정부와 자치단체 등 공공부문에서 쓰임새가 많은 말씀자료 글은 크게 현장말씀, 영상말씀, 언론브리핑(+담화문), 서면축사, 발간사의 여섯 가지 정도로 꼽을 수 있습니다. 현장말씀 글은 말 그대로 행사, 회의 등 청중을 앞에 둔 현장에서 말을 하는 데 사용하는 참고 글입니다. 축사, 환영사, 개회사, 기념사, 추도사 등이 포함됩니다. 청중들과 눈을 마주한 상태에서 사용되는 글인 만큼 현장 분위기와 맞아떨어지고 참석자들과도 적절한 교감이 이루어질 수 있는 글이 되어야 합니다.
영상말씀 글은 말을 하게 되는 사람이 현장 행사 등에 직접 참석하기 어려운 경우에 메시지를 영상으로 녹화하여 전달하는 것입니다. 코로나19의 영향으로 비대면 행사가 늘면서 활용 빈도가 높아지고 있습니다. 현장말씀의 경우와 달리 현장 참석자들을 일일이 소개하지 않아도 되며, 발언 분량도 현장말씀에 비해 적은 것이 일반적입니다. 현장에 직접 참석하지 않는 만큼 현장 분위기나 참석자들과의 교감에 대한 부담은 크지 않습니다.
언론브리핑은 특정 정책 또는 주요 현안에 대해 기관의 공식적인 입장을 언론 대상으로 발표하거나 설명하는 것을 일컫습니다. 새롭게 시행하거나 크게 변화된 주요 정책을 홍보하기 위한 목적으로 활용되기도 합니다. 브리핑의 1차 대상이 언론이지만, 언론을 매개로 최종적으로는 국민들에게 그 내용이 전달됩니다. 국가 사회적으로 중요한 사안에 대해 정부의 입장을 밝히고 국민적 이해와 협조를 구하는 성격의 대국민 담화도 크게 보아 언론브리핑의 일종으로 볼 수 있습니다.
서면 축사도 현장 축사만큼 많이 사용되는 말씀자료 글입니다. 각종 행사현장에 직접 참석하거나 영상으로 축사를 하는 대신 서면으로 갈음하게 됩니다. 서면축사자료는 현장에서 배부되는 자료집 등에 반영됩니다. 토론회나 세미나는 서면축사가 사용되는 대표적인 경우입니다. 현장에 직접 참석하는 경우에도 자료집 등에 서면축사를 함께 반영하는 사례도 적지 않습니다.
발간사는 기관에서 자체적으로 발간하는 책자나 자료집의 발간을 기념하여 책자의 대략적 내용과 발간이 갖는 의의 등을 담은 글입니다. 각종백서, 연보, 우수사례집 등 기관 입장에서 의미가 큰 자료집을 발간할 때, 기관장 이름으로 작성되어 자료집의 가장 앞부분에 반영됩니다. 기관의 대표가 책에 관하여 소개를 함으로써 자연스럽게 발간자료가 갖는 중요성을 알리게 되고 자료집의 격도 높이는 효과가 있습니다.
말씀자료의 틀
말씀자료가 고객의 입맛을 반영한 맞춤형 제품이라는 점에서 보자면 말씀자료의 구성 방식도 정답을 콕 집어 말하기는 어렵습니다. 내용뿐만 아니라, 구성 역시 실제로 말하려는 사람의 취향, 말을 전달하는 스타일 등에 따라 달라질 수 있기 때문입니다. 또한 말씀자료의 종류가 다른 만큼 일률적으로 하나의 적합한 구조를 정의하는 것도 무리입니다. 그럼에도 불구하고, 말씀자료 작성에서 중요하게 고려해야 할 요소인 청중과 독자들의 입장을 함께 생각해 보면 ‘무난한’ 말씀자료의 형식과 구성은 제시할 수 있어 보입니다.
말하는 사람이 자연스럽게 말하는 데 무리가 없고 듣는 사람들도 그 말을 쉽게 알아듣기 위해서는 글의 표현과 내용이 쉬워야 하는 것은 당연합니다. 그에 더해 전체적인 글을 이루는 한 문단 한 문단이 연결성을 가져야 합니다. 글의 논리적 흐름이나 맥락이 끊어지지 않아야 말을 듣고 글을 읽는 사람이 이해하고 공감할 수 있습니다. 적당한 거리마다 징검다리가 튼튼하게 놓여야 강 건너편까지 안전하게 건널 수 있는 것과 마찬가지입니다.
여기서 잠시 눈을 보고서로 돌려보겠습니다. 정부 영역에서 사용하는 통상의 보고서는 일정부분 정형화된 틀을 갖고 있습니다. '1. 현황 및 배경 2. 추진방안(내용) 3. 향후계획'입니다. 보고서의 세부 내용이나 분량에 따라 차이는 있을 수 있지만 90% 이상은 이와 구성이 유사합니다.
