보고서 및 프레젠테이션하는 방법
필자는 2주에 한 번씩 팀 보고서를 작성한다. 모든 사람들이 작성하는 것은 아니고, 특별한 이슈가 발생한 사람에 한해서 보고서를 작성하고 프레젠테이션을 한다. 대기업에 있다 보니 보고자는 팀 업무보고 시에 프레젠테이션을 잘하면 광을 팔 수 있다. 아무리 일을 열심히 하더라도 팀 업무보고에 광을 못 팔면 성과가 떨어지는 사태가 발생하게 된다. 그래서 보고서를 작성할 때 많은 사람들이 스트레스를 받는다. 그런데 보고서를 잘 만들고 프리젠 테이 셔를 잘하는 사람들은 어떤 사람인지 궁금하여 조사를 해 보았다. 그런 사람들이 사용하는 Tip에 대해 공유하고자 한다.
보통의 사람들을 보고서를 작성하기 위해서 먼저 노트북 화면과 키보드에 손이 먼저 간다. 그리고 생각나는 대로 배치를 하면서 자료를 작성한다. 그렇게 하다 보면 스토리라인이 맞지 않는 경우들이 꽤 많다. 당사자는 모르겠지만, 보고를 받는 사람은 스토리라인이 엉성하다는 것을 느끼면서 보고자가 프로페셜하지 않다고 생각한다. 하지만 보고서를 잘 만들고 프레젠테이션을 잘하는 사람은 먼저 A4 용지에 무엇을 작성할 것인지 정확하게 구성을 한다. A4 용지의 구성에 맞게 자료를 만들고 첨부자료도 덧붙이기도 한다. 이렇게 구성하면 가장 큰 장점은 보고를 받는 사람의 머릿속에 쉽게 내용이 구성이 된다.
보고서를 작성하고 눈으로 읽으면 완벽한 내용이 소리 내어서 읽으면 틀린 사항이 발생한다. 아이들에게 책을 읽어 줄 때처럼 소리 내어서 읽어보면 논리에 맞지 않는 내용, 맞춤법이 틀린 내용, 엉성한 구성 등이 새롭게 발견될 것이다. 그러니 보고서를 작성 완료하였으면 꼭 소리 내어서 읽어보았으면 좋겠다. 실예로 프레젠테이션을 잘하는 나의 리더는 완료된 보고서를 꼭 소리 내어 읽어보고 회의에 들어간다.
제일 훌륭한 보고서는 어린아이들도 읽으면 쉽게 이해가 되는 내용인 것들이다. 보고서 중에서 가장 어려운 부분이 알기 어려운 약자, 자신만이 알고 있는 단어들을 사용할 때이다. 특히 개발 담당자들은 자신만의 용어로 보고서를 만든다. 이런 보고서를 고객에게 그대로 송부한다면 숙제만 많이 받을 뿐이다. 그래서 보고서를 완성한 후에는 해당 내용에 대한 지식이 없는 제3 삼자에게 꼭 보여줘라. 그럼 제3 삼자는 오류가 있는 내용에 대해 문의하고 재검토하라고 할 것이다.
직장인들 대부분이 보고서를 작성하다가 끝나는 일이 다반사들이다. 보고서 작성하는 시간 빨리 줄일 수 있는 팁을 활용하였으면 좋겠다. 위와 같은 방법이 시간이 오래 걸린다는 분들도 있지만, 잘못 작성을 하여 숙제를 받는 것보다는 한번 할 때 보고서를 제대로 작성을 한다면 시간을 줄일 수 있는 효과가 발생한다.