는 되지 않고 월요일에 전화하니 받습니다.
"아이고... 주말에는 일 안해요... 평일에 연락하셔야죠..."
진행상황을 모르면 불안합니다. 중간보고는 안심시키는 일입니다.
"팀장님, A 업무는 현재 마지막 작업에 들어간 상태라서
이번 주 목요일 오후 4시 정도에 마무리 될 것 같습니다.
다음 주에는 바로 B 업무에 착수할 수 있을 것입니다."
한참 바쁘게 일하고 있는데 인테리어 업체에서 전화가 옵니다.
"안녕하세요... 죄송한데요... 제가 지금 바빠서 그런데 짧게 말씀 좀..."
인테리어 업체는 바쁘다는데 한참 길게 이야기를 합니다.
저는 연신 "그래서요?"라고 묻습니다.
결론은 타일 작업은 끝났고, 조명 설치를 들어간다는 것입니다.
제가 듣고 싶은 이야기는 '전체 공정이 일정대로 잘 가고 있느냐?'입니다.
상사는 바쁩니다. 팀원이 얼마나 고생했는지 과정이 궁금한게 아니라,
그래서 '결과'가 어떤지가 중요합니다. 결론부터 명확하게 말해야 합니다.
"말씀하신 A사 자료 분석 결과, 3가지 문제점을 발견했습니다. 첫째는..."
당연한 이야기지만 업무를 하다보면 당연히 실수를 할 수 있습니다.
그 실수를 숨기거나 늦게 보고하는 것은 문제를 더욱 심각하게 만듭니다.
따라서 나쁜 소식일수록 '빨리', '직접' 보고해야 합니다.
인테리어 업체에서 전화가 왔습니다.
싱크대 수전이 제조사의 사정으로 납품을 받을 수 없게 되었다고 합니다.
대체할 수전을 골라야 한다고 합니다.
싱크대 수전의 기능이 무엇인지 알지 못하고 가격만 이야기 합니다.
"그 A 수전은 괜히 비싸기만 해요. B 수전이 훨씬 좋을 것 같아요."
객관적인 '사실'과 주관적인 '의견'을 구분해야 합니다.
사실과 의견을 섞어서 말하면 상사는 판단하고 결정하기 어렵습니다.
'객관적인 수치나 상황'을 제시하고, 그에 따른 전문가 입장에서의
'판단과 해결책'을 제시해야 냉철한 판단과 결정이 가능합니다.
"[사실] A안의 예상 비용은 1,000만 원입니다. B안은 800만 원입니다.
[의견] 비용 절감 측면에서는 B안이 유리하다고 생각합니다."
이 내용 말고도 보고를 잘하기 위한 노하우들이 꽤 많습니다.
어떤 방법이 좋을까요? 알고 계신 노하우를 댓글로 남겨주세요! ^ ^