26. 시스코 사무실에 스마트워크를 적용하다 (2/2)
사무실은 일하는 곳이 아니라 동료들과 협업을 하는 곳.
시스코 직원들은 언제 어디서나 일을 할 수 있는 환경이 갖추어져 있습니다. 직원들은 매니저와의 협의를 통해 언제 어디서나 재택 및 원격 근무를 합니다. 여기서 근본적인 질문이 시작됩니다. 직원들이 회사에 나오는 이유는 무엇일까요? 직원들은 집이나 카페에서 업무를 하면서 부족한 부분을 사무실에서 채우기 위해 출근합니다. 사무실은 더 이상 일을 하는 공간이 아니라 동료들과 협업하는 공간입니다.
사무실은 직원들이 더 자주 만나고 더 편하게 회의할 수 있게 디자인되었습니다. 각 층마다 직원들이 모이는 카페 공간이 마련되었습니다. 시스코 싱가포르 오피스와 한국 오피스는 직원들 간의 협업이 활발하게 일어나도록 레노베이션되었습니다.
회의실 - 만나는 방법을 바꾸다
사람과 사람이 만나서 협업할 수 있는 회의실이 가장 많은 변화가 있었습니다.
1) 전체 회의실 면적을 32%로 줄이다
회의실에 할당된 면적을 기존의 68% 수준으로 줄였습니다. 중대형 회의실은 줄이고 소형 회의실은 늘렸습니다. 회의실 활용도 조사에서 직원들은 4인 이하의 회의를 많이 하였습니다.
2) 임원실을 없애고 회의실로 전환하다
회의실 면적을 줄이면서도 회의실의 수는 증가할 수 있었던 이유는 임원들도 일반 직원과 같은 자리에서 일을 하기 때문입니다. 기존의 임원실은 허들룸으로 전환되었습니다. 처음 임원실에서 나온 임원들이 직원들과 섞여서 일하는 것을 어섹해 하였지만 시간이 많은 것을 해결해 주었습니다.
3) 모든 회의실에 영상 장비를 배치하다
회의실의 규모에 맞게 다양한 영상회의 장비를 배치하였습니다. 영상회의실을 중대형 회의실에 배치하다 보니 한 두 명이 대형 회의실을 점유하는 사례가 빈번하였기 때문입니다. 회의실의 자료 공유를 위한 프로젝터와 HDMI 케이블은 사라지고, 대형 디스플레이와 WLAN을 활용한 자료 공유로 전환하였습니다.
영상회의 장비가 배치되면서 웹엑스 미팅 또는 웹엑스 팀즈 앱의 인텔리전트 프락시미티(Intelligent Proximity)를 사용할 수 있었습니다. 인텔리전트 프락시미티 기능은 직원들이 랩탑이나 스마트폰을 가지고 회의실에 들어가면 영상 단말과 자동으로 페어링 되게 합니다. 페어링 된 단말은 자료나 화면을 공유하거나 장비를 제어할 수 있습니다.
4) 예약하지 않은 회의실을 늘리다
예약을 해야 사용하는 회의실을 줄이고 예약 없이 사용할 수 있는 회의실을 늘렸습니다. 한정된 회의실을 효율적으로 사용하기 위해 예약 시스템을 만들었지만, 예약을 하고도 사용하지 않는 회의실로 인해 전체적인 사용률이 떨어졌습니다. 직원들의 책상 옆에 예약하지 않아도 되는 1-2인을 위한 콰이어트룸과 4인 이하의 허들룸을 배치하여 언제든지 사용할 수 있게 하였습니다. 직원들이 회의실을 예약하지 못해 회의를 하지 못할까 봐 불안해하였지만, 회의실이 증가하면서 직원들의 만족도는 증가하였습니다. 10인 이하의 작은 회의는 반드시 회의 공간이 존재했기 때문입니다.
모바일 데스크 - 일하는 방식을 바꾸다
기존에 모든 직원은 전용 지정석이 있었습니다. 자리를 바꾸고 싶어도 바꿀 수 없었고 다른 사람은 절대로 사용할 수 없었습니다. 지정석에서 모바일 데스크로 바뀌면서 변화가 있었습니다.
1) 칸막이가 사라지다
책상에 누가 앉아서 일하는 지를 멀리서도 쉽게 확인할 수 있도록 칸막이가 사라졌습니다. 직원들은 질문이 있거나 의논을 해야 할 때 쉽게 상대방을 찾을 수 있습니다. 옆사람과 앞사람에게 질문하는 것이 어렵지 않습니다.
2) 책상 수를 직원 수 대비 70% 정도를 유지하다.
처음 출근하는 직원들은 자기 자리가 없을 수도 있다는 불안감울 가졌습니다. 하지만, 절반 이상의 직원들이 항상 원격 근무나 재택근무를 하기 때문에 자리가 부족하지 않습니다. 출근율이 늘더라도 일을 할 수 있는 다양한 공간들이 있습니다. 현재의 구조는 향후 직원의 수가 증가하더라도 새로운 사무실을 임대하지 않아도 됩니다.
3) 창밖을 바라보는 자리가 만들어지다
적지 않은 직원들이 창밖을 바라보는 자리를 선호합니다. 창밖을 바라보는 자리는 책상 크기가 더 작아도 직원의 만족도는 높습니다.
4) 같은 주제나 목표를 가진 일시적인 그룹이 모일 수 있는 책상들이 생기다
10명 이상이 앉을 수 있는 긴 테이블이 여러 곳에 배치되었습니다. 모바일 데스크는 선호가 가장 높지만, 협업이 필요할 경우에는 함께 앉아서 논의를 할 수 있습니다.
정리
사무실은 일하는 곳이 아니라 협업하는 곳입니다. 실제로 회의가 많은 직원들이 출근합니다. 혼자서 문서를 만들거나 자료를 정리할 때는 재택을 선호합니다. 시스코는 사무실을 협업하는 곳으로 디지 안 하였습니다.
