5. 회의를 위한 회의, 회의는 회의를 부른다.
난중일기
회의는 회사 생활에서 빼놓을 수 없는 중요한 요소다. 하지만 모든 회의가 생산적인 결과를 가져오는 것은 아니다. 회의를 효과적으로 운영하기 위해서는 그 이유가 명확해야 한다. 어젠다가 없다면 회의를 스킵하는 것도 하나의 방법이다. 단순한 현황 공유가 필요하다면 이메일로 대신할 수 있기 때문이다. 회의를 위한 회의는 시간 낭비일 뿐만 아니라 참여자들의 에너지를 소진시킬 수 있다.
회의의 주된 목적은 정보의 공유와 의사결정에 있다. 정보를 공유하고 이를 바탕으로 새로운 진행 방향을 세우는 것이 핵심이다. 프로젝트를 진행할 때 회의는 필수적이지만, 요즘 같은 언택트 문화에서는 오프라인 회의를 하기 어려워졌다. 온라인 회의가 증가하면서 커뮤니케이션의 어려움을 호소하는 사람들이 많아졌다. 대면 회의에서는 비언어적인 신호를 통해 의사를 파악할 수 있지만, 온라인에서는 이러한 부분이 부족하다. 특히 한국에서는 대부분의 사람들이 비디오를 켜지 않아 더욱 어려움이 가중된다. 강제로 비디오를 켜라고 말하기도 쉽지 않다.
회사 생활의 대부분이 회의로 이루어져도 무방하다. 개인 간의 짧은 대화도 회의의 일환으로 볼 수 있다. 이슈가 생겨 급하게 정리하기 위해 하는 회의는 긴급하다는 이유로 때때로 효과적인 결과를 도출할 수 있다. 그러나 정기적으로 열리는 회의는 처음 취지와 달리 비생산적일 때가 많다. 시간이 남아서 참석하게 되고, 특히 비대면 회의에서는 몰입감이 떨어져 약속된 시간 안에 좋은 결과를 얻기 어렵다.
모든 회의가 항상 좋은 결과를 가져오지는 않는다. 때로는 비생산적인 회의가 더 생산적으로 만들 수 있는 계기가 되기도 한다. 중요한 것은 회의에 참여하는 사람들의 몰입도를 높이는 것이다. 이를 위해서는 참석자별로 참여 목적을 부여하는 것이 효과적이다. 각자가 회의에서 어떤 역할을 하고 어떤 목표를 달성해야 하는지를 명확히 하면, 회의의 집중도와 효율성이 높아진다.
결론적으로, 회의는 그 목적이 명확할 때 가장 효과적이다. 어젠다가 없거나 단순한 정보 공유일 경우 회의를 피하거나 다른 방법을 활용하는 것이 좋다. 또한, 온라인 회의의 한계를 인식하고, 참여자들의 몰입도를 높이기 위한 노력이 필요하다. 이렇게 함으로써 회의는 진정한 의미에서 정보 공유와 의사결정을 지원하는 도구로서의 역할을 다할 수 있을 것이다.
회의는 이유를 모르고 하고
알아도 중간에 까먹기도 하고
회의가 끝나고 일거리 받지 않으면 기분이 좋고
숨겨놨던 이슈를 들키지 않으면 좋고(빨리 뒷처리)
회의가 목적을 잃으면 회의적으로 변한다.