보고서의 첫 번째 파트인 '현황 및 배경' 부분에서는 검토의 대상이 되는 정책 또는 사안이 어떻게 추진되고 있고, 관련한 문제점 등이 무엇인지 등을 담습니다. 이는 자연스럽게 뒤에 이어질 새로운 정책이나 사업을 추진하게 되는 논리적 근거가 됩니다. 두 번째 ‘추진방안(내용)'에서는 앞서 언급된 현황과 배경하에서 정책들을 발전시켜 나가기 위해 어떤 노력과 전략을 시행할 것인지 그 방안이 기술됩니다. 목표와 기대하는 바는 무엇인지(비전과 목표)도 포함 될 수 있습니다. 마지막 '향후계획 ' 부분에는 추진방안에서 언급한 전략들을 시행하기 위한 일정계획 등이 포함됩니다.
위의 보고서 틀이 정부에서 수십년간 유지되고 있는 것은 논리적 흐름과 이해 측면에서 가장 안정적이기 때문일 것입니다. 말씀자료 글의 구성도 보고서와 크게 다르지 않습니다. 서두 – 본문 - 마무리의 3단으로 구성할 때, 본문 부분에는 '지금 무엇을 하고 있고, 앞으로 어떻게 해 나가겠다.'라는 말이 중심이 되며, 이는 기관을 대표하는 사람이 하는 말 중 가장 핵심이 되는 '메시지'에 해당합니다.
앞서 예를 든 보고서의 틀을 말씀자료 글에 응용해 보면 다음과 같이 정리할 수 있습니다. 현장말씀과 영상말씀, 서면축사를 위한 말씀자료의 경우, 글의 서두에서는 ’의미있는 행사를 개최하게 된 것에 대한 소감을 밝히고, 주요 참석 인사에 대한 감사를 표합니다.
1. 서두
∙ 5가지 말씀자료 글의 특성에 맞게 도입부 작성(2부에서 상세 기술)
- 행사개최에 대한 소회, 참석자에 대한 감사인사, 행사개최의 의의 등 언급
2. 본문
∙ 말씀의 주제가 되는 사항과 관련된 주목할 만한 상황 소개
∙ 말씀의 주제가 되는 사항과 관련 해당기관에서 추진하고 있는 정책적 노력 소개
∙ 말씀의 주제가 되는 사항을 더욱 발전시켜 나가기 위해 앞으로 어떤 방향성을 갖고
정책적 노력을 기울여 나갈 것인지 설명
3. 마무리
∙ 행사 참석 감사표시 및 관계자들의 관심과 지지 당부
위에 틀에 따라 균형발전에 관한 가상의 행사에서 쓰일 말씀자료를 다음과 같이 구성해 볼 수 있습니다.
올해로 다섯 번째를 맞는
ㅇㅇㅇㅇ 행사를 개최하게 된 것을
뜻깊게 생각합니다.
행사개최를 위해 이 자리에 함께 해주신
참석자 여러분께 감사의 말씀을 드리고,
특별히 이번 행사 개최에 각별한 관심과 지원을 해주신
ㅇㅇㅇ부 ㅇㅇㅇ장관님과 관계자 여러분께
깊이 감사드립니다.
본문 부분에서는 행사의 주제가 되는 문제와 관련하여 해당기관이 시행하고 있는 노력을 소개하고 앞으로 정책의 방향과 전략을 설명합니다.
인구감소와 지역소멸문제가
국가적 현안이 되고 있는 상황을 해결하기 위해서는
지금까지와는 차원이 다른 정책적 노력이 필요합니다.
그동안 ㅇㅇㅇ부를 비롯한 우리 정부는
ㅇㅇㅇㅇ법 제정, 과감한 재정분권 시책 추진 등을 통해
지역균형발전을 지원해 왔습니다.
지금까지의 노력을 바탕으로
앞으로는 지역의 상황을 가장 잘 알고 있는 자치단체가
균형발전의 주체로서 지역개발 전략을 직접 구상할 수 있는
현장 관점의 정책추진 기반을 강화해 나가야 합니다.
정부는 앞으로
지역이 발굴한 사업을 예산편성의 기초로 삼는
ㅇㅇㅇㅇ제도를 시행하는 한편
지역이 찾아낸 규제와 불합리한 법령에 대해서는
범정부 합동규제개선 TF를 통해 원스톱으로 해결해 나가겠습니다.
마무리 부분에서는 본문에서 언급되지 않은 별도의 논점을 반영하지 않고 행사참석에 대한 감사 인사와 앞으로의 관심을 당부하는 내용으로 간단히 마무리하면 무난합니다.
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