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계정을 잊어버리셨나요?

by 오미셸 Michelle May 03. 2021

실무자에게 유용한 10가지 커뮤니케이션 팁 - 2 -

21.05.03 - 일주일에 커리어/자기 계발 글 하나 발행 - 9편

안녕하세요, 한 주간 잘 보내셨나요? :)

요즘 날씨가 정말 미.친.듯.이 좋아 기분도 덩달아 날아갈 듯하기도 한데요, 어려운 상황 속에서도 짬짬이 기분 전환도 하시고, 코로나지만 외부 산책도 가끔 하시면서 모두들 건강히 계시길 빕니다.

그리고 오늘은 잠시 인공지능에 잠시 밀렸던 지지난 글에 이어 ‘실무자에게 유용한 10가지 커뮤니케이션 팁의 2편’을 준비해 보았습니다.

업무 진행이라는 ‘협업’의 바닷속에서 어떻게 더 싹싹하고(?) 상호 윈윈 될 수 있게 커뮤니케이션해나갈 수 있을지 오늘도 그럼 함께 가보실까요?

다시 한번 리마인드 하자면, 우리가 커뮤니케이션을 하는 이유는 두 가지입니다.

1) 상대와 나의 눈높이를 맞추기 위해

2) 일을 잘하기 위해

그렇다면 이렇게 상대방과 눈높이를 맞추고 일을 잘하기 위해서는 우린 어떻게 커뮤니케이션하면 좋을까요?

6) 구체적으로 질문 하기 ; 세부 사항 파악하기

질문할 때 Why와 How는 잘 구별이 되더라도,

What에서 삐그덕하게 되면 같은 질문도 두세 번 하게 될 때도 있습니다.

뭔 질문인지 모르겠을 때, 잠시 1초만.. 우리도 상대방도 눈물을 훔친다..

'무엇'이 필요한지는 정해진 경우가 많지만, 내가 묻는 그 '무엇'과 상대방이 알려줄 '무엇'이 '같은 무엇'인지 합을 맞춰야 하는 경우도 있어서요.

하여 이럴 때에는 세부 사항 파악을 위해, 구체적으로 물어야만 제대로 된 답을 들을 수가 있더라고요.

그리고 그 제대로 된 답을 듣기 위해서는 육하원칙을 활용하면 보통 좋습니다.

팁 2번에서 이야기한 것처럼

Why라는 근거를 제시하는 것도 좋지만,

맥락을 같이 공유하고 있는 상황이 아니라면

상대방은 같은 질문도 무엇을 위해, 누구를 위해,

어떤 퍼즐을 위해 필요한 질문인지 모를 수 있습니다.

이 경우 ‘누가, 언제, 어디서, 무엇을,

어떻게, 왜...’까지는 투머치 인포메이션일 수 있으니,

적어도 최소한의 맥락을 머릿속에 그려줄 수 있는 2~4개까지의 추가 정보를 질문과 전달하는 게 좋았습니다.

만약 그런 과정이 없다면...

두세 번, 네 번 다섯 번까지도

서로 질문하느라

꼬리에 꼬리를 무는 상황도 발생하기 쉽다는 스아실..!

7) 중요한 내용들은 시각화 및 수치화하기

위의 질문에도 연관이 되지만,

사람은 시각적인 동물입니다.

줄 글로 써서 상대와 소통할 때도 있지만,

때로 도표 한 장이나 이미지 한 장으로

우리는 더 쉽게 이해하기도 하죠.

하여 질문을 할 때에도

일일이 서술해서 상황을 설명하기 어렵다면,

우리가 사용하는 인터넷 도구들의 발전을 음미하며

적재적소에 활용해 줄 수도 있어요.

저는 질문을 하면서,

혹은 진행 내용 중 이상한 부분을 공유하면서

윈도에 기본으로 깔려 있는 캡처 툴을 활용했습니다.

한 번 화면 가장 하단의 시작 Bar 부분에

캡처 툴을 즐겨찾기로 고정해 두고,

여러 단어보다 한 장의 이미지가

더 이해되기에 좋을 것 같다는 생각이 들면

바로 캡처를 해서 이미지로 전송했습니다.

이렇게 캡처 툴로 전달하는 자료로

주로 시각작료+핵심 질문을 같이 나열하면

상대방은 더 쉽게 이해할 수도 있게 되고,

특히 상대방이 바쁠 때라면 빠른 이해로 인해

더 시간을 아껴줄 수 있고,

나 스스로도 에둘러 설명하는 시간을 단축할 수 있어

일석삼조가 됩니다. :)

아마 시각화를 진행하면, 우리 뇌는 신나서 이렇게 반응하지 않을까~?

