기념식이나 토론회 등에서 말씀을 하게 되는 경우 가장먼저 행사의 세부 내용과 구성을 꼼꼼히 확인해야 합니다. ‘시의적절’한 말씀과 연결됩니다. 예컨대, 행사 순서 중 시상을 하는 프로그램이 들어 있는 경우라면 수상자들의 이름과 세부 공적 내용을 미리 확인해야 합니다. 말씀자료 내용 중에 주요 수상자들의 이름과 상을 받는 구체적인 이유를 언급하는 것도 중요한 말씀 꼭지가 될 수 있습니다.
또 다른 상황으로 회의에 참석하여 모두 말씀과 마무리 말씀을 해야 하는 경우를 가정해 봅시다. 만약 모두 말씀 이후 행사의 세부 프로그램 중 참석자들로부터 의견을 듣는 간담회가 예정되어 있는 경우라면 마무리 말씀에서는 앞서 진행된 간담회에서 나왔던 의미 있는 말들을 언급할 수 있도록 말씀자료가 준비되어야 합니다.
이 부분은 말씀을 하게 되는 분이 실제 간담회의 내용을 정리하여 애드리브로 말씀을 하게 될 부분이지만, 말씀자료는 이러한 역할을 유도하도록 준비되어야 합니다. “앞서 진행된 간담회를 통해 ㅇㅇㅇ의 중요성에 대해 다시 한번 실감할 수 있었습니다.”와 같이 간담회 내용과 연관 지어 말씀자료에 해당 내용을 반영할 수 있습니다.
행사의 내용 등을 충분히 이해하면 행사와 말씀이 따로 놀지 않고 어우러지게 할 수 있습니다. 말씀자료의 내용은 풍부해지고 글의 현장감도 높일 수 있습니다. 아래 예로 들고 있는 「전국자원봉사센터 대회」와 「지방자치경영대전」의 주요 프로그램에는 유공자에 대한 시상식이 포함되어 있었습니다. 상을 받는 사람들이 몇명인지, 상을 받는 대표적 기관들이 어디인지를 파악하고 이를 축사에 담았습니다.
【사례: 2021 전국자원봉사센터대회 영상축사 중】 자원봉사 활성화를 위해 헌신적으로 노력해오신 공을 인정받아 영예로운 상을 받으시는 스물 한 분의 수상자 여러분께도 축하의 말씀을 드립니다.
【사례: 2021 지방자치경영대전 서면축사 중】 우선, 오늘 '제17회 대한민국 지방자치경영대전'에서 수상의 영예를 안은 광주시 광산구, 서울시 서대문구, 경기도 구리시를 비롯한 34개 자치단체와 관계자 여러분께 축하의 말씀을 드립니다.
분위기 파악하기
일상생활에서도 그렇듯이 업무와 관련된 글을 쓸 때도 상황과 분위기를 고려하는 것이 필요합니다. 글이 쓰이는 상황을 정확하게 이해해야 그 분위기에 맞는 내용을 글 속에 녹여 넣을 수 있고, 그래야 말을 듣고 글을 읽는 사람의 공감도를 높일 수 있습니다.
그래서 행사에 어떤 사람들이 청중으로 참석하고 어떠한 형태로 진행되는지 확인하는 것은 중요합니다. 기관 외부의 고위급 인사까지 참석하는 매우 공식적인 행사인지, 기관 내부 직원들만 참석해서 가벼운 분위기 속에서 진행되는지 등에 관한 것입니다. 행사의 참석자와 분위기에 따라 말씀자료의 톤과 내용도 달라질 수밖에 없습니다.
무게감 있는 외빈 등이 다수 참석하는 행사로 공식성이 큰 경우라면 가벼운 농담 등을 섞어서 말하기 곤란한 분위기일 수 있습니다. 말씀자료의 내용도 그에 맞추어져야 합니다. 반대로 기관 내부의 직원들 또는 일반 시민들이 참석하는 매우 부드러운 분위기의 행사라면 말씀자료도 부드러운 문체와 딱딱하지 않은 내용으로 작성되는 것이 좋습니다. 상황과 분위기에 맞지 않게 너무 무거운 메시지를 던지거나 우리끼리만 알고 있는 정책들을 일일이 나열할 필요도 없습니다.
