시드니 직장인의 이메일 쓰기 팁
영어로 이메일은 어떻게 쓰면 좋을까?
이메일
직장인의 소통수단이다.
물론 직접 만나서 이야기를 하거나 전화, 채팅을 하기도 한다.
하지만 기록을 남겨두고 싶은 내용이나, 회사 내부 사람들과 소통하는게 아니라 외부인과 소통을 하고 직접 만나기 어렵다면 이메일만한 것이 없다.
문제는, 이메일은 그 나름대로의 어려움이 있다는 점이다.
채팅처럼 짧고 간단하지는 않으면서, 전화나 대면한 상황처럼 상대방의 표정이나 목소리, 뉘앙스를 읽기 힘들다. 메일 제목은 뭐라고 지어야할지 애매한 경우도 있다.
이메일을 보내는 상대가 누구인지에 따라서도 고려할 점이 생기는데,
이미 대면으로 만나서 어느정도 친분이 있는 사이인지, 또는 처음 연락하는 사람인지에 따라서도 톤앤 매너가 달라진다.
특히나 한국과 시드니 둘 다에서 직장생활을 해본 필자의 입장에서 말하자면, 한국보다 이메일 "어투"가 덜 정형화되어있는 영어권에서는 조금 더 고려할 점이 많다.
오늘도 이메일 쓰러 가는 필자의 발걸음 예를 들어서, 한국의 이메일은 대부분 "안녕하세요 김철수님,"과 같이 시작한다. 영어의 경우 "Dear James,", "Hi James," "Hello James," 등등 변화구가 많다.
이메일 끝마치는 문구도 마찬가지다. 한국어로는 대부분 "감사합니다, 김철수 드림"과 같이 마무리되는 반면, 영어로는 "Many thanks", "Kind regards," "Best regards," "Cheers," 등등 다양한 문구로 톤앤매너가 미묘하게 달라진다.
얼마나 격식을 차리는 관계인지, 그리고 얼마나 친근한 관계인지가 이메일에 드러나기 때문에, 이메일을 잘 쓰는건 직장인에게 중요하다.
필자는 회사에서 매니저에게 특히 이메일 톤이 좋다는 칭찬을 여러번 들었다.
필자가 특히 신경쓰는 것들을 공유해보고자 한다.
1. 인사와 마무리 문구는 친근함의 척도에 따라 달라진다
인사 문구의 경우, 아무래도 "Dear"가 "Hi"보다 조금 더 격식이 있다. 필자의 경우, 처음 메일을 보내는 관계라면 "Dear"를 쓰고, 이후 줌콜이나 대면으로 친분이 쌓이면 "Hi"로 시작하곤 한다.
서구권에서는 상하관계 무관하게 first name으로 서로를 부른다. 처음 James에게 메일을 보내는거라면, "Dear James,"라고 시작하면 된다.
마무리 문구는 조금 더 다양하다. 격식의 척도를 나눠보자면 아래와 같다:
Cheers < Many thanks / Thanks < Kind regards / Warm regards < Best regards
Cheers나 many thanks 같은 경우 이미 회사 내에서 친근한 동료에게 보낸다.
상사에게 보내도 된다. 오히려 상사라고 약간의 격식을 차린다며, 매일 만나 같이 웃으며 얘기하는 상사에게 kind regards라고 하면, "어, 얘 왜 나를 갑자기 내외하지" 싶을수도 있다.
시드니 직장인의 성지(중 하나), Martin PlaceKind, warm, best regards는 Many thanks, 보다는 격식있는 마무리이다.
Kind, warm, best 간의 톤의 차이는 크지 않지만, kind regards가 가장 적당하고 부드러운 느낌이다.
Warm regards도 나쁘지 않은데, 조금 더 마음을 담는 느낌이랄까? "따뜻한 마음을 담아, 김철수 드림" 같은 뉘앙스가 아주 조금 있기 때문에, 필자의 경우 상대방이 먼저 내게 써주지 않는 이상 먼저 나서서 쓰지는 않는다.
Best regards는 나머지 둘보다 살짝 더 포멀한 느낌이 있다.
호주 직장문화가 전반적으로 chill한 분위기가 있기 때문에, 필자는 거의 쓰지 않는다. 대부분의 경우 Kind regards,로 마무리하면 적당하다.
다만 만약 메일을 보내는 상대가 아시아 고객사라면 이야기가 조금 달라진다.
