24. 스마트워크 도입 전 반드시 해야 할 다섯 가지
요즘 기업들은 일인당 또는 팀당 업무 생산성을 급격히 높여주는 스마트워크에 대한 관심이 높습니다. 스마트워크 환경을 제대로 구축한다면, 기업들은 직원들을 늘리지 않고도 직원 당 업무 부하를 줄일 수 있습니다. 하지만, 많은 기업들이 '스마트워크'라는 키워드에 매몰되어 가장 기본적인 IT 지원 사항을 등한시합니다. 가장 기본적인 IT 지원 사항이란 직원들이 업무에 필요한 기업 포털, 노트북과 스마트폰과 같은 IT 자원을 원활하게 사용하는 것입니다. 직원들이 자신의 업무를 제대로 할 수 없는 상황에서 새로운 스마트워크 솔루션 도입을 반기지도 않을 뿐만 아니라 오히려 생산성 효과가 저하시킵니다.
스마트워크는 원활한 IT 자원의 지원이 필수다
노트북, 스마트폰 사용료, 무선랜 , VPN
업무용 PC의 교체 주기를 짧게
얼마 전 한국의 대기업 계열사에서 스마트워크 솔루션을 도입하기 위한 테스트를 진행한 적이 있습니다. 테스트는 처음부터 생각지도 못한 난관에 봉착했습니다. 당연히 윈도즈 10 운영체제와 16GB 메모리가 탑재된 노트북을 사용할 것이라 짐작했지만, 직원들은 윈도즈 7 운영체제와 4GB 메모리가 탑재된 노트북을 쓰고 있었고, 일부 신입 직원들이 윈도우즈 10 운영체제와 8GB 메모리가 탑재된 노트북을 받았습니다. 자리에서 업무를 주로 하는 영업 지원 부서는 데스크톱 PC를 지급받았습니다.
2009년에 출시된 윈도즈 7 운영체제와 4GB 메모리는 일상 업무도 처리하기 어려운 사양입니다. 예상대로 직원은 PC의 전원 버튼을 누르고 담배 한 대를 피운다고 했습니다. 부팅이 완료될 때까지 마냥 앉아서 기다리기 지루하기 때문입니다. 낡은 PC를 사용하는 직원들은 일상의 업무를 처리하기도 느리기 때문에 새로운 애플리케이션 도입을 반길 리가 없습니다. 여유가 없는 직원은 생산성 향상이 아니라 성능 좋은 PC를 요구할 뿐입니다.
많은 기업들의 PC 교체 주기는 5년이 넘습니다. 또한, 매출이 감소할 경우 제일 먼저 PC의 교체주기를 늘립니다. 기업들은 업무 생산성을 높여야 할 시기에 개인 업무 생산성을 저하시키는 방법을 선택합니다. 스마트워크는 일상 업무가 원활하게 이루어지는 직원들에게 더 새로운 환경을 제공하는 것입니다. 직원들의 만족도와 생산성 향상을 위해 스마트워크 솔루션을 도입할 비용으로 차라리 PC를 교체하는 것이 낫습니다.
스마트워크 보다 최신 노트북을 배포하는 것이
생산성 향상에 훨씬 도움이 된다.
데스크톱보다 노트북
스마트워크는 언제 어디서나 일을 할 수 있는 업무 환경입니다. 사무실에 하루 종일 일하는 직원들의 업무형태를 생각해 봅니다. 자신의 책상에서는 자료 작성과 같은 업무에 집중하고, 회의실에서는 자료를 공유하거나 의견을 교환합니다. 휴게 공간에서는 지나가는 직원을 붙잡고 업무에 대한 담소를 나누거나 임원분들에게 자료를 보여주며 장시간 설명하기도 합니다.