“분위기 파악을 잘해야 하는 것은 사회생활뿐만 아니라 말씀자료 쓰기에서도 그대로 적용됩니다.”
참석자 파악하기
참석자들이 누구인지를 파악하는 것도 놓쳐서는 안 되는 부분입니다. 주최 측 입장에서 현장 말씀을 하는 경우 대개 말씀의 첫머리 부분은 행사 참석자들을 언급하며 참석에 대한 감사를 표하게 됩니다. 행사장에 참석해 있는 주요 인사를 소개에서 누락하거나 생략하는 것은 큰 실례로 인식되기도 합니다.
당초 참석을 약속했지만 최종적으로 참석이 어렵게 된 참석자를 말씀자료에 그대로 반영해 두는 것도 문제입니다. 특별한 경우가 아니라면, 굳이 현장에 없는 사람을 소개할 필요는 없습니다. 참석자가 누구인지 정확히 파악하고 말씀자료에 반영하되, 행사 직전까지도 참석 여부를 확인해야 합니다. 개회에 임박해서 참석자가 급하게 바뀐 경우라면 쪽지 형태로라도 말씀하실 분께 그 내용을 전달하여 잘못된 소개를 하는 일이 없도록 바로잡아야 합니다.
참석자 중 행사내용이 되는 분야의 업무에 특별한 기여를 한 사람이 있다면 구체적으로 어떤 역할을 했는지가 말씀의 좋은 소재가 될 수 있습니다. 행사 분위기를 훈훈하게 만들 수 있고, 말씀하시는 분에게 진정성을 느끼게 할 수도 있습니다.
【사례: 2021 지방자치의날 기념사 중】 특별히, 지방자치 발전에 대한 철학을 바탕으로 아낌없는 지원과 성원을 보내주고 계시는 000 총리님께도 감사드립니다.
【사례: 한국섬진흥원 개원식 기념사 중】 아울러, 한국 섬 진흥원 설립에 관한 내용을 담은 ‘섬 발전 촉진법’ 개정을 앞장서서 추진해 주신 김원이 의원님과 서삼석 의원님께도 감사의 말씀을 드립니다.
위에서 예로든 ‘지방자치의 날 기념사’에서는 주빈으로 참석한 총리를 언급하여 평소의 지원과 성원에 대한 감사의 인사를 했습니다. ‘한국섬진흥원 개원 기념사’에서는 행사에는 참석하지 않았을지라도 섬진흥원 설립의 근거가 되는 법 제정을 이끌었던 두명의 의원들을 언급하고 감사인사를 하고 있습니다.
외부 인사들에게까지 개방된 시상식, 퇴임식 등의 경우에는 그분들을 언급해 주는 것도 의미가 있습니다. 퇴임식에 가족분들이 동반되는 경우, 신임공무원 임명식에서 부모님들이 참석하시는 경우 등이 그에 해당합니다.
【사례: 퇴임식 행사 격려사 중】
오늘 이 자리에 계신 여덟 분께서
명예롭고 영광스러운 퇴임을 맞을 수 있게 된 것은
힘든 시간을 마주할 때마다
등을 토닥여 주고, 가슴을 열어 보듬어 준
든든한 가족분들이 계셨기 때문입니다.
남편의 자리, 아내의 자리
그리고 부모와 자식의 자리를
묵묵히 채워주신 소중한 가족분들께도
뜨거운 박수를 보내드립니다.
꼼꼼하고 섬세한 고민은 글 속에 참석자에 대한 배려가 담길 수 있게 합니다. 그래서 더 격조 있는 말씀자료가 될 수 있습니다.
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