모두싸인팀, 원격근무를 하게 되었어요.
모두싸인팀의 원격근무 이야기 1
안녕하세요, 모두싸인팀 Mia 입니다.
간편 전자계약 서비스를 운영하는 모두싸인팀은 부산과 서울 사무실이 있어, 구성원들이 부산과 서울에 분리되어 있는데요. 원격근무는 모두싸인팀에게 필수적인 것이고, 일상이 되었습니다. 부산과 서울 자체의 원격근무 뿐만 아니라, 전 구성원이 주 1회 자유롭게 원격으로 일하고 있어요. 지금부터 모두싸인팀의 원격근무 이야기를 나누고자 합니다. 원격근무, 재택근무에 대한 고민이나 궁금증이 있으신 여러분께 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
모두싸인 원격근무 구조도원격근무, 우리도 할 수 있을까?
모두싸인팀은 '어떻게 하면 일을 더 잘 할 수 있을까?' 에 대해 자주 고민하려고 노력합니다. 원격근무 이야기는 2018년 하반기부터 나왔습니다. '원격근무'가 우리의 업무 효율을 높일 수 있는 것이라면 우리도 해봐요!' 라는 의견들이 모여 회사 내 이슈가 시작되었는데요. 원격근무 이슈가 나왔던 2018년 이후, 19년부터는 서울 사무실 오픈과 서울 구성원 채용이 예정된 상태였어요. 부산 - 서울 간 원격으로 일하게 될 것이고, 또 서울 구성원의 상황을 우리가 잘 알고 있어야한다는 의견에서 출발해 '구성원마다 본인이 일하기 좋은 환경이 있을 것이고, 그 환경에서 일에 더욱 집중하고 몰입할 수 있다면 굳이 같은 공간, 사무실에서 함께 있는 것이 필수적인 것은 아니겠다'라는 의견이 모아졌죠. ('원격으로 일하는 것이 우리의 업무 효율을 떨어트리지 않을 것이고, 우리 팀은 서로를 신뢰한다'는 믿음을 가지고 있었습니다.)
원격근무를 하기로 결정하기 전까지, 모든 구성원이 함께하는 전체회의를 3번 이상 진행했던 것 같아요. 그리고 꽤 길었던 의견 수렴 과정이 있었습니다. 원격근무를 시작하면서, 고민하고 준비해야할 것들이 정말 많았어요. 필요한 업무 환경부터 우리의 마음가짐까지.. 원격근무를 한다면 주에 몇회를 하는 것이 좋을지, 고객과 직접 통화가 필요한 직무의 구성원들은 어떻게 하는 것이 좋을지, 서비스 이용에 문제가 생기면 빠른 커뮤니케이션과 대응이 필요한데 이런 경우에는 어떻게할지, 각 팀의 모든 구성원이 같은 날 원격근무를 해도 좋을지, 원격근무 환경(장소, 기기 등)에 관해서 회사에서 일정한 가이드를 내어줄지 등에 관해서요.
모두싸인팀의 고민1. 원격으로 일 잘하는 방법, 무엇이 있을까?
몇 개월간 원격근무를 준비하면서, '원격으로 일 잘하는 방법'을 몇가지 정리했었습니다. 역시나 비대면 상황으로 일을 하게 되다보니 대부분 '커뮤니케이션'에 관한 이야기가 많았습니다. '보안'에 대한 이슈도 있었구요. 저희가 처음으로 세워봤던 내용은 아래와 같습니다.
원격으로 일 잘 하려면 필요하다고 생각한 것1) 비동기 커뮤니케이션 고려하여 의미를 잘 전달하자
내가 아니라 다른 구성원이 쉽게 이해할 수 있도록 어려운 표현은 풀어쓰기로 했어요. 구성원이 이해하기에 어렵고 번거롭지 않도록 최대한 '잘 말하자'는 것이었죠. 나의 메시지, 말에 '무엇을(what), 어떻게(how), 왜(why)'가 있는지 확인하고 메시지는 최대한 완결된 단위로 작성하고자 했어요. 각자 분배된 과업의 의사결정에 있어서도, 나의 의사결정이 왜 이렇게 되었는지에 대해 구성원이 잘 납득하고 이해할 수 있도록 노력했습니다.