직원들은 사무실에 있더라도 정해진 한 곳에서만 일하지 않습니다. 사무실의 어느 공간에서나 일을 할 수 있는 환경은 노트북(랩탑)이 필수입니다. 엄청난 성능을 가진 스마트워크 솔루션보다 노트북을 지급하는 것이 직원들의 만족도와 업무 생산성에 크게 높입니다.
유선랜보다 무선랜
이제 직원들은 노트북을 들고 회의실로 책상으로 휴게 공간으로 임원실로 다니면서 빠르게 업무를 처리할 수 있습니다. 하지만, 많은 자료들은 여전히 서버에 있거나 클라우드에 있습니다. 자세한 설명을 위해 관련 유튜브 동영상을 실시간으로 보여주거나 인터넷 웹사이트를 보여주어야 합니다. 유선랜을 연결하고 IP를 받고 세팅하는 시간은 낭비입니다. 노트북을 열면 자동으로 무선랜에 접속하여 원하는 자료를 바로바로 검색합니다.
고정된 사무환경이 아니라 언제 어디서나 사무실에서 마음껏 일할 수 있는 환경이 먼저입니다. 무선랜 없는 사무실에 스마트워크 솔루션은 빛 좋은 개살구입니다.
VPN으로 업무 공간의 확장
직원들이 사무실을 벗어나 집, 카페 또는 고객사에서 일을 할 수 있습니다. 데스크톱 PC를 가진 직원들은 절대로 이렇게 일할 수 없지만, 노트북이 지급된 직원들은 가능합니다. 외부에서도 회사 서버에 접속하여 자료를 찾거나 파일을 교환할 수 있습니다. 사외에서 안전하게 사내망에 접속하여 업무를 할 수 있도록 하는 것이 가상 사설망 서비스(VPN, Virtual Private Network)입니다. VPN은 인터넷을 통해 집이나 카페에서 안전하게 사무실 네트워크에 접속하게 해주는 서비스입니다.
스마트폰의 월 사용료를 지급해야 한다
직원들은 노트북을 들고 카페나 고객사 등 어디에서라도 접속할 수 있습니다. 노트북에서 VPN을 통해 사내망에 접속할 수 있고 동료들과 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 하지만, 값비싼 데이터 이용료 때문에 노트북과 스마트폰을 연동은 테더링을 주저합니다. 직원들이 마음 편하게 스마트폰 테더링을 활용할 수 있도록 스마트폰 월 사용료를 지급해야 합니다. 이런 소소한 것들을 지원하는 것만으로도 직원들은 자신이 있는 곳이 사무실이라는 느낌을 가지게 됩니다.
그리고 스마트워크 솔루션
기본적인 IT 자원을 원활하게 사용할 수 있는 환경 하에서 스마트워크 솔루션 도입을 검토할 수 있습니다. 많은 기업들이 스마트워크 솔루션 도입 후 사용률이 급격히 저조한 상황이 오면 기본적인 것들을 고려하기 시작합니다. 최소한 스마트워크 솔루션 도입 시점에라도 기본적인 것들이 지원되어야 합니다. 이런 것들은 직원들의 월급을 조금 올리는 것보다 직원들의 충성도를 훨씬 더 많이 높일 수 있습니다.
기본적인 IT 자원이 직원들에게 지급된다면, 직원들은 각자 알아서 스마트워크를 시작합니다. 스마트폰에서 카카오톡으로 마음껏 자료를 주고받습니다. 인터넷에 무료로 제공되는 구글, 마이크로소프트, 시스코, 슬랙 등의 솔루션을 업무에 활용합니다. 좀 더 체계적으로 관리하고 보안을 강화하기 위해 유료 버전이 필요하지만, 협업을 우한 기능들은 무료입니다. 채팅, 일대일 통화, 일대일 영상회의, 문서 공유 등의 일반적인 협업 기능은 무료로 제공되는 일반 기능입니다.
많은 기업들이 기본적인 IT 지원 사항을 간과하고
모래 위에 성을 쌓고 있다.
