25. 시스코 사무실에 스마트워크를 적용하다 (1/2)

스마트워크의 구현은 기업마다 다르다

   스마트워크는 언제 어디서나 일을 할 수 있는 업무환경입니다. 목표는 하나이지만 목표를 이루려는 전략과 전술은 기업마다 천차만별입니다. 기업들의 업무 환경이 다르고 현재 상황이 다르고 세부 사항의 우선순위가 다르기 때문입니다.  

   예를 들어, 신규 사옥을 짓거나 사무실 이전이 예상되는 기업은 스마트워크를 위한 사무실 레노베이션부터 고민합니다. 데스크톱 PC를 사용하는 기업은 랩탑과 무선랜 도입이 핵심과제입니다. 낡은 전화 시스템을 가진 기업은 전화 및 영상통화 앱, 그리고 클릭 투 콜 구현하고자 합니다. 사무실을 벗어나면 업무가 중단되는 환경을 극복하기 위해 VPN을 모바일과 랩탑에 설치하는 것, 전국에 흩어져 있는 사무실과 원활한 커뮤니케이션을 위해 영상회의 솔루션을 도입하는 것, 언제 어디서나 일하기 위해 데스크톱 가상화를 구축하는 것, 팀 협업 솔루션을 배포하는 것  그리고 인터넷 및 전용회선의 대역폭을 늘리고 효율적인 활용하기 위해 SD-WAN (Software Defined WAN)을 도입하는 것도 스마트워크입니다. 

   스마트워크는 기업의 생산성을 향상하고 원격지에 흩어진 직원들이 같이 있는 것처럼 일할 수 있는 업무환경입니다. 한국은 아직 스마트워크에 대한 경험을 갖춘 사람들이 많지 않아 많은 시행착오를 겪고 있습니다. 어느 정도 시간이 지나면서 각 기업의 상황에 맞는 스마트워크 환경이 구축될 것입니다.

 

시스코 시스템즈 오피스의 사무실 레노베이션 조사 결과

   시스코 시스템즈 싱가포르 사무실은 임대료가 저렴한 공항 근처의 창이 비즈니스 파크에 있었습니다. 2018년 사무실을 싱가포르 중심부의 메이플트리 비즈시티로 이전하기로 결정하였습니다. 시스코는 아시아 태평양 지역 본부인 싱가포르 오피스를 이전하면서 시스코가 지향하는 새로운 콘셉트의 스마트워크 환경을 구현하였습니다. 단순히 사무실을 현대적  감각으로 인테리어를 새롭게 하는 것을 넘어 새로운 시도를 하였습니다. 시스코는 직원들이 더 자주 만나게 하고, 더 자주 재택근무를 하게 하고, 더 자주 협업을 할 수 있게 하기 위해 새로운 시도를 하였습니다. 그중에 가장 눈에 띄는 것이 회의실에 대한 개선 작업이었습니다.

   시스코는 직원들이 회의실을 어떻게 사용하는 지를 몇 달간 추적하였습니다. 시스코 사무실은 4인 이하의 소형 회의실, 10인 이하의 중형 회의실 그리고 10인 이상이 사용할 수 있는 대형회의실을 1:6:3의 비율로 갖추고 있었습니다. 하지만, 직원들은 회의실 크기에 맞게 사용하지 않았습니다. 실제로 4인 이하의 회의, 10인 이하의 회의 그리고 10인 이상의 회의 비율이70:14:16 이었습니다. 70%가 넘는 회의가 4인 이하의 회의였지만, 소형 회의실은 10% 정도만이 있었습니다. 4인이하의 작은 회의가 중형 회의실과 대형 회의실에서 진행되었습니다. 

   시스코는 몇 달간의 추적과 직원 인터뷰를 통해 회의실과 관련된 몇 가지 사실을 알아냈습니다. 첫째, 임원들이 소형 회의실을 장기간 사용하면서 소형 회의실이 부족하였습니다. 둘째, 영상회의를 하기 위해서는 중대형 회의실을 반드시 예약해야 했습니다. 중대형 회의실에만 영상장비가 있었습니다. 셋째, 예약하고 사용하지 않는 회의실이 너무 많았습니다. 직원들은 사용하지 않게 된 회의실을 예약 해지를 하지 않았습니다. 

   그리고, 직원들은 항상 사무실에서 일하지 않았습니다.  고객이나 파트너를 만나기 위해 이동하거나 외부 미팅에 많은 시간을 사용하였습니다. 모든 직원에게 좌석이 할당되었지만 비어있는 시간이 절반을 넘었습니다. 직원들은 업무 성격에 따라 원격 근무나 재택근무를 하고 있었습니다. 

사무실 레노베이션의 전략

   이런 조사 결과를 바탕으로 시스코는 사무실 레노베이션의 전략을 세 가지로 세웠습니다. 첫째, 직원들이 원격근무를 많이 한다고 가정하였습니다. 고정좌석제가 아니라 유연 좌석제를 도입하였고, 사무실이 아닌 고객사나 집에서도 회사에 있을 때와 동일한 권한을 부여하였습니다. 둘째, 회의실은 대형보다는 중형 회의실을 많이 늘렸습니다. 중형 회의실을 직원들이 선호할 뿐만 아니라 사용률도 가장 높았습니다. 셋째, 예약하지 않고 사용할 수 있는 회의실을 많이 늘렸습니다. 정기적으로 열리는 회의는 회의실 예약이 필요하지만 많은 회의가 예약이 불필요하다고 느꼈습니다.   

   

  아이러니하게도 회의실을 효과적으로 사용하기 위해  예약 시스템을 만들었지만, 예약 시스템으로 인해 회의실의 사용률은 급격히 낮아졌습니다. 다른 직원이 회의실을 예약하고 사용하지 않더라도 다른 직원들이 사용할 수가 없었기 때문입니다. 또한, 책상을 효율적으로 사용하기 위해 지정 좌석을 만들었지만, 고객 미팅을 위한 원격 근무자가 급격히 늘어나면서 주인 없는 책상이 너무 많았습니다. 

   시스코는 조사 결과를 바탕으로 싱가포르 오피스와 시스코 오피스를 레노베이션하였습니다. 시스코는 항상 부족해 보이는 회의실을 획기적인 방법으로 개선하였습니다. 회의실의 수를 줄이면서 회의실 활용도를 늘렸고, 작은 회의실도 큰 회의실만큼의 효과를 발휘하였습니다.