업무담당자가 휴가를 가거나 출장을 간 사이에 부서나 팀에 남아있는 사람들이 그 업무를 대신 처리해야 하는 상황이 심심치 않게 있습니다.
본인의 업무가 아닌 만큼 적극적으로 대응을 하는 것이 쉽지 않은 가운데, 간혹 난처한 상황도 만나게 됩니다. 담당자가 만들었거나 관리하고 있는 자료가 관계자들에게 전혀 공유되지 않았을 때입니다.
업무 담당자가 없는 사이, 과장이나 국장이 특정 자료를 찾는 상황에서도 미리 공유된 자료를 바탕으로 금세 대응이 가능합니다. 공유된 자료를 그대로 쓰지 않더라도 새로운 보고서나 자료를 만드는데 해당 자료의 내용을 손쉽게 활용할 수도 있습니다.
그래서 보고서를 만들고 난뒤 보고가 어느 정도 완료된 경우에는 적어도 같은 팀에는 보고서를 공유해 두는 것이 좋습니다.
며칠 전 '영혼을 갈아 만든 자료를 남이 쓰게 하기 아까워요"라고 말하던 후배가 생각납니다. 애써 만든 자료가 공짜로 쓰이는 것 같은 그 불편한 마음을 이해 못 할 바 아닙니다. 하지만, 자료를 공유하는 것이 나의 노력을 알리는 길이기도 하고, 나와 내 보고서의 부가가치를 높이는 길이기도 합니다.
적어도 조직에 소속되어 일을 하는 사람이라면, 그것이 조직의 일원으로 일하는 서로를 편하게 하는 길이고, 조직의 역량을 높이는 길이기도 합니다. 과장입장에서 봤을 땐 그렇습니다.
