업무용 문서는 정성, 정량적으로 제발요
문서 작업 관련 자료나 포스팅을 가끔 보면, 방법을 설명하는 글은 많지만 예시를 많이 보여주는 자료는 흔치 않더라고요. 그래서 가급적이면 예시 위주의 포스팅을 하려고 노력은 하고 있습니다.
예시 위주의 포스팅이 까다롭긴 합니다. 준비도 힘들고, 콘텐츠를 베껴가기도 하고, 공격받기도 쉽거든요. 답이 있는 게 아니니 말이죠. 적당히 논리적으로 까면 그 말도 또 맞기도 해서요. 그래도 제가 만든 콘텐츠들이
퀄리티가 좋길 바라면서 꾸준히 해 봅니다.
1. 정성적, 정량적 표현의 이해
1) 정성적 표현 (Qualitative Expression)
- 대상의 특성, 품질, 속성 등을 수치나 양적인 측면이 아닌 특징적인 측면에서 표현하는 방식으로 종종 카테고리나 범주로 표현되기도 합니다. 예를 들면, 색상(빨강, 파랑), 느낌(따뜻한, 차가운), 종류(나무, 금속) 등입니다.
- 이는 주관적일 수 있으며, 구체적인 수치로 나타내지 않습니다. 하지만 추상적이거나 모호해서는 안됩니다. 예를 들어, "그 사람은 착하다."라는 표현 보다는 "그 사람은 매일 아침 노인들을 건너편 길로 안전하게 건너게 도와준다."는 구체적인 사실을 통한 표현이 문서작업에서 원하는 정성적 표현이라 할 수 있습니다.
- 예시 문장: "이 디자인은 따뜻한 느낌을 주기 위해 파스텔 톤의 색상을 사용했다."
- 단어 표현 예시들 (하단에 더 많은 예시가 있습니다)
1. 친환경 ➡ Pb-free, As-free (해당 유해물질을 제거한/포함하지 않은 등)
2. 첨단산업 ➡ 나노기술, 바이오테크
3. 바이오소재 ➡ (식물성) 셀룰로오스 나노소재, 콜라겐 (완제품) 바이오플라스틱, 생분해성 필름 등
4. 헬스케어 ➡ 웨어러블 기기(스마트워치, 피트니스 트래커 등), 텔레메디신 등
5. 스마트모빌리티 ➡ 자율주행차, 드론 배송 서비스 등
2) 정량적 표현
- 구체 적인 수치, 데이터, 통계 등으로 아이디어나 계획을 명확하게 전달하는 방식으로, 정성적 표현에 비해 이해하기는 쉽지만 그만큼 관련 지식을 알고 있어야 하기도 합니다.
- 예시 문장: "이 디자인은 20-30대 여성 타겟을 위해 파스텔 톤의 색상을 60% 사용하였다."
- 단어 표현 예시들 (하단에 더 많은 예시가 있습니다)
1. 차세대 ➡ 00mm 나노급 8세대 AI 칩셋
2. 고성능 ➡ 1회 충전 당 500km 주행 성능의 전기차
3. 초경량 ➡ 0.0005g의 초미세 부품
4. 고강도 ➡ 압축강도 100,000kpa
5. 고부가가치 ➡ 20만 GT급 유조선
3) 포인트
- "좋다"는 표현은 좋지 않습니다. "좋다"라는 감정을 스스로 인식하도록 작성해야 합니다.
- 정성, 정량적 표현이 좋은 수단이 될 수 있습니다.
2. 정성, 정량적인 표현이 왜 필요할까
1) 감정과 느낌의 전달
- 정성적 표현은 감정, 느낌, 분위기 등을 전달하는 데 있어 중요합니다. 특히 디자인, 예술, 광고 등의 분야에서는 작품의 의도나 메시지를 전달하는 데 있어 필수적입니다.
