하이브리드 근무 시대, 제대로 일하기
이 글은 하버드 비즈니스 리뷰 2021년 5-6월호에 린다 그랜턴 (Lynda Gratton)의 기고를 요약정리한 것입니다.
Never Go Back
판데믹 이후 기업들은 언제 어디서나 일할 수 있는 업무 환경을 갖추는 것이 중요하다는 것에 눈을 떴습니다. 재택근무와 사무실 근무 그리고 이동 근무 환경을 지원하는 하이브리드 업무 환경 (Hybrid Work)을 기업은 어떻게 받아들일까요?
판데믹 전 수년 동안 일본 후지쯔는 유연 근무 방식을 채택하기 위해 노력하였습니다. 일본의 관리자들은 상호 대면과 근무시간 준수를 중요하게 여겼고, 2020년 2월 설문조사에서 직원의 74%는 사무실이 가장 일하기 좋은 장소라고 생각했습니다.
2020년 3월부터 후지쯔는 강제 재택근무를 시작했습니다. 5월 설문 조사에서 직원의 15%만이 사무실이 가장 일하기 좋은 회사라고 하였습니다. 직원의 30%는 재택근무를 선호했고, 55%는 집과 사무실이 혼합된 하이브리드 업무 환경을 선호했습니다.
기업들은 판데믹이 끝나도 하이브리드 워크 환경을 계속 유지할 것입니다.
하이브리드 업무 환경의 구성 요소
하이브리드 업무 환경을 설계하는 것은 쉽지 않습니다. 전통적인 업무 환경은 공간만 고려했지만, 하이브리드 업무 환경은 시간과 공간을 함께 고려해야 합니다.
판데믹 이후 공간은 사무실에서 벗어나 가정, 카페, 지하철 등의 제약 없는 환경으로 전환하였습니다. 이에 따라 시간도 9시에서 6시까지 근무하는 환경에서 시간 제약이 없는 환경으로 전환하였습니다. 이런 변화를 시간과 공간이라는 두 축으로 다음과 같이 설명할 수 있습니다.
위의 그림에서 왼쪽 하단의 전통적인 업무 환경은 오전 9시부터 오후 5시까지 사무실에서 근무하는 환경을 의미합니다. 판데믹 이전 대부분의 기업은 전통적인 업무 환경의 단점을 인지하지 못했지만, 판데믹 이후 기업은 유연 근무의 장점을 인지하고 변화하기 시작했습니다. 앞으로 하이브리드 워크 환경은 기업의 기본적인 업무 환경으로 자리 잡을 것입니다.
1) 업무 및 작업
기업에서 주요 직원들의 페르소나를 생산성의 주요 요인을 시간과 공간의 개념으로 분석합니다. 몇 가지 업무를 살펴봅니다.
전략 기획가
생산성의 주요 요인은 집중(forcus)입니다. 시장 정보를 수집하고 사업 계획을 수립할 때 3시간 또는 그 이상 집중해서 일할 수 있는 환경이 필요합니다. 집중은 공간보다 시간입니다. 다른 직원들로부터 방해받지 않는 시간만 확보한다면 장소는 집이나 사무실이나 상관없습니다.
관리자
생산성의 주요 요인은 조정(Coordination)입니다. 팀원들과 실시간으로 피드백을 정기적으로 주고받고, 모범 사례를 공유하고, 멘토링과 코칭을 해야 합니다. 조정은 공간보다 시간입니다. 전략 기획가는 다른 직원들로부터 방해받지 않는 시간이지만, 관리자는 팀원들과 공유할 수 있는 시간입니다. 팀원과 관리자가 서로 시간만 맞출 수 있다면 장소는 집이나 사무실 또는 카페여도 상관없습니다. 관리자는 실시간 커뮤니케이션이 가능한 웹엑스, 줌, 팀즈, 구글 미트 등과 같은 설루션이 필요합니다.
제품 개발자
생산성의 주요 요인은 협력 (Cooperation)입니다. 사람들과 함께 아이디어를 주고받고 함께 제품을 만듭니다. 협력은 시간보다 공간입니다. 혁신은 직원들, 고객들 그리고 관계자들과 사무실에서 복도에서 화장실에서 우연한 만남을 통해 혁신은 이루어집니다. 직원들이 서로 친해질 수 있는 사무실이 필요합니다. 아마도 미래에는 물리적 공간을 공유할 필요가 없을지도 모르지만, 지금은 혁신적인 아이디어를 모으기 위해 물리적인 접촉은 필수입니다.
마케터
생산성의 주요 요인은 에너지(Energy)입니다. 재택근무는 출퇴근의 부담에서 벗어나기 때문에 낮에는 산 책을 하거나 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있습니다. 보통 직원들은 재택근무를 할 때 에너지가 넘칩니다. 에너지는 시간과 공간이 모두 필요합니다.
하이브리드 근무 방식을 설계는 장점을 강화하고 단점을 최소화하는 것이 아니라 장점과 단점을 트레이드오프 하는 것입니다. 예를 들면, 재택근무는 에너지를 증가시키지만 고립감을 느끼기 쉽고, 사무실 근무는 협력을 증가시키지만 에너지를 감소시킵니다. 개인들의 모든 일정을 공유하여 조정을 개선할 수 있지만 지속적인 대화는 집중을 저해합니다.
따라서, 하이브리드 업무 환경을 지원하는 사무실은 생산성을 향상하는 주요 요인을 강화할 수 있도록 설계해야 합니다. 예를 들면, 후지쯔는 협력을 극대화할 수 있는 허브 사무실, 조정을 촉진하는 위성 사무실, 집중을 강화하는 공유 사무실 등을 설계했습니다.
