센스 있는 이메일은 신뢰를 만든다
업무 메일, 행사 안내, 부탁 메일까지 실전
홍보 담당자의 하루는 이메일로 시작해 이메일로 끝납니다.
언론사 기자에게 보도자료를 보내고, 기관 내부에 행사 일정을 알리고, 외부 협조를 부탁하는 것까지.
메일 한 통의 문장이 신뢰를 만들기도, 신뢰를 잃게 하기도 합니다.
1. 업무 메일 – 보도자료 제목이 곧 기사 제목
한 번은 보도자료를 보내면서 '제목을 ‘○○구, ○○행사 개최’라고만 쓴 적이 있었습니다.
기자는 하루에도 수십 통의 보도자료를 받습니다. 그저 그런 제목은 열어볼 필요조차 느끼지 못합니다.
결국 기사로 이어지지 않았죠.
그 뒤로는 제목에 반드시 '핵심 메시지 + 구체적 수치나 효과'를 담았습니다.
� Before & After
☞아쉬운 메일
제목: ○○구, 행사 개최
본문: ○○구에서 ○○행사가 열립니다. 많은 관심 부탁드립니다.
☞좋은 메일
제목: ○○구, 3천 명 참여 ‘○○축제’ 개최 – 지역 상권 매출 20%↑ 기대
본문: 오는 6월 5일, 3천 명 규모 ○○축제가 열립니다.
지역 상권 매출 20% 증가 기대. 첨부 보도자료 확인 부탁드립니다.
2. 행사 안내 메일 – ‘누가, 언제, 어디서, 어떻게’만 딱!
홍보 분야에서는 행사를 알리는 메일을 자주 씁니다. 하지만 ‘○○행사 개최 안내드립니다’라는 메일을 열어보면, 장소, 시간, 대상, 참가 방법이 빠진 경우가 많습니다.
받는 사람은 다시 전화하거나, 결국 관심을 끊게 됩니다.
� Before & After
☞아쉬운 메일
제목: ○○행사 개최 안내드립니다
본문: ○○행사가 개최될 예정이오니 많은 참석 부탁드립니다.
☞좋은 메일
제목: [행사안내] 6월 5일 ○○구청 대강당, 주민과 함께하는 ○○행사
본문:
- 일시: 6월 5일(월) 오후 2시
- 장소: ○○구청 대강당
- 대상: 지역 주민 누구나
- 참여 방법: 구청 홈페이지 신청
3. 부탁 메일 – 거절할 수 없게 만드는 센스
홍보 담당자라면 ‘협조 부탁 메일’을 수도 없이 보냅니다. 한 번은 행사 사진 촬영을 지원해 달라는 메일을 보낸 적이 있습니다.
그런데 제가 “촬영 지원 부탁드립니다”라고만 적었더니, 상대 팀에서는 “구체적으로 뭘 원하는지 모르겠다”는 답이 돌아왔습니다.
� Before & After
☞아쉬운 메일
제목: 촬영 지원 부탁드립니다
본문: ○○행사 때 사진 촬영 부탁드립니다.
☞좋은 메일
제목: [협조 요청] 6/5 ○○행사 주요 장면 촬영 지원
본문:
- 촬영 대상: 개회식, 주민 공연, 참여 부스 현장
- 완료 기한: 행사 당일 오후 5시까지
- 활용 용도: 보도자료 및 구청 SNS 게시
홍보 현장에서 배운 건 단순합니다.
메일 한 통에도 센스가 담긴다는 사실입니다.
기자는 제목 한 줄에서 신뢰를 느끼고,
시민은 행사 안내의 친절함에서 신뢰를 느끼며,
협력자는 부탁의 구체성에서 신뢰를 느낍니다.
센스 있는 이메일 한 통이 곧 신뢰의 시작입니다.