보고서, 잘 쓰려면?
진정한 커뮤니케이션의 정의
마케터로 일한지 4개월차에 접어들고 있다. 코로나와 함께 paid channel보다는 non paid channel이 중요해지고 있는 시점이다. 넌페이드 채널과 관련한 신규 프로젝트를 2주째 하고 있다. 하지만 쉽게 전진을 하지는 못하고 있다.
금요일 저녁 선배가 내 보고서를 보고 한 말에 정말 놀라고 말았다. "보고서에 팩트만 나열되어 있어서, 어떤 의도와 생각으로 하고 있는지 파악할 수 없는 것 같아요." 사실이다. 정말 팩트 위주로 나열되어 있고 내 생각은 나를 만나야만 알 수 있었다. "보고서가 다 말할 수 있게 친절하게 적는게 좋을 것 같아요."라는 조언을 들었다. 평소, 나는 모든 일을 할 때, 장황한것을 좋아하지 않고 간단명료한 것을 좋아한다. 하지만, 너무 생략이 많아서 이해가 어렵다는 피드백도 들은적이 있다. 이제, 진짜 고쳐야할 순간이 온 것이다. 장황하지는 않지만 친절하고 간단명료하게 바꾸는게 좋을 것 같다는 생각이 들었다. 그렇게, 보고서를 여러번 수정하고 있는 가운데 이승희 마케터님이 쓰신 책인 <기록의 쓸모>를 보게 되었다. 여기에도 내가 느낀 일화가 담겨있어서 기록해야겠다고 느꼈다.
"커뮤니케이션이란 그냥 전달하고 소통하는 걸로 끝나는게 아니라, 의도와 감정 그리고 생각의 삼위윌체가 잘 전달 되는 것입니다." 내 의도, 감정, 생각이 보고서에 담기는 것이 좋겠다고 느꼈다. 방대한 양의 데이터를 다루기 때문에 그 당시에 어떤 의도였는지 까먹거나 놓치기 쉽다. 그렇기 때문에 '데이터 일기'를 적기 시작했다. 왜 이 데이터를 뽑기 시작했는지, 어떤 결과를 확인했고 향후 가설은 어떻게 되는지에 대해서 적었다. 그러다 보니 좀 더 내 보고서가 친절해진 기분이었다. 팀장님의 의견에 더 잘 대답할 수 있을 것 같은 용기도 생겼다. 좀 더 내 의도, 감정, 생각이 보고서에 드러나기 위한 팁에 대해 보자.
고객중심적으로 사고
여기서 고객은 내 보고서를 읽게 될 사람이 된다. 평소 그 분이 자주하는 말이 무엇인지 기록해두었다가 그 분의 표현을 사용하여, 보고서에도 기록한다. 그렇게 하면, 좀 더 보고서를 읽는 사람도 이해가 더 잘되고 내 의도를 더 잘 파악할 수 있게 된다.
url 줄이기
경영 컨설팅 회사에서 대표님의 니즈에 따라 url을 항상 줄여서, 보고서에 넣곤 했다. 이번 회사도 동일했다. url 줄이기를 함으로써 보고서도 간결해지고 내가 하려던 말도 명확해진다. 그리고 상대에 대한 배려를 위해 수고를 감수했다는 포인트가 될 수 있는 것 같다. 보고서를 처음 쓰는 사람이라면 bitly를 꼭 사용하는 걸 추천한다. 회사생활에서 기본매너라는걸 깨달았다.
이 일을 하는 목적 명확히하기
난 항상 보고서를 쓰고 세부 항목의 데이터를 분석해야할 때, 상단에 이 일을 왜 하는지 적는 습관이 있다. 예를 들면 '세션타임 9초늘리기'가 목표라면 상단에 적는다. 그리고 아래, 이 데이터 분석을 통해 세션타임을 늘리는 핵심인자를 찾을 수 있고, 결국에 해당 목표를 달성한다고 적는다. 그렇게 하면 나도 동기부여가 되고 데이터 분석의 흐름이 제대로 흘러갈 수 있다.
데이터 일기쓰기
데이터마다 이 데이터를 왜 분석했는지 적어놓고, 뭘 확인했으며 이 가설에는 이거때문에 안된다. 이런식으로 적는 습관이 필요하다. 원래, 데이터 일기를 안적었는데 회사 선배의 조언으로 적기 시작했다. 이건 보고서를 보는 사람 뿐만 아니라 나에게도 도움이 많이 되는 것 같다. 정말 많은 데이터를 보다보니 왜 이 데이터 분석을 했는지 까먹는 순간이 종종온다. 그럴 때, 이 보고서의 일기가 적혀있다면 기억이 나고 내 의도를 잘 전달 할 수 있어서 좋았다.
이렇게 보고서 쓰기를 한다면, 아마 회사에서 엄청난 '일잘러'로 거듭날 수 있지 않을까 생각한다. 나는 시행착오끝에 깨달아서 한 번 적어본다. 나처럼 직무를 아예 바꿔서 이직하신 분들이나 새롭게 시작하는 신입사원분들에게 도움이 되었으면 좋겠다.