2) 비언어 커뮤니케이션 고려하여 의미를 놓치지 않고 듣자
답변은 가능한 빨리, 바로 답변이 불가능한 경우와 늦게 확인했을 경우 이유를 설명하고 '특정 기간안에 답변하겠다'고 말하기로 했어요. 근무시간 동안에는 알람을 바로 들을 수 있도록 켜놓고 답변은 가능한 빨리 할 수 있도록 하자고 정했죠. 만약 지금 당장 해당 내용에 대해 대답을 충분히 하지 못할 상황이라면, '지금 이러이러한 상황과 이유로 잠시후 다시 읽고 답변 남기겠습니다.' 정도도 반드시 꼭 남겨보기로 정해보았습니다.
3) 구성원에 대한 방해를 줄이자
슬랙 주도 커뮤니케이션에서 공개된 채널을 통해 의견을 남기고 커뮤니케이션 비용을 줄이는 것이 정말 중요했습니다. 모두싸인팀은 슬랙을 이용할 때, 업무 성격, 팀, 프로젝트 단위로 구분하여 채널을 생성하고 업무와 관련된 내용을 논의하고 있는데요. 모두싸인팀이 원격근무를 준비하면서 그동안 슬랙을 어떻게 활용해왔나, 하고 회고해보니 생각보다 DM으로 업무와 관련된 내용과 자료를 많이 주고 받았더라구요. 그래서 업무와 관련된 내용은 되도록 채널을 활용하는 것을 습관화하기로 정했습니다. 개인적인 부분을 제외하고는 업무 공유를 위해 DM보다는 채널에서 소통하며, '하나의 주제로 메시지가 5번 이상 오간다면 통화를 시작한다'는 원칙을 세웠습니다.
4) 구성원 간 오해를 줄이자
서로 얼굴을 마주보며 같은 공간에서 일하지 않기 때문에 지금 나의 상태가 어떤지를 적극적으로 공유하기로 정했습니다. 자신의 상태를 적극적으로 '오버 커뮤니케이션' 하여 지금, 해당 업무에 참여하고 있다는 느낌을 주고 받을 수 있도록 노력해보자고 했습니다. 또한 의견을 주고 받거나 회의를 하는 것 등, 협업 진행 과정에서는 특별한 이유가 없는한 클라우드 기반의 문서 도구로 작성하고 보관하며, 업무 관리 리스트를 세분화하기로 정했죠.
5) 보안, 더 안전하도록 잘 지키자
사무실이 아닌 장소에서 일을 한다는 것은 모두싸인팀이 아닌 다른 누군가가 우리의 업무 내용들을 볼 수 있다는 위험이 있을 것이라 예상했습니다. 집에 있는 가족이 될 수 있고, 카페 옆 테이블에 앉은 손님이 될 수도 있고요. 보안, 정보 보호에 있어서는 '유난'을 떨고 '유별'나게 지켜도 모자라지 않다고 생각했어요. 어디에서 근무하든지 회사의 중요한 정보가 유출될 수 있음을 늘 인지하고 조심하는 것을 습관화하기로 했습니다. 또 개인이 되었든, 모두싸인팀 전체의 공용 계정이 되었든 비밀번호는 정기적으로 변경하고, 원격근무 도중 잠시 자리를 비울 땐 PC 화면을 끄거나 노트북을 꼭 덮고 이동하는 것도 함께요.
모두싸인팀의 고민 2. '원격근무' 제도에 대한 우리의 의문과 첫 합의
모두싸인팀에서 '원격근무' 라는 제도를 도입하면서 했던 몇가지 제도적 고민과 이에 대한 첫 합의까지 정리해보았어요. 당연히 이 합의의 모든 부분들은 '우리가 원격근무를 지속해나가면서 더 좋은 방법을 고민하고 개선하자' 는 것이 전제가 되었습니다.
1) 유선 연락을 통한 고객 응대가 필요한 직무, 원격근무가 가능할까?
