26강 - 긴급한 일을 줄이는 방법
시간 관리의 핵심 요체
이전 강의에서 설명했듯이 긴급성이 들어가면 1사분면 아니면 3사분면이다. 1사분면의 일들은 처리하지 않을 수가 없다. 왜냐하면 중요한 일들이기 때문이다. 그래서 1사분면을 “필수의 사분면”이라고 한다. 영업 마감일이 눈앞에 닥쳐오는데 마감을 아직 못해놨으면 긴급해지지 않을 수가 없다. 마감 실적이 있어야 수당도 받을 수 있기에 너무도 중요하다. 맡고 있는 일 중에서 마감일이 있는 중요 프로젝트 리포트도 마찬가지다. 거기에 비해 3사분면은 바쁘긴 하지만 중요하지 않은 일들이다. 긴급성을 중요성으로 착각하는 사람들에게는 긴급성이 있기에 중요한 일로 속고 있다. 그래서 “속임수의 사분면”이라고 부른다. 친구들이 번개미팅으로 한 잔 하자고 연락온다. 번개미팅은 그때 안나가면 안되는 긴급성이 있다. 그런데 그 일이 내게는 그렇게 중요한 일일까? 물론 중요하다고 생각되면 1사분면일 수가 있지만 대부분은 그렇지 않은 3사분면일 경우가 많다. 체면 때문에 참석하게 되는 결혼식도 비슷한 경우다. 그러므로 1, 3사분면에 따라 줄여나가는 방법도 다르다.
1사분면의 일들은 중요한 일들이고 어디선가 밀려왔다. 어디서 밀려왔을까? 바로 2사분면이다. 중요한 일들은 2사분면이기도 하기에 2사분면에서 즉 긴급하지 않게 처리가 되었으면 1사분면으로 가지 않았을 것이다. 즉 2사분면에서 처리되지 않았기에 1사분면으로 밀려간 것이다. 나는 어릴 때 공부를 잘하진 못했지만 학교에 갔다오면 마루에서 숙제를 먼저 끝내고 놀러나가곤 했었다. 이런 개념은 당연히 없었지만 부모님께서 미리 미리 하고 놀아라고 했기 때문에 놀고 싶지만 미리해둔 것이다. 그런데 놀기를 우선한 친구들은 학교갈 때가 되면 숙제하기 바빠지거나 아니면 학교가서 매를 맞거나 청소 등으로 벌을 받는다. 이런 일들은 단순한 예시이지만, 직장에서 1사분면의 일을 줄이는 방법을 간단히 설명하면, 비록 시간이 걸리겠지만 피터 드러커의 말처럼 시스템을 세워놓아 그 시스템 속에서 루틴하게 반복되는 일들을 처리되게 만드는 것이다. 또 사람을 키워 우선 순위가 낮은 일들을 그에게 위임하여 나의 일을 줄여나가는 것이다. 사람을 키우는 일은 중요하지만 긴급하게 되지 않는다. 사람을 키우거나 시스템을 세우는 일은 모두 중요하지만 긴급하게 안되는 2사분면의 일이다. 하지만 리더들은 여기에 역점을 둬야 한다. 그래야 자기가 급하고 중요한 일들을 모두 처리하고 있는 1사분면의 리더가 안될 수 있다.
3사분면의 일들을 줄여나가는 것이 정말 중요하고 어찌보면 시간관리의 핵심이라고 할 수도 있다. 왜냐하면 1, 2사분면 구분하는 것은 그리 어렵지 않다. 또 모두 중요한 일들이기에 어떻게든 처리해야 하고 처리하게 되어 있다. 그런데 3사분면에 실질적인 시간도둑들이 득실하다. 왜냐하면 긴급성을 중요성으로 착각하여 속고 있기 때문이다. 3사분면에 대한 많은 고민과 분명한 원칙을 정립해 놓아야 한다. 결혼식 참가를 예로 들어보자. 결혼식 참가는 그때 안가면 안되는 긴급성이 있기에 1사분면 또는 3사분면이다. 본인 가족 또는 친한 친구의 예식같은 1사분면이 분명한 결혼식은 당연히 참가하기 위해 우선순위에 올려놓아야 한다. 하지만 그렇지 않은, 즉 체면 등의 이유로 억지로 참가하는 그런 결혼식도 많을 것이다. 이런 3사분면의 일을 제대로 처리하지 못해 중요한 일을 처리할 시간을 뺏기며 살아가는 사람들이 상당히 많을 것이다. 이것이 줄여나가야 하는 시간도둑 즉 3사분면의 일로 분명하게 인식만 한다면 처리하는 방법은 많을 것이다. 부조금으로만 대신한다든지 또는 얼굴을 꼭 봐야 한다면 그 전후에 내 시간을 많이 뺏기지 않으면서 보는 방법들을 강구할 수도 있을 것이다.
2사분면의 시간을 늘려야 일과 삶의 효과성을 높일 수 있다. 그렇다면 어디선가 시간을 뺏어와야 하는데, 1사분면은 필수의 사분면이기에 그럴 수 없다. 그렇다면 3, 4사분면이 남는데, “낭비의 사분면”으로 불리우는 4사분면은 배우지 않은 사람들도 거기에 오래 머물면 인생의 루저(Loser)가 된다는 것을 알고 있다. 4사분면도 전혀 없을 수는 없겠지만 가능한 없애 나가야 한다. 그렇다면 남는 것은 3사분면밖에 없다. 그래서 3사분면을 시간관리의 핵심으로 말한 이유가 여기에 있다. 2사분면에 헌신하는 삶을 살아야겠다는 큰 결단이 있을 때만 3사분면에 대해 단호하게 “노”(No)하는 삶을 살 수 있다. 1사분면은 관리하고, 3사분면은 줄여나가고, 4사분면은 없애나가고 그리고 2사분면을 늘려나가는 삶을 살아가길 바란다.
구범 드림
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