일잘러 위한 아주 사소한 팁 1.

회사 생활을 하면서 가장 중요했던 부분 중 하나가 바로 시간, 즉 일정 관리였습니다. 모든 일에는 각 업무 성격에 맞는 일정이 있는데요, 이 일정 관리를 얼마나 잘하느냐에 따라 일을 잘하고 못하고에 대한 평가가 1차적으로 이뤄지기도 합니다.

이 일정 관리를 잘하기 위해선 업무별 계획을 잘 짜는 것이 중요합니다. 보통 계획을 세울 때 마감일을 고정으로 두고 언제까지 어떤 일들을 끝내야 전체적인 업무 일정을 정해진 기한안에 마칠 수 있는지를 기획합니다. 그리고 그 일정대로 업무가 진행이 되어야만 미리 짜 놓은 계획대로 업무를 진행할 수가 있습니다.

그런데 일을 하다 보면 늘 변수가 생깁니다. 그 변수가 예상 범위 안에 있었다면 금방 해결할 수 있겠지만 예상하지 못했던 일이었다면 계획에도 차질이 생길 수밖에 없죠. 이럴 때를 대비해서 사전에 계획을 짤 때 조금 여유를 가지고 일정을 짜는 것이 좋습니다.

여기서 중요한 것! 업무를 할 때 계획대로 되지 않거나, 사전에 예측하지 못했던 문제들이 생겨서 일정 조정이 불가피할 때 가장 먼저 해야 되는 건 무엇일까요?

바로 공유입니다.

업무 중에 발생한 일들은 사소한 것이라도 상사와 팀원들에게 공유하는 것이 가장 중요합니다. 내가 생각하기에 사소한 일이라서 그냥 지나친 일도 다른 누군가에게는 중요한 일이 될 수도 있고, 일정에 차질이 생길 것 같은 일들도 미리 공유하게 되면 어떠한 일이 발생했을 때 빠르게 수습을 할 수가 있는 경우가 많습니다. 또, 나에겐 처리가 어려운 일도 다른 동료나 상사는 쉽게 처리할 수 있는 일이 될 수 있기도 합니다. 그리고 무엇보다 문제를 공유했을 때는 모두의 일이 될 수 있지만 공유 없이 혼자 처리를 하려고만 하면 그건 나만의 일이 될 수 있습니다. 회사는 조직에 의해 움직입니다. 조직은 함께 일을 하는 공동체입니다. 그렇기에 업무를 함께하고 문제가 생겼을 때는 함께 해결해나가기도 합니다. 그렇기 때문에 작은 일이라도 꼭 공유하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

그리고 공유를 할 때에는 꼭 문서로 해당 내용을 남겨놓는 것이 필요합니다. 급한일은 구두로 공유하는 경우도 있지만 이러한 경우에도 해당 내용을 나중에라도 메일 등을 이용해서 꼭 문서로 남겨 놓는 걸 추천합니다. 우리 모두 알고 있는 부분이지만 사람의 기억력은 완전하지 못합니다. 같은 일도 듣는 사람에 따라 다르게 이해하는 일이 많습니다. 이런 일들을 사전에 방지하고 중요한 내용만 정리해서 기억할 수 있도록 꼭 문서로 정리하여 공유하는 습관을 들이는 것을 추천합니다.

상사가 직원들에게 지시 사항을 공유할 때도, 상사나 팀원들에게 업무를 보고할 때에도 꼭 글로 해당 내용을 남겨놓으시길 바랍니다. 그래야만 내용이 좀 더 객관적일 수가 있습니다. 머릿속에 있는 내용을 글로 정리하다 보면 어느 정도 내용이 정제가 되면서 객관적으로 정리를 할 수 있게 됩니다.

그렇다면 객관적으로 정리하는 것이 왜 중요할까요? 업무는 모두가 동일한 이해를 가지고 해야만 오차 없이 처리를 할 수 있는 일들이 대부분입니다. 그런데 이런 일들을 객관적 사실이 아닌 주관적인 느낌대로 진행하다 보면 서로의 생각의 차이에서 오는 오류가 생각보다 크게 됩니다. 이런 부분들을 사전에 방지하는 것이 업무를 할 때에는 효과적이기에 객관적인 내용 전달이 필요합니다.

그렇기에 업무 공유는 업무를 할 때 중요한 부분이라고 할 수 있습니다.

그리고 공유를 함으로써 정해진 기한 안에 일을 하지 못했을 경우에도 사전에 예상을 하고 있는 부분이 되기 때문에 대처가 가능하게 됩니다. 그래서 이 부분도 일정 관리 중 하나라고 볼 수도 있는 것이죠.

그렇지만 무엇보다 중요한 건 약속한 기한 안에 일을 마치는 것이 가장 좋습니다. 이를 위해 내가 하루에 이 업무를 위해 얼마큼 시간을 할애할 수 있고, 하루에 얼마만큼 소화할 수 있는지 생각해 보는 것이 필요합니다.

처음 일정을 짤 때 이 일은 이 정도 시간이면 되겠지… 생각하지만 일상적으로 하는 업무가 아닐 경우, 생각보다 시간이 많이 소요가 됩니다. 일을 하다 보면 처음 생각했던 방향과 다른 부분이 반드시 생기고, 이 부분을 수정하다 보면 생각보다 시간이 훨씬 더 많은 소요되는 경험, 한 번쯤은 있으실 겁니다.

업무 계획을 짤 때에는 이런 부분까지 고려해야 되기 때문에 나 자신의 능력만 너무 믿지 마시고 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 방법을 생각해 보시길 추천합니다.

그리고 진행한 업무에 대해 보고서 등으로 제출을 해야 할 때, 작성한 문서를 꼼꼼하게 검토하는 습관을 들이는 것도 필요합니다. 바쁘게 일을 하다 보면 생각하지도 못한 오타가 자주 발생합니다. 특히 실적 등에 대한 수치를 입력할 때 오타가 발생하게 되면 보고 내용 자체의 신뢰도가 하락할 수 있습니다. 숫자의 오기입으로 인해 결과가 바뀌게 되는 일이 돼버리니까요. 그래서 아무리 바쁘더라도 꼼꼼하게 작성 내용을 검토하는 습관이 필요합니다.

실수는 연차가 오래됐어도, 신입이어도 할 수 있습니다.

실수가 없게끔 업무 처리를 하는 것이 가장 좋지만 실수나 업무에 예기치 못한 차질이 생겼을 때, 그것을 해결하는 방법은 분명히 있으니 실수로 서로를 비난하는 일은 없었으면 합니다. 누구나 실수는 할 수 있으니까요.

단, 실수는 할 수 있지만 그렇다고 해서 실수가 당연한 일이라고 생각하지는 말아야겠습니다.