2) 복잡성의 명료화
- 복잡한 현상, 문제나 상황에 대한 이해를 제공하기에도 좋습니다. 예를 들면, 고객의 제품에 대한 만족도나 경험을 설명하는 데 유용하죠. 그만큼 글을 읽는 사람으로 하여금 상황의 복잡성을 이해하는 데에도 도움을 줄 수 있습니다.
3) 구체적인 정보의 제공
- 정량적 표현은 구체적이고 정확한 정보를 제공하는 데 중요합니다. 예를 들어, 특정 제품의 성능, 효과, 시장 점유율 등을 나타낼 때 정확한 수치를 제공하는 것이 중요합니다.
- 상황의 크기나 범위를 명확하게 파악할 수 있도록 합니다.
4) 신뢰성과 설득력 강화
- 결정을 내리거나 계획을 세울 때 필요한 기준을 제공함으로써 신뢰성과 설득력을 높여줍니다.
5) 비교와 평가
- 정량적 표현은 제품이나 서비스를 다른 것들과 비교하거나 평가할 때 필요합니다. 예를 들어, 시장 분석이나 경쟁사 분석에서는 정확한 수치를 통해 객관적인 비교를 할 수 있습니다.
- 비교 및 분석을 통해 추세나 행동을 예측하고 그에 따른 전략을 수립할 수 있습니다.
3. 효율적인 업무를 위해서도 필요하다
1) 정성적 문서 작성
- 문제 식별과 우선순위 설정: 정성적 데이터와 리뷰, 피드백을 통해 조직 내 문제와 우선순위를 파악하고, 이를 통해 효율적인 개선 목표를 설정할 수 있습니다.
- 업무 프로세스 개선: 정성적 피드백과 경험 공유를 통해 업무 프로세스를 개선하고 직원들의 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
- 품질 관리: 제품 또는 서비스 품질에 대한 고객의 인식과 경험을 정성적으로 문서화하여 문제를 식별하고 향상시킬 수 있습니다.
2. 정량적 문서 작성
- 성과 측정과 비교: 정량적 데이터를 통해 업무 성과를 측정하고 이전 기간 또는 경쟁사와 비교하여 효율성을 확인할 수 있습니다.
- 자원 할당 최적화: 자원과 예산을 효율적으로 할당하기 위해 데이터를 사용하여 우선순위를 결정하고 리소스를 관리합니다.
- 시간 관리: 업무에 소요된 시간을 추적하고 비효율적인 작업을 식별하여 생산성을 향상시킵니다.
3. 전략 수립 및 의사 결정
- 정성적 분석: 조직의 강점과 약점, 기회, 위협을 파악하는 데 도움을 주고, 장기적인 전략 수립에 영향을 미칩니다.
- 정량적 분석: 데이터 기반의 의사 결정을 지원하며, 목표 달성을 위한 구체적인 지표와 계획을 수립할 수 있습니다.
4. 품질 향상과 문제 해결
- 정성적 분석: 정성적 데이터는 고객 피드백을 기반으로 제품 또는 서비스 개선을 돕고, 고객 만족도를 향상시킵니다.
- 정량적 분석: 정량적 데이터는 과정 중 문제를 식별하고 조치를 취하는 데 도움을 주며, 품질 향상을 촉진합니다.
5. 효과적인 의사소통
- 정성적 보고서: 내부 및 외부 이해관계자와의 효과적인 의사소통을 지원하여 조직 내에서 협력과 이해를 촉진합니다.
- 정량적 보고서: 명확하고 객관적인 정보 제공으로 의사 결정자들이 신속하게 행동을 취할 수 있게 돕습니다.