허브 사무실
허브 사무실은 부서 간 협력과 우연한 만남을 설계합니다. 허브 사무실은 브레인스토밍, 팀빌딩, 신제품 공동 개발 등에 필요한 첨단 기술을 적용합니다. 개방형 공간을 만들고 고객과 협력업체 직원들도 함께 협업할 수 있는 구조입니다.
위성 사무실
위성 사무실은 공유하는 프로젝트를 팀 간 또는 팀 내부 간 조정이 용이하도록 설계합니다. 보안 네트워크와 고급 화상회의 시설을 제공합니다. 여러 팀이 온라인으로 모일 수 있는 회의 공간이 있습니다. 온라인 미팅은 재택 근무자가 겪는 고립감과 외로움을 일부 해결합니다.
공유 사무실
공유 사무실은 일본 전역의 도시나 교외 기차역에 위치합니다. 출장 중에 잠깐 사용하거나 재택근무 대신 사용하는 공간입니다. 직원들은 누구나 사용할 수 있습니다. 생산성 목표는 집중입니다.
2) 직원 선호도
생산성을 향상하고 성과를 내는 것은 개인 선호도에 따라 크게 달라집니다. 하이브리드 업무 환경은 업무 성격에 따른 차이뿐만 아니라 직원의 성향에 따른 차이도 고려해야 합니다. 예를 들면, 생산성 주요 요인이 집중인 전략 기획가가 둘이 있습니다. 40세의 조지는 교외에 살고 있고 낮에 아이들이 학교에 가기 때문에 재택근무를 선호하고 일주일에 한두 번 출근합니다. 28세의 릴리는 시내에 살고 있고 룸메이트들과 아파트를 공유하기 때문에 사무실 근무를 선호합니다. 또한, 조지는 8년간의 근무 기간 동안 탄탄한 인맥을 구축하였기 때문에 사무실 근무의 필요성이 낮지만, 최근 입사한 릴리는 멘토링과 코칭이 필요하고 인맥 구축을 위해 사무실 근무의 필요성이 큽니다.
설문조사를 진행하여 개인 선호도를 추적합니다. 직원들이 효율적인 재택근무 환경이 만들어져 있지 않다면 사무실 근무를 선택합니다.
노르웨어 에너지 기업 에퀴 노르(Equinor)는 설문조사를 통해 직원들의 선호도에 따른 9가지 복합 페르소나를 개발하고 페르소나에 맞는 하이브리드 근무 지침을 만들었습니다. 관리자들은 각각 페르소나에 어떻게 대응할지를 검토합니다.
3) 프로젝트 및 업무 프로세스
성공적인 하이브리드 근무를 위해 업무가 진행되는 프로세스를 고려해야 합니다. 팀원들 중 일부는 사무실 근무를 하고, 일부는 재택근무를 합니다. 모두 한 곳에 있을 때 업무 방식을 조정하는 것은 단순하지만, 하이브리드 워크 환경에서는 훨씬 더 복잡합니다.
예를 들면, 에퀴 노르의 조나스는 북해 가스전에 있는 콜스네스 플랜트에서 일하는 검사 엔지니어입니다. 플랜트의 관리자는 조나스와 팀원들에게 영상 장비와 디지털 장비를 제공하여 원격에서 플랜트에서 발생하는 데이터를 분석하고 현장을 검사하도록 하였습니다. 또한, 후지쯔는 관리자들에게 업무 프로세스에 필요한 다양한 디지털 기기를 지원합니다. 관리자들은 팀원들과 팀의 업무 부하를 평가하고 원격 근무 상황을 점검하고 데이터를 분석합니다.
기업들은 업무 프로세스 자동화를 할 때 기존의 잘못된 관행을 그대로 유지하여 문제를 일으켰습니다. 결국, 업무 프로세스를 재설계하고 기존의 결함과 문제점들을 해결하였습니다. 하이브리드 워크도 마찬가지입니다. 하이브리드 업무 환경에 맞게 업무 프로세스를 제설 계해야 합니다.
중복된 작업은 없는 가?
예를 들면, 전통적인 업무에 있던 수많은 회의가 하이브리드 워크 환경에도 그대로 적용되었습니다. 회의를 없애거나 조정해야 하고, 수시로 미팅을 하는 상황으로 바꿔서 생산성을 높입니다.
작업을 자동화하거나 팀 외부로 할당할 수 있는가?
예를 들면, 은행에서 계좌를 개설하는 프로세스는 반드시 얼굴을 보고 직접 서명을 해야 했지만, 팬더믹 이후 계좌 개설 프로세스로 비대면으로 재설계하였습니다.
업무 장소를 위한 새로운 목적을 재구상할 수 있는 가?
얘를 들면, 하이브리드 워크 환경에서 사무실은 협력과 창의성을 장려하는 공간으로 바꿀 수 있습니다.
4) 포용과 공정
직장에서 불공평하다는 느낌은 생산성을 떨어뜨리고 번아웃을 가져옵니다. 협업을 줄이고 직원의 근속 비율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 유연 근무를 개별 관리자에게 상황에 맞게 프로세스를 갖추도록 했을 때 자유는 많이 주어졌지만, 불공정의 문제가 발생했습니다. 또한, 시간과 장소에 의지하는 직무를 가진 직원들은 하이브리드 워크 환경의 혜택을 받지 못하기 때문에 부당한 대우를 받는다고 생각했습니다.
포용과 공정은 하이브리드 워크에서 매우 중요한 가치입니다. 직원들이 새로운 업무 방식에 대해 목소를 내고 협력할 수 있는 환경을 만들어야 합니다.