고객응대가 필요한 모두싸인 영업, 운영팀에서는 원래 사무실에서 구성원당 회사 전화를 한대씩 사용하고 있었어요. 사무실 내부에서 고객과 통화하기 때문에 보안에 대한 이슈가 크지는 않았죠. 원격근무를 하게 되면, 모두싸인팀이 아닌 제 3자가 통화내용을 들을 수 있다는 것과 전화 연결 이슈가 있었습니다. 전화 연결 이슈는 '욜로톡' 이라는 서비스로 해결할 수 있었어요. 회사 전화를 각 구성원의 개인 휴대폰으로 연결할 수 있어서 외부에서도 회사 전화번호를 이용해 고객과 연락을 원활하게 할 수 있겠더라고요. 통화내용의 외부 노출 이슈는 집에서 원격근무를 할 경우 큰 무리가 없을 것 같았습니다. 생각보다 우리의 근무시간에 가족분들이 함께 집에 있는 경우가 거의 없고, 있다고 해도 이어폰을 사용해서 최대한 외부로 통화나 민감한 내용이 노출되지 않게 노력하기로 정했습니다.
2) 각 팀마다 최소 인원는 사무실에 있어야하지 않을까?
모두싸인팀은 팀간의 협업도 활발하게, 자주 진행하고 있습니다. 새로운 기능이 출시되었을 때, 기능적 이슈가 발생했을 때, 마케팅 프로모션에서 개발 리소스가 필요할 때도 있구요. 원활한 커뮤니케이션을 위해서 팀의 최소인원은 사무실에 상주할 것에 의견을 모았고 각 팀별 1명은 꼭 사무실에 남아있기로 정했습니다. 즉, 같은 팀의 모든 구성원이 같은 날 원격근무를 하는 것은 지양하자고 했어요.
3) 서비스 장애가 발생한 경우, 즉각적으로 대응할 수 있을까?
이 부분은 위에 있는 '각 팀별 최소 인원은 사무실에 남아있자' 는 규칙으로 해결할 수 있었어요. 특히 운영팀과 제품팀 구성원 분들이 함께 같은 공간에서 일함으로써 서비스 장애 발생시 대응이 즉각 이루어 질 수 있도록 하기로 정했습니다. 원격이라는 상황 때문에 서비스 장애 대응이 늦춰지지 않도록하는 것이 가장 중요했어요. 또 지금까지 원격 상황에서 서비스 장애가 발생한 경우가 없었고, 원격이라는 상황이 장애 대응 속도에 영향을 줄거라는 것도 단언할 수 없었기 때문에요.
4) 원격근무가 제한되는 경우도 있을까?
모두싸인팀 원격근무의 기본적인 규칙은 '원격근무는 주 1회, 원하는 요일에 자유롭게 할 수 있다' 였습니다. 대신 각 팀별 주간회의, 리더 주간회의, 챕터 회의와 대부분의 사내 중요 이벤트가 집중되는 수요일은 원격근무를 지양하자고 정했습니다. 개인 사정으로 불가피하게 수요일에 원격근무를 해야한다면 전체 구성원에게 사전 공유하는 것도 수반되는 규칙으로 정했어요. 또한 원하는 요일에 원격근무를 할 수 있지만 긴급한 이슈나, 협업 진행과정에 따라 원격근무가 제한될 수 있음도 충분히 인지하고 있기로 함께 합의했어요.
원격근무, 잘 할 수 있을까?
이 고민들과 우리의 첫 합의, 모두싸인팀의 원격근무 규칙이 정답이라고 생각하지 않았습니다. 우리가 일을 더 잘 하는데 도움이 되는 좋은 대안과 방법이 있다면, 언제든 이 규칙들은 변경되고 개선될 수 있음을 서로가 충분히 이해하자고 약속했죠. 그리고 원격근무를 하면서 원격근무의 장단점, 애로사항, 필요한 부분들에 대해 각자가 생각하면서 자유롭게 공유하는 것 까지도 약속했습니다. 길다면 긴 원격근무 준비를 마치고 시작된 모두싸인팀의 원격근무, 지금까지 잘 이어오고 있을까요? 원격근무를 하면서 어떤 일들이 일어났는지, 얻게 된 인사이트들은 무엇인지, 다음 글에서 차차 풀어보겠습니다.
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글쓴이
미아 (cm.lee@modusign.co.kr)
모두싸인 콘텐츠 마케터
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