10. 사무실 근무자의 시선으로 재택근무자를 바라보다
충분한 협업 툴이 갖추어진 기업만이 재택근무가 가능하다
기업은 재택근무자가 필요로 하는 협업 툴을 충분히 제공해야 하고, 재택근무자는 협업 툴을 사용하는 데 어려움이 없어야 합니다. 효율적인 스마트워크와 재택근무는 여기서 시작합니다. 경영진의 의지는 회사의 전략 방향을 정할 뿐 전략의 실행을 담보하지 않습니다.
가끔 메르스 사태나 자연재해가 있는 경우 재택을 강제적으로 시작한 기업들이 있습니다. 직원들은 노트북과 스마트폰만 가지고 업무를 합니다. 재택 근무자와 사무실 근무자들은 긴급한 업무 처리를 위해 카카오톡을 사용하고, 시간적인 여유가 있는 업무와 자료 전달은 이메일을 활용합니다. 영상통화는 무료로 제공되는 구글 행아웃, 시스코 웹엑스 미팅즈나 마이크로소프트 스카이프를 활용합니다. 직원들은 알아서 무료로 제공되는 퍼블릭 클라우드인 SaaS (Software as a service)를 활용합니다. 이런 재택 환경은 영업 비밀 (Trade Secret)의 관리, 다자간 회의 문제, 사무실 근무자와 재택 근무자 간 의사소통 방식의 문제, 성과 관리 및 추적 등의 문제점에 쉽게 노출됩니다. 문제가 커지기 시작하면 경영진들은 재택근무자를 사무실로 불러들이는 단순한 방법으로 해결을 시도합니다.
노트북과 스마트폰만으로 재택이 가능하지만,
문제가 생기면 재택근무제는 쉽게 버려진다
이미 우리는 재택근무자에게 필요한 협업 솔루션과 지원 체계 등에 대해 구체적으로 논의하였습니다. 재택 근무제를 도입하려는 기업들은 어떤 솔루션을 필요할지를 고민하기보다는 회사의 일하는 방식을 어떻게 바꾸어야 할지를 고민해야 합니다. 그리고, 재택 근무자들은 업무 집중을 위해 하루 8시간 일할 수 있는 업무 공간을 확보하고, 영상 통화 품질을 확보하기 위해 안정적인 유무선 네트워크 환경을 구축합니다.
회사가 제공하는 협업 툴, DX80
주 당 이틀 정도 재택근무를 시작하면서 IT 관련 문제를 제일 먼저 정리했습니다. 독립 공간에 부족한 유무선 네트워크 환경을 개선했습니다. 그리고, 필자의 사무실 책상에는 23" 모니터를 장착한 DX80이라는 영상회의 단말을 가져다가 설치했습니다. 보통은 노트북과 연결하여 모니터로 사용하다가 영상회의나 통화가 필요한 경우에는 영상회의 단말로 사용합니다. 하드웨어 단말은 고압축과 패킷 손실에 대한 복구 능력이 좋기 때문에 영상 품질도 확실히 개선되었습니다.
사무실 근무자의 시선으로 재택근무자를 바라보다
회사에서 지급한 DX80을 회사에서 집으로 가져온 이유가 있습니다. 재택근무가 편해지면서 다양한 업무가 가능해졌습니다. 재택근무를 하는 날은 장시간 문서를 만들거나 아이디어를 구상하는 일을 주로 하였습니다. 즉, 여러 사람들과 협업이 아닌 혼자 집중하는 일을 합니다. 이유는 재택근무자가 다른 사람과 협업하는 것이 불편하기 때문입니다. 현대의 업무는 세분화되고 전문화되면서 혼자 할 수 있는 일이 많지 않습니다. 여러 사람들과의 회의와 업무 협조를 해야 합니다. 사무실 근무 때는 직접 가서 이야기하면 간단히 끝날 일도 모두 다 떨어져 있을 때는 복잡합니다.
재택근무가 활발해지면서 회의가 가장 큰 문제였습니다. 직원들은 장시간의 중요한 회의가 있는 날은 무조건 사무실로 출근하였습니다. 업무에서 회의가 차지하는 비중이 통계적으로 전체 업무의 37% 이상으로 높기 때문에 원격지간 회의가 원활히 되도록 방안을 마련해야 합니다. 프로젝트 또는 팀 단위에서 재택근무자나 원격근무자가 반드시 있었기 때문에 직원들은 대안을 마련하기 시작했습니다.
대면회의
재택근무 날을 변경하여 사무실로 출근하거나 회의 시간에 맞추어서 회사로 이동합니다. 회의를 마치고 다시 집에 가거나 회사에서 업무를 봅니다. 대면 회의는 회의의 효과는 극대화할 수 있지만, 재택근무의 장점을 활용할 수 없습니다.
대면회의 + 전화회의
사무실 근무자는 회의실에 모이고, 재택근무자나 원격 근무자는 전화로 참석합니다. 사람이 많아질수록 집중도가 떨어지고, 잘 들리지 않을까 봐 목소리를 높이기도 합니다.
대면회의 + 영상회의 (PC 또는 모바일 영상 솔루션 사용)
사무실 근무자는 회의실에 모이고, 재택근무자나 원격 근무자는 영상으로 접속합니다. 재택근무자를 영상으로 확인하니 회의 집중도가 높아집니다. 회의 중에 영상 품질이 떨어지는 경우에는 가끔 전화회의로 전환하기도 하였습니다. 소규모 영상회의에는 PC나 모바일 기반 영상회의 솔루션이 적합하지만, 사람이 많아지면서 인터랙티브 한 회의에는 적절하지 못했습니다. 회의실에 영상회의 단말이 없는 경우에는 더 복잡했습니다.
대면회의 + 영상회의 (하드웨어 영상회의 단말)
사무실의 회의실에서는 하드웨어 기반의 영상회의 단말을 이용하여 접속합니다. 고성능 마이크 및 스피커 그리고, 55인치 이상의 디스플레이가 장착되어 있으므로 대면회의만큼의 효과를 발휘합니다. 인터넷 환경에도 영향이 적어서 좋은 품질의 회의가 가능합니다.
재택근무를 재택근무자의 시선이 아닌 사무실 근무자의 시선으로 회의를 바라봐야 합니다. 물리적인 장소에 같이 없다는 것이 회의를 방해하는 것이 아니라 회의가 자연스러운 구조가 되어야 합니다. 결국, 재택근무자만을 위한 커뮤니케이션 툴이 아니라 모두를 위한 것입니다. 재택근무자가 좋은 품질의 인터넷을 사용하는 것은 자신을 위한 것보다 사무실 근무자를 위한 것입니다. 하드웨어 기반의 DX80을 사용하여 영상 품질을 확보한 이유가 여기에 있습니다.
영상과 음성 품질이 떨어져 원활한 회의가 되지 못한 경험이 쌓이면
직원들은 재택이나 원격 회의를 기피하게 된다.
재택 근무자를 위한 솔루션은 없습니다. 모든 직원들이 같은 툴을 잘 사용할 수 있어야 재택근무가 원활하게 이루어집니다. 재택근무가 활성화된 기업들은 재택근무를 하는 직원과 하지 않는 직원에 따라 다른 툴을 사용하지 않습니다. 재택근무자와 일하는 동료의 입장에서 업무환경을 바라봐야 합니다.
재택근무는 회사의 일하는 방식을 전환하는 일이다