4. 정성, 정량적 표현 예시
1) 정량적 표현 예시
1. 차세대 ➡ 00mm 나노급 8세대 AI 칩셋
2. 고성능 ➡ 1회 충전 당 500km 주행 성능의 전기차
3. 초경량 ➡ 0.0005g의 초미세 부품
4. 고강도 ➡ 압축강도 100,000kpa
5. 고부가가치 ➡ 20만 GT급 유조선
6. 저진동․저소음 ➡ 1.0㎜ 진동, 40dB 이하 소음
8. 저탄소 ➡ CO2 발생이 30% 감소
9. 신공정 ➡ 기존 공정 대비 25%이상 효율성 증가
10. 높은 해상도 ➡ 8K UHD 디스플레이, 48MP 카메라 등
11. 저전력 ➡ 전력 소비 50% 감소
12. 빠른 충전 ➡ 0-80% 충전이 20분 이내
13. 넓은 범위 ➡ 360도 전방 감지 센서
14. 높은 전송 속도 ➡ 10Gbps 초고속 전송
15. 넓은 저장 공간 ➡ 5TB SSD
16. 낮은 전력 소비 ➡ 전력 소비 10W 이하
17. 긴 사용 시간 ➡ 배터리 지속시간 24시간 이상
18. 효율적 ➡ 기존 대비 15% 더 높은 연료 효율
19. 짧은 반응 시간 ➡ 0.5초 내 반응
20. 높은 밀도 ➡ 밀도 8,000kg/m^3
21. 저비용 ➡ 생산비용이 30% 절감
22. 저풍력 ➡ 풍력 저항이 15% 감소
23. 빠른 속도 ➡ 0-100km/h 가속이 2초 이내
24. 고내구성 ➡ 10년 이상 사용 가능
25. 높은 에너지 밀도 ➡ 350Wh/kg 에너지 밀도
26. 긴 수명 ➡ 1,000회 이상 충전 가능
27. 높은 안정성 ➡ 온도 변동에 대한 저항력이 300% 향상
28. 넓은 작동 범위 ➡ -40℃ ~ 80℃에서 안정적 작동
29. 빠른 통신 ➡ 6G 네트워크 지원
30. 최적화된 디자인 ➡ 공기 저항 계수 0.25 이하
31. 높은 정밀도 ➡ 오차 범위 0.001% 이하
2) 정성적 표현 예시
1. 친환경 ➡ Pb-free, As-free (해당 유해물질을 제거한/포함하지 않은 등)
2. 첨단산업 ➡ 나노기술, 바이오테크
3. 바이오소재 ➡ (식물성) 셀룰로오스 나노소재, 콜라겐 (완제품) 바이오플라스틱, 생분해성 필름 등
4. 헬스케어 ➡ 웨어러블 기기(스마트워치, 피트니스 트래커 등), 텔레메디신 등
5. 스마트모빌리티 ➡ 자율주행차, 드론 배송 서비스 등
6. 정보통신 ➡ 5G, 위성 인터넷 서비스 등
7. 식품과학 ➡ (원료) 프로바이오틱스, 항산화제 (완제품) 퍼펙션 스무디, 비건 스낵 등
8. 스마트농업 ➡ 수직 농장, AI 기반 농작업 관리 시스템 등
9. 원자력 ➡ 소형 원자로, 방사선 치료 기술 등
10. 우주산업 ➡ 위성 발사 서비스, 우주 관광 등
11. 로봇공학 ➡ 가정용 로봇, 산업용 로봇 등
12. 환경공학 ➡ 대기질 관리 시스템, 폐수 처리 기술 등
13. 모바일솔루션 ➡ AR/VR 앱, 클라우드 기반 서비스 등
14. 금융기술 ➡ 블록체인, 암호화폐 결제 시스템 등
15. 교육테크 ➡ 가상 현실 교육 플랫폼, 온라인 튜터링 서비스 등
16. 에너지저장 ➡ 리튬 이온 배터리, 수소 연료전지 등
17. 가정용품 ➡ 스마트 홈 시스템, AI 기반 가전제품 등
18. 스포츠기술 ➡ 고성능 스포츠웨어, 실시간 성능 분석 툴 등
19. 멀티미디어 ➡ 3D 프린팅, 홀로그램 기술 등
