[chapter 4] 전시 공간 디자인의 과정
3단계. 킥오프 미팅
2단계. 입찰(비딩)에서 각고의 노력 끝에 1등을 해서 프로젝트를 수주했다고 가정해보자. 일단은 너무 축하할 일이다. 치열한 비딩의 세계에서 수주를 했다는 것은 엄청난 노력이 필요한데 이를 해낸 것은 정말 대단하다. 이 좋은 승리의 기분을 이어서 킥오프 미팅에 대해 알아보자.
이 미팅을 가기 전에 우리는 준비를 해야 한다. OT 당시 받았던 제안요청서(RFP)에 나온 내용들을 다시 한번 리뷰해보고 클라이언트가 어느 부분을 중점적으로 생각을 하는지 짚어볼 필요가 있다. 그리고 만약 프로젝트 현장에서 미팅을 진행한다고 하면 자료를 준비해야 한다. 현장 도면은 보통 OT 때 자료를 공유받거나 담당자분에게 요청을 드리면 받을 수 있다. 미팅을 가기 전에 현장 도면을 미리 파악하고 출력해서 미팅에 임한다. 여기서 중요한 것은 우리가 어디를 디자인해야 하는지 미리 도면을 통해 동선, 마감재, 현장 주변 상황, 현장 도면상 사이즈를 준비해서 가야 한다.
다시 정리하면
1. RFP에 나온 내용을 통해 클라이언트의 니즈 리뷰하기.
2. 현장 도면 자료를 미리 파악하기.
이렇게 준비된 상태에서 클라이언트를 만나 회의를 진행하는 것이 좋다. 클라이언트 입장에서는 담당 업체가 프로젝트 내용 파악과 자신들의 요구사항을 잘 생각해서 왔다고 느끼면 신뢰가 갈 것이다. 클라이언트에게 신뢰를 주는 것은 상당히 효율적이다. 향후 디자인 작업을 하는 데 있어서 신뢰 있는 업체가 디자인 제안을 한다면 수월하게 일이 진행될 가능성이 높다.
킥오프 미팅이 시작되었다면 클라이언트 쪽 프로젝트 담당자분이 RFP를 바탕으로 설명을 해줄 것이다. 이때, 다 아는 내용이니 대충 들어도 된다고 생각하지 말고 담당자의 말속에서 우리가 놓친 내용이나, RFP 문서상에 나온 요청 내용과 직접 구두로 들었을 때의 시차를 생각하면서 들어야 한다. 또한 RFP 설명을 들으면서 궁금한 점을 메모해놓았다가 설명이 끝난 후 물어보면 좋을 것 같다. 궁금한 점들은 되도록 킥오프 미팅에서 모두 풀어내야 향후 작업들이 수월하게 진행될 수 있다. 그리고 질문을 한다는 것은 프로젝트에 대한 관심과 진정성이 있다는 반증이기 때문에 좋은 이미지로 비칠 수 있다.
또한 예산 관련해서 RFP 상에 명기되어 있는 예산이 맞는지 오차범위가 있는지는 꼭 확인해야 한다. 예산에 따라서 디자인의 범위와 퀄리티가 달라지기 때문에 디테일하게 확인해야 향후 예산에 맞춰 작업이 원활히 진행할 수 있다.
그리고 앞서 말했듯이 미리 현장 도면을 파악한 상태에서 현장을 봐야 한다. 킥오프 미팅 장소가 프로젝트 현장이라면 좋은 출발이다. 프로젝트 니즈를 들은 상태에서 현장을 본다면 이런저런 아이디어들이 떠오를 가능성이 높고 어느 정도의 프로젝트 방향이 보일 수도 있다.(경험이 어느 정도 되는 시니어급에 해당될 것 같다.)
현장에서는 1. 사진/동영상 2. 실측 두 가지를 꼭 꼼꼼히 체크하고 와야 한다. 한창 프로젝트 작업 와중에 현장을 다시 가는 일이 없도록 하는 것이 좋다. 먼저 사진을 촬영할 때 생각하면서 찍어야 한다. 사각형으로 된 한 공간이라고 가정하면 먼저 4곳 모서리, 4면 각 입면 방향, 디테일 컷(마감재, 분전함, 출입구, 창호, 집기 등) 이렇게 찍는 것이 좋다. 큰 전체 공간을 가늠하고 디테일한 부분을 볼 수 있도록 한다.
그리고 실측을 할 때는 실제 길이와 도면상 길이를 비교하면서 큰 차이가 없는지 꼭 확인해야 한다. 도면상 길이와 실측 길이는 다를 수밖에 없다. 하지만 오차가 크면 안 된다. 필자 기준은 100mm 미만 정도였다. 이 길이 이상이 되면 도면을 다시 수정했다.(프로젝트의 성격에 따라 오차범위가 다를 수 있다.) 현장 도면을 기준으로 3차원 X, Y, Z 축을 생각하면서 길이를 측정해야 한다. [X, Y: 상하좌우 / Z: 공간의 층고] 이렇게 개념을 가지고 실측해서 도면에 기입한다. 실측된 숫자를 기입할 때는 명확하게 써야 나중에 사무실에서 도면 정리할 때 헷갈리지 않는다. 숫자를 애매하게 흘려 쓰면 곤혹스러운 상황이 생길 수 있다. 혹시나 자료를 잃어버릴 위험도 있으니 실측을 완료했다면 꼭 사진으로 남겨놓자.
킥오프 미팅 후에 클라이언트의 구체적인 니즈, 프로젝트 예산, 현장 데이터를 다시 한번 정리하고 다음 스텝으로 갈 준비를 하면 되겠다.