더불어 업무를 진행할 때에는

이런 캡처의 장점을 십분 살려,

도표화할 수 있는 것들과 수식화할 수 있는 것들,

이미지로 표현한다면 더 직관적인 이해가 될 만한 것들을 구분해 가는 응용도 할 수 있게 됩니다.

8) 데드라인 확인, 또 데드라인 확인하기

이 부분은 업무를 전달받고 나서의 액션에 가까운데요,

큼직하게 업무가 주어지면 대체 언제까지고 어느 정도 속도로 진행하면 되고 파악이 안 될 때가 있습니다.

물론 최대한 빨리 진행하는 것도 방법이겠으나,

같은 업무 내에서도 우선순위가 있다는 것을 생각하면 데드라인 확인만큼 중요한 것도 없는 것 같아요.

하여 저는 개인적으로 데드라인이 주어지지 않은 일이라면 미리 제가 여쭤보고는 했습니다.

그렇게 러프하게 데드라인을 받게 되면 한 번 정도는 추가 확인을 위해 2가지를 추가로 부탁드리기도 했어요.

바로 중간 데드라인과 최종 확인 타임을 구분해

따로 시간을 내주실 수 있는지 확인한 것이었습니다.

1- 중간 데드라인 설정 및 중간 확인 요청

2- 최종 확인 요청 및 최종 피드백 요청

1을 진행하면 엄한 방향으로

업무를 잘못 진행하고 있지는 않은지,

내가 너무 루즈해지고 있지는 않은지

중간 마일스톤이 될 수 있어서 좋았고,

2를 진행하면 업무의 한 사이클이 끝나고 나서라도

제가 미숙해서 잘 못 진행했거나

더 잘했더라면 좋았을 일은 없는지

주도적으로 피드백을 받고

더 성장의 기회로 삼을 수 있어서 좋았습니다.

이렇게 데드라인을 설정하고,

업무적으로 내가 어느 정도 주도권을 잡고 진행하면,

그 일이 과연 나에게 ‘자기 효능감’을 주는 일인지

확인할 수 있는 하나의 방법 같습니다.

물론 데드라인이 다가오면 효율이 더 높아지는 우리네 모습은 말할 것도 없죠?!

9) 리소스 잘 파악해서 때로 현명하게 거절하기

사실 9번은 아직 경험이 많지 않고,

배움과 성장 가능성이 높을수록

어려운 부분임은 이해합니다.

다만 자기 효능감 욕심(?)에

제가 잘 못했던 부분이기도 했었는데,

바로 제가 어느 정도까지 달릴 수 있는지 모르는 상태에서

다 해내 보겠다고 ‘예스’를 한 적도 있었던 점입니다.

헌데 이렇게 예스맨이 되는 것은

긍정왕이 되는 것과 별개로

무책임한 사람이 될 수 있다는 점도

명심해야 한다는 것을 배웠습니다.

아직 경험이 없기 때문에,

업무에 미숙하기 때문에

많은 열정으로 다양한 일을 맡아보겠다고 자원하거나,

노력해 보는 태도 자체는 좋을 수 있지만,

회사는 학교가 아니기 때문에

(제가 이런 말을 하게 될 줄은 몰랐지만)

의도만으로 업무의 성패는 갈릴 수 없기 때문입니다.

또 아직 사회 초년생일 때,

혹은 관리자가 아닐 때에야 말로

자신의 적정 능력치와 시간 안배 능력,

스트레스 관리 능력 등

개인이 가진 자원에 대해

객관적으로 파악하기 적기인 때라고 생각합니다.

이 시기가 지나고 나서

자신이 할 수 있는 것과 없는 것을

제대로 구분하지 못하면,

무능한 사람이 되어 버리니까요.

하여 현재 진행하고 있는

프로젝트들이나 업무들은 어떤 것들이 있고,

어떤 식으로

나의 시간과 집중과 여력이라는 리소스를 활용하고,

어떤 것들을 우선순위로 인지하고 있고,

어떤 러닝 사이클을 가져가고 있는지

세부적으로 인식하고

의도적으로 커뮤니케이션하는 일은

기대치를 조절하기 위해서도 참 중요한 일 같습니다.

어려울 땐 어렵다고 귀엽게 외칩시다.. 노!