20. 의료기기 ➡ 3D 인쇄된 인공 관절, 원격 진료 시스템 등
21. 방위산업 ➡ 드론 기반 감시 시스템, 전자전 기술 등
22. 마이크로일렉트로닉 ➡ 초소형 반도체, 나노 센서 등
23. 광학기술 ➡ 고해상도 카메라 렌즈, 레이저 기반 측정 장치 등
24. 바이오메디컬 ➡ 유전자 편집, 줄기세포 치료 등
25. 디지털엔터테인먼트 ➡ 스트리밍 서비스, 게임 기반 교육 플랫폼 등
26. 데이터사이언스 ➡ 빅데이터 분석, 기계 학습 플랫폼 등
27. 스마트그리드 ➡ 재생 에너지 기반 전력 시스템, 에너지 효율 관리 시스템 등
28. 해양기술 ➡ 심해 탐사 장비, 지속 가능한 수산업 기술 등
29. 텔레커뮤니케이션 ➡ 광대역 네트워크, 셀룰러 기반 서비스 등
30. 항공우주 ➡ 전기기반 항공기, 우주 광산 산업 등
31. 사이버보안 ➡ 멀티 팩터 인증, 딥러닝 기반 해킹 탐지 시스템 등
5. 이제 문장을 작성해 보자
1) 높은 안정성 ➡ 온도 변동에 대한 저항력이 300% 향상
* 발표식 표현>>
- "본 장비는 기존 최고 성능인 A사의 모델과 비교해 온도 변동에 대한 저항력이 300% 향상되어, 남극 최저 기온인 영하 67도 그리고 지구상에서 아직은 도달한 적 없는 영상 60도 환경을 극단적으로 오가는 극한조건에서도 오차율 0.01% 이내로 작동합니다.
* 개조식 표현(문서 표현)>>
- A사 모델 대비 온도 변동에 대한 저항력 300% 향상
- 극한 환경 테스트에서 오차율 0.01% 이내 작동
※ 영하 67도, 영상 60도 챔버에서 10분간 100회 반복 테스트, 챔버 간 이동 시간 1분 이내
2) 스포츠기술 ➡ 고성능 스포츠웨어
* 발표식 표현>>
- 본 스포츠웨어의 통풍 소재는 자체 개발된 소재로써 바람 손실율 20% 이하의 성능을 보이면서도 속살이 비치지 않습니다.
- 개조식 표현(문서 표현)>>
- 바람 손실율 20% 이하 성능의 소재를 사용한 스포츠웨어
※ 00시험 평가원 분석 결과, 2022.01.01
- 높은 통풍효과에도 속살이 비치지 않음
※ 일반인 30명 테스트. 10m, 5m, 2m 이내 거리에서 각각 테스트
3) 스마트농업 ➡ AI 기반 수직 농장 시스템
* 발표식 표현>>
- AI 기반 수직 농장 기술은 일반 평지 농장에 비해 70% 이상의 생산량 향상을 보여주며, 작물 생산 비용이 30% 절감됨을 지난달 00식품부의 연구로 확인하였습니다.
* 개조식 표현(문서 표현)>>
- 평지 농장 대비 70% 이상 생산량 향상
※ 평지 농장 100평 대비 실 평수 30평, 농지 규모 100평의 수직 농장 자체 테스트 결과
- 30% 작물 생산 비용 절감
※ 2023년 00식품부 연구 결과 (수직농장 시스템 실증 시험 결과 보고서, 00식품부, 2023.01)
정성, 정량적인 문서 작성이 내부적으로도 필요한 건 매우 효율적이기 때문입니다. 교묘하게 논쟁을 피하도록 작성할 수도 있겠지만, 언쟁이 필요한 부분임에도 불구하고 넘기려 한다면 발전이 없겠죠. 질타나 수정 없이일이 진행돼서는 개인적인 발전도 도모하기 어렵습니다. 글이라는 건 분명 허점이 있거든요.
업무 문서 작성은 재능이 없습니다. 차근차근 쌓아 올려야 하는 영역입니다. 대신 그 만한 능력을 가진만큼의 대우는 받는다고 생각해요.