한국, 일본, 중국 등 아시아 문화권은 전반적으로 호주(또는 다른 서구권)보다 조금 더 딱딱한 비즈니스 격식을 차리는 경우가 많기 때문에, 이럴 때는 상대방의 first name이 아니라, Mr./Ms.+surname으로 호칭하는게 안전하다. 또, Best regard로 마무리해도 좋다.
2. 이메일로 부탁할때는 의문문을 쓰자.
이메일로 무언가 상대방으로부터 부탁해야하는 경우가 많다.
이럴때 많은 한국인들은 "please를 붙이면 공손히 부탁한다는 뜻이니 이렇게 쓰자"라고 생각할 수 있다. 맞는 말이지만, 톤이 살짝 딱딱할수도 있다.
"Please check this with your client and let us know by Friday."
귀사 고객사와 확인한 뒤에 당사에 금요일까지 알려주시길 부탁드립니다.
대략 이런 뜻인데, 한국어로는 메일에 써도 될법한 문구이다. 하지만 영어로는 조금 더 부드럽게 쓰면 좋다. 이럴땐 의문문을 쓰면 된다.
"Please could you check this with your client and let us know by Friday?"
귀사 고객사와 확인한 뒤에 당사에 금요일까지 알려주실 수 있을까요?
조금 더 말투가 부드러워진다.
여기에 이런 말을 덧붙이면 좋다.
"Once we receive your confirmation, we would be happy to act quickly to finalise what is required on our end."
귀사께서 확인을 해주시면, 저희쪽에서 필요한 업무를 빠르게 처리할 수 있도록 하겠습니다.
Martin Place 직장인의 복지 중 하나 - 회사 바로 옆에 Royal Botanical Gardens가 있다3. 영국식/미국식 영어를 적절하게 쓰자
영국식/미국식 영어는 발음만 다른게 아니라, 스펠링이 다른 단어도 많다.
본인이 다니는 회사가 영국식 문화권인지(eg. 영국, 호주, 뉴질랜드 등) 또는 미국식 문화권인지(eg. 미국, 한국 등)인지에 따라 스펠링을 잘 맞춰주면 좋다.
한국인들에게는 별것 아닌것 같지만, 이게 은근히 해당 문화권의 상대방에게는 신경 쓰이는 부분이다.
예를 들어, 아래와 같은 단어를 쓸때 신경을 쓰면 좋다.
필자의 경우, 처음 영어를 배울 때 영국식 영어를 배웠기 때문에 영국식인 편리했지만, 한국에서 직장생활을 할 때는 일부러 미국식으로 고쳐 사용했다. 호주에 나와 일하게 된 지금은, 다시 영국식 영어 표기법을 쓴다.
(1) 영국식 "-ise" vs 미국식 "-ize"
- finalise vs finalize
- realise vs realize
- authorise vs authorize
- summarise vs summarize
(2) 영국식 "-re" vs 미국식 "-er"
- centre vs center
- metre vs meter
- litre vs liter
(3) 영국식 "-our" vs 미국식 "-or"
- colour vs color
- favour vs favor
- labour vs labor
- honour vs honor
시드니의 도심가 야경. 야근하는 사람이 없을텐데 왜 도심 야경이 멋진지 모르겠다(?)4. 이메일 서명 옆 성별을 표기하면 상대방이 편리하다
이메일에서 기본 서명을 설정할 수 있는 것을 대부분의 직장인은 알고있을 것이다.
필자의 경우, 서명란의 이름 옆에 성별을 표기하는 "he/him" 또는 "she/her"를 병기하는 것을 추천한다.
실제로 다양한 국가의 사람들과 업무를 하다보면, 상대방의 성별이 무엇인지 명확하지 않은 이름이 많이 보인다. 필자가 그런 이메일을 받았을 때, 메일 회신을 할 때 고민이 되는 경우가 많았다. 혹시나 호칭을 실수하고 싶지 않기 때문이다.
영어 이름을 쓴다면 문제가 되지 않겠지만(James는 남자이름, Mary는 여자이름 등 명확하다), 만약 한국이름을 그대로 쓴다면, 상대방이 내 성별에 대해 고민을 할 가능성이 높다.
상대방의 편의성을 위해, 필자의 경우 이메일 이름 서명에 성별을 같이 병기해준다.
필자도 상대의 성별을 고민하게끔 하는 이메일을 많이 받아보았는데, 이렇게 병기되어 있으면 배려받고 있는듯한 기분이 들어서 편리했다.
이외에 다른 사항도 많지만, 이정도가 필자가 모든 이메일을 쓸때 반드시 고려하는 것들이다.
이정도만 알고 있어도 영어 이메일, 그렇게 어렵지 않다!