더불어 업무를 실무자에게 주는 관리자도,

어느 정도로까지

이 실무자가 감당할 수 있고 소화할 수 있는지

업무를 전달하면서 그 한계를 시험해보는 것이라는

이야기도 들은 적이 있습니다.

마냥 예스맨으로 업무를 받다가

번아웃이 되면 양쪽 다 무리가 되는 것인데요,

그런 무리가 오지 않도록 미리 커뮤니케이션을 하면

상대와 회사에 대한 배려가 될 수 있는 것 같습니다.

다만 이때의 태도는

‘일이 너무 많아 어렵다’ 거나 ‘불가능하다’고

딱 잘라 부정적으로 접근한다기보다는,

현재 이러이러한 객관적인 상황이라

조심스러워 자문을 구한다거나,

고민해 봤는데 어려울 것 같다는

완곡한 거절도 방법일 거예요.

그리고 다시 리소스를 정비한 후에

스스로도 한 번 도전해서 시행해 보게 된다면,

0을 제안했지만 1이 되기 때문에

1을 기대하게 하였지만 0이 되게 하는 것보다

훨씬 양쪽에게도 윈윈이 될 수 있다고 생각합니다.

그리고 언제나 모르면 모른다,

어려울 것 같다고 차라리 솔직하게 이야기한 후에

발전하는 모습을 전달하는 것만큼

뜻깊은 일은 없다고 생각합니다.

또 개인의 영달을 위해 진행하는 업무가 아니고,

팀과 회사의 이름을 걸고 진행하는 일인 만큼

필요할 때에는 거절하면서 때로 조심스럽게 접근하는 것은 책임감 있는 행동이라고 생각합니다.

10) 마지막으로 내가 판단할 수 있는 것과 없는 것 구분해서 판단하고 진행해 나가 보기

개인적으로 업무를 진행할 때

‘나의 일’, ‘내가 운영하는 회사의 일’처럼

주인 의식을 가지고 업무에 접근하는 것과

‘남의 일’, ‘남의 회사가 나에게 주는 일’로 인식해

주인 의식 없이 진행하는 것은

천지차이라는 생각이 듭니다.

내가 배울 수 있는 것도 적고,

회사를 다니면서 업무를 진행하는 데에 있어

즐기기도 어렵습니다.

굳이 업무를 즐겨야 하는지,

즐길 수 없으면 피하라는 말도 있다던데..

라고 생각할 수도 물론 있겠지만,

기왕 똑같은 시간 동안 업무를 진행하게 될 것,

주체적으로 업무에 접근해서 시간을 보내는 것과

그렇지 않은 것은 하루를 보내는 데

감정적으로도 큰 보상 차이를 가져온다고 생각합니다.

이렇게 과정에 집중하는 행위가

결과로까지 자연스레 이어지는 것은

물론 두말할 필요도 없겠죠?

그리고 이러한 연장선 상에서,

내가 주도적으로 판단할 수 있는 부분은 어디까지인지,

혹은 판단할 수 없는 부분은 어디까지인지

파악해나가려는 노력은

장기적으로도 큰 밑거름이 되는 것 같습니다.

처음에는 어떨 때에는 결정을 내리고 밀고 가고,

어떨 때에는 다수의 의견을 듣고,

무엇보다 팀 리더의 의견을 듣고 참고하고,

어떤 결정에 따라 나아가고 하는지

구분하는 것조차 어렵습니다.

원래 어렵습니다

또 결정을 내린다는 것 자체가

큰 책임으로 느껴져 부담스러울 수 있겠지만,

장기적으로 생각하면,

사실 업무에서 책임지는 연습도

인생에서의 하나의 선택 연습인 것 같습니다.

우리는 매 순간 선택을 내리고,

그 선택들을 책임지며 살고 있듯이,

업무 선택도 선택 연습이라 생각한다면

매 순간을 자아 성장의 기회로 삼을 수 있을 것 같습니다.

물론 그럴 수 있는 환경인지도 중요하겠지만,

이상적으로는 그렇습니다.

그렇게 할 수만 있다면,

같은 일에 대한 결정이라도

보다 자아 성장과 결부시키며

더 보람차게 할 수 있지 않을까요?

물론 저도 아직 부족한 점이 많습니다.

그래도 때로 열정이 부족하게 느껴지면 다시 돌아와 저의 이런 글들을 읽어 보면서 스스로에 대한 다짐을 되새길 수도 있을 것 같습니다.

