보고의 3대 목적 : 전달력 ①
보고의 목적에 맞춰 30초 두괄식으로
만약 당신이 어떤 것을 간단하게 설명하지 못한다면 제대로 이해하고 있지 못하기 때문이다
- 앨버트 아인슈타인 -
# 임원이 되면 얻게 되는 고질병이 있습니다
직장인들 중 많은 사람들이 만성 피로나 불규칙한 식사로 인해 역류성 위염 등을 앓고 있죠. 손목 터널 증후군이나 거북목 증상들이 있기도 하고요. 흑, 말하다 보니 왠지 슬퍼지네요. 그런데 슬픈 이야기는 여기서 끝이 아닙니다. 관리자 직급, 특히 임원 이상이 되면 추가되는 치명적 질병이 있어요
성인 주의력 결핍 행동장애(ADHD)
뭐! 왜! 누가그러라고 했어!_feat. 너님이 어제요. (사진 : 픽사베이)아, 정말 눈물이 앞을 가리는 군요.
실무자 때는 프로젝트 개수가 10개를 넘어가는 경우가 많지 않고, 그 중 핵심 프로젝트는 2,3개 수준입니다. 그러나 관리자가 된 순간? 직원의 숫자에 비례해 신경 써야 하는 프로젝트가 폭발적으로 늘어나게 되죠. 게다가 임원이 되면 각종 회의가 끝도 없이 늘어나고, 외부에 나가 얼굴이라도 비춰야 하는, 소위 영양가는 없지만 안 가면 큰 결례인, 업무들도 많아져요.
게다가 연속된 회의 끝에 간신히 자리에 돌아와 메일이라도 체크하려고 하면 기다렸다는 듯이 직원들이 우르르 문제를 들고 옵니다. 그 와중에도 휴대폰에는 경영진이나 외부의 긴급 요청사항이 날라오는데 대부분 즉시 처리해야줘야 하는 업무가 많죠.
뭔 놈의 요청사항이 모두 '긴급'인지 모르겠다 (사진 : 픽사베이)그래서 상사들은 보고를 들으면서도 조금만 틈을 주면 딴 생각을 합니다.
머리 속에 처리 못한 업무 리스트들이 가득하거든요. 그래서 똑바로 보고를 하지 않으면 화를 내거나, 나중에 자기는 들은 적이 없다고 하는 거에요. 제 주변의 임원들을 보면 자기가 지시했다고 하는데 머리 속에 백지처럼 전혀 기억이 없는 경우도 많다고 해요. (물론 책임을 회피하려고 거짓말하는 경우도 있겠지만요)
자, 그럼 이 안타까운 상황에서 이토록 산만한 상사를 앞에 두고 우리가 해야 하는 생존전략은 뭘까요?
특히 팀원들을 대신해서 온갖 문제에 대해 상사와 상의해야 하는 팀 리더라고 하면요.
상사가 딴 생각을 할 틈을
가능한 주지 않는 겁니다.
상사님아, 진짜 중요한 얘기니까 들어봐봐 (사진 : 픽사베이)# 보고의 목적(자랑, 중계, 도움요청)에 맞춰 처음부터 얘기해주세요
상사가 딴 생각을 하지 못하도록 하기 위해서는 처음부터 보고하려는 목적을 분명히 정해서 얘기해주세요.
많은 사람들이 글로 하는 보고서는 몇 번이나 다시 쓰고 오타를 검수하면서, 말로 하는 보고는 준비 없이 그냥 들어오는 경우가 태반이에요. 심지어 임원 중에서도 그런 사람들이 많아서, 한탄하는 회장님들도 상당합니다.
그러니 처음부터 얘기해주세요
초반 30초 멘트를 준비해서요.
[보고의 목적]
첫째, 자랑
당신이 시킨 일이 이렇게 잘 진행되고 있다. 당신의 상사에게 자랑하라.
둘째, 현황 중계
일이 잘 진행되고 있다. 하지만 참고로 알고 있어야 것들을 말해주겠다.
셋째, 도움 요청
잘 안 되는 부분이 있다. 내가 생각하는 해결을 위한 핵심 과제는 이렇다.
도와 달라.
(목적 1 : 자랑)
"상무님, 좋은 소식입니다. 이번 B 프로젝트 입찰에 저희 회사가 우선협상대상자로 선정되었습니다. 자세히 보고드리자면...(후략)"
(목적 2 : 현황 중계)
"부사장님, A 프로젝트 관련해서 진행사항을 참고삼아 보고드립니다. 향후 일정을 중점적으로 말씀드리려고요. 도와주신 덕분에 별 문제 없이 진행되고 있고요, 전체 진행 프로세스는 여기 첫 페이지를 보시면 됩니다. 먼저 시제품 일정인데요...(후략)"
(목적 3 : 도움 요청)
"본부장님, 재무 본부에 전화 한통 해주셨으면 해서 왔습니다. 이번 C 프로젝트 예산이 5% 정도 늘어나는데 승인해줄 수 없다고 완고하게 굴어서요. 저희 B 프로젝트 예산이 줄어들어서 전체 예산 여유는 충분한데 말입니다. 아무래도 부서 기싸움을 하는 것 같아요."
보고할 때 본론을 말해줄 듯 말듯하는 밀당하는 사람이 있다 (사진 : 픽사베이)위의 예시들을 보면 모두 공통점이 있습니다.
★★★30초 두괄식
우리가 얘기할 때 상사가 딴 짓 하는 신호는 보고를 잘못하고 있다는 결정적 증거입니다.
물론 본인이 시킨 일에 관해 얘기하는데 딴 짓 하는 사람도 잘못이죠. 그런데 한 번 생각해보세요. 자기가 시킨 일이면 관심있는 일인데 왜 딴 짓을 할까요?
많은 상사들이 이렇게 생각하거든요.
중요하지 않은 얘기를 길게 하니,
본론이 나오면 그때 집중해서 들어야지
본론이 나올 때까지 더 중요한 다른 일을 생각하자 (사진 : 픽사베이)그러니 우리는 가장 중요한 걸 맨 먼저 얘기해야 해요.
우리는 그 얘기가 중요한 지 알지만 상사는 모르잖아요.
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(2) [승진의 정석]을 기반으로 재구성했습니다.
