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계정을 잊어버리셨나요?

by 노아 Jul 07. 2021

대규모 강의/모임 관리하기 (1)

공지하고 자료 공유하기

대형 강의 또는 모임을 개인이 하시는 경우, 각종 소소한 잡무 때문에 시간 낭비가 많으시죠? 어제 제가 너무 좋아하는 분이 개인적으로 물어보셨는데, 60명 대상 강의 공지와 파일 전송에만 3일을 썼다고 해요. 도움이 되실 것 같아서 제가 쓰는 방법을 공유합니다.

1. 신청 받기

무조건 구글 설문(https://docs.google.com/forms) 이용하세요.

가장 앞단에 이름, 핸드폰번호, 이메일주소 넣고 그 다음에 각종 사항들 넣으세요. 구글 스프레드시트로 만든 다음에 엑셀 파일로 다운로드 받아 두세요. 이유는 아래에.

2. 공지 하기

위에서 수집한 이메일 또는 핸드폰 문자로 일괄 발송합니다.

문자 발송은 알리고(https://smartsms.aligo.in) 또는 반값문자(https://www.halfsms.co.kr) 사이트를 추천합니다. 이 사이트의 장점은 일단 저렴하고요. 1번에서 다운받은 엑셀 파일을 사이트에 업로드하면 자동으로 주소록에 등록을 해줍니다. 또한 주소록을 선택하여 한번에 문자를 보낼 수 있습니다.

예를들어 "20210707 리더 꿀팁 강의"라는 주소록을 만들고 엑셀 파일을 업로드 한 후, 원클릭으로 문자를 발송하시면 됩니다. 100명에게 MMS 메세지를 보내도 2590원, 사진을 전송해도 6000원 밖에 들지 않습니다.

3. 파일 공유

이메일로 일괄 발송하고 문자로 확인하라고 공지합니다. 대용량 파일의 경우 샌드애니웨어(https://send-anywhere.com/ko/)를 활용하시면 무료로 다수의 파일을 10GB까지 공유 할 수 있습니다.

파일 추가(여러개 가능) - 링크 클릭 - 보내기 클릭 하시면 QR코드와 주소가 뜹니다. 복사해서 공유하시면 되겠습니다. 단, 링크는 48시간 유효하니 꼭 알려주세요. 또한 파일은 보안 처리 된다고는 하나, 민감한 정보의 경우 웹하드를 사용하지 말고 개인적으로 공유하시기 바랍니다.

4. 원격회의 링크 공유

이메일과 문자로 동시에 일괄 발송합니다.

5. 소통 창구

소통 창구를 문자(카톡X 페메X 디엠X)와 공식이메일로 단일화하여 공지해두시면 아주 편합니다. 처음부터 전체 문자로 "업무 관련 문의는 000-0000-0000로 문자(전화 불가), 000로 이메일 주시고 공지사항을 잘 읽어주세요"라고 못박으세요. 관리자의 서러움(?)을 모르고 전화 또는 개인 문자로 일일이 케어해달라는 분들은 과감히, 동사무소(행복센터라고 하면 못 알아들을 수 있음) 가서 디지털기기 교육을 받고 오라고 하시고요(농담 아닙니다).

공지에 있는 내용 안 읽어보고 물어보기, 보낸 파일이나 링크 다시 보내달라고 반복적으로 요청하기, 저장되어 있지 않은 전화번호로 전화 와서 받았더니 이것저것 개인적인 궁금증 물어보기, 단톡방에서 이상한 소리 하거나 다른 사람 친구 추가하고 말 걸어서 분위기 망치기, 카톡 프로필이나 SNS 내용 보고 아무도 물어보지 않은 피드백 주기, 개인적인 관계를 맺고 싶어서 지속적으로 연락하기 등등. 어디까지 받아주고 어디서부터 쳐낼 지 마음을 확실히 정하시고요. 참고로 저는 공식 소통 창구로 연락하지 않으면 답장 하지 않고, 모르는 전화는 받지 않고 콜백도 안 합니다.

시간 절약하시고 효율적으로 일하시면 좋겠습니다. 감솨함다.

글로벌 리더가 탁월한 삶을 살도록 돕는 바이오화학공학 전공 진로코치입니다.

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