또 요즘은 인생에서 업무만이 전부라고 생각하지도 않고, 개개인이 중시하는 가치는 70억 인구만큼이나 다양한 형태고 각기 다르기 때문에 소중하다는 생각도 합니다.

하지만 우리가 하루에 8시간 이상을 보내는 일터라면, 기왕 하는 일 보다 잘, 자기만족과 효능감을 느끼며 할 수 있었으면 좋겠기에 커뮤니케이션 팁이라는 거창한 이름까지 달아 풀어 보았습니다.

일을 좀 더 잘해보면서 그 자체의 행위만도 즐기면 좋을 것 같아서요.

다만 요즘은 ‘일 잘-러’만큼이나 저도 늘 마음에 새기는 부분은 내가 과연 ‘일 좋-러’인지였습니다.

저는 잘 못하기도 했거든요. 일을 잘하는 사람도 물론 회사에 핵심 인재이겠지만, 일터에 일하러 나오기 좋을 수 있게 해 주는, 함께 일하기 좋은 동료인 것도 일 잘 하는 사람 이상으로 회사를 좋아하게 해주는, 회사가 놓쳐서는 안 되는 멋지고 좋은 인재인 것 같더라고요.

그래서 저마다 일에 대해 인식하고 있는 가치는 다르더라도, 또 회사이기 때문에 성과도 그 무엇보다 중요하더라도,

그 좋은 성과만큼이나 함께 일하는 사람들과 어떻게 하면 조금 더 즐겁게 일할 수 있는지 고민해 보는 것도 중요한 일이라는 생각이 듭니다. :)

그리고 이런 소프트 스킬은 수치화할 수 없어도, 우리가 나가는 일터를 조금 더 좋아하고, 업무를 하고 싶게끔 만들어주는, 눈에 보이지 않는 매우 매우 중요한 자원이라고 생각이니, 오늘의 실무 커뮤니케이션 팁을 바탕으로 이후에는 함께 어떻게 하면 함께 일하는 것이 좋은 사람이 될 수 있을지 고민해보면 좋을 것 같습니다.

그럼, 오늘도 읽어주셔서 정말 감사합니다 :)

저의 작은 나눔이라도 필요하신 분께는

도움되는 팁이었으면 좋겠고,

부족한 부분이나 이해가 안 되는 부분,

궁금하신 점이 있거나

혹은 독자님께서도 경험을 바탕으로

공유 주고 싶으신 팁이 있다면

얼마든지 첨언 부탁드립니다.

편안한 밤 보내세요 =)

* 아, PS. 추가 팁,

Soft Skill 측면에서 활용하면 유용할 팁들.

인턴분들이 질문을 할 때

심리적으로 주저하게 될 수밖에 없는

미묘한 감정들이 있었다.

그때 그분들의 짐을 덜어드리고자 생각해 보았고,

나도 평소에 미묘한 감정들을 해치우고자(?)

종종 사용했던 커뮤니케이션 팁들인데,

위에 카테고리는 안 했지만 꿀팁으로 추가.

내가 판단한 게 맞는지도 모르겠고,

질문하는 게 맞는지도 모르겠고,

바쁘신 분께 답 달라고 닦달(?)할까 봐 걱정될 때

쓸 수 있는 표현들 모음!

1) 내가 판단한 게 맞는지 모르겠다ㅠㅠ일 때 :

-개인적인 의견으로는 ~라고 생각합니다.

-아직 식견(시야가)이 부족해 혹시 잘못 생각하고 있는 부분이 있다면 시간 되실 때 피드백 부탁드려도 될까요? / 피드백 부탁드립니다.

2) 이건 질문해도 되는 건 맞나? :

- 혹시 잘못된 질문이라면 제 부족함이니, 미리 양해를 구해도 될까요? 그런데 ~~~ 한 건 ~~~한 게 맞나요?

- 아직 잘 모르는 것 같기도 한데요(같습니다.)

~~에 대해서 ~~ 한 것으로 생각하는데

제가 보고/생각하고 있는 게 맞나요?

~~ 한 경우도 있는 것 같더라고요.

3) 바쁘신 분께 답 달라고 요청하는 건가?

사람은 각자의 업무 우선순위가 있다. (물론 그만큼 나도 우선순위 잘 잡아 일해야 하는 건 매한가지) 한데 끊임없는 피드백 요청과 질문 날리기는 아무리 마음 좋은 사람이나 사수라도 "내가 콜센터도 아니고.. 혹은 이런 것까지 알려줘야 하나?"라는 생각이 들게 할 수도 있다.