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계정을 잊어버리셨나요?

by 번개거북 Sep 15. 2021

구글폼으로 휴가 신청 - 맛보기

구글시트를 활용한 자동화, 잔디는 거들뿐.

글에 들어가기에 앞서 몇가지 코멘트.

가능하다면 좋은 인사/결재 시스템을 도입하는 것을 추천합니다.

생각보다 예외 상황들을 해결하는데 노력이 많이 필요했습니다.

결과적으로 구현 부분을 자세하게 설명하기 힘들어서 맛보기만 써봅니다.

구현 부분을 나중에 쓰게 될지는 저도 모르겠습니다. 안쓰게 된다면 '맛보기'로 끝!

가능하다면 좋은 인사/결재 시스템을 도입하는 것을 추천합니다.

저희 회사도 언젠가는 시스템을 새로 도입하게 될텐데요, 몇가지 상황들과 그에 따른 결과에 대해서 조금 설명을 해봅니다.

<발단이 되었던 상황들>

기존에 쓰던 결재 시스템이 조금 불편했고, 결재만 진행되고 휴가 관리는 HR담당자가 엑셀로 관리를 하고 있었음

대부분의 업무가 google workspace와 잔디로 전환이 되면서 결재 시스템의 사용 빈도가 줄어들게 됨

사실상 휴가 결재에 대해 바로 승인을 해주는 상황이어서 결재 프로세스가 큰 의미가 없었음

편의를 위한 중간 단계로 잔디 토픽 '휴가 공유'방을 만들어서 본인 휴가 날짜를 남기는 짧은 기간이 있었지만, 효율도 떨어지고 본인 휴가 신청을 전사 직원이 실시간으로 보는 것이 어색한 부분도 있었음

그래서 약간의 오지랖을 포함해서 해당 내용을 해결해 보려는 고민을 했는데요, 결과적으로 반영된 내용들을 설명하기에 앞서 이미 갖춰진 상황들을 정리해봅니다.

<적용전 회사 환경>

전직원이 google 계정 기반으로 업무를 하는데 익숙해져 있다.

잔디를 통해 소통하는 것도 익숙해져 있다.

Zapier를 유료로 사용하고 있어서 여러 자동화 기능을 사용할 수 있다.

구글시트와 연계되는 zapier 작업을 능숙하게 할 수 있는 사람이 있다.

HR에서 사용하던 엑셀을 구글시트로 변환하는데 큰 문제가 없었고, HR 담당자도 동의할 수 있었다. (싫은데 그냥 시작했을지도... 결과적으로는 조금 편해졌을거라 믿으면서)

이런 배경이 있는 상태에서 이해 관계자들의 여러 요구사항들을 수집 및 상상해서 정리를 했고, 실제 반영된 결과들은 이렇습니다.

<변경된 휴가 관련 기능 - 일반 직원>

구글폼으로 휴가 신청하기

잔디에서 본인 휴가 정보 조회하기

<변경된 휴가 관련 기능 - 자동>

휴가 신청이 되면 상위 관리자 및 HR 담당자에게 메일 전송

<변경된 휴가 관련 기능 - 공통>

잔디 '휴가 일정 공유' 토픽에서 오늘 및 앞으로 7일간 휴가자 정보 알림 메시지 보기

이를 위해서 HR 담당자에게 약간의 부가 업무가 생겼고, 일부 작업은 기존과 다르게 해야 하는 것들도 생겼습니다.

<HR 담당자의 할 일>

구글시트에서 휴가 관리 (날짜 조정 요청이나 취소 처리)

증빙이 되면 휴가 일수를 소진하지 않는 휴가에 대한 관리

공휴일 정보를 관리 (국가 공휴일, 창립기념일 등)

신규 입사자 정보 관리

상위 관리자 정보 관리 (메일을 받고자 하는 조직에 대해서 관리자 이메일 기입)

첨언을 좀 하자면

휴가 신청/취소의 이력 관리

증빙 처리에 대한 부분도 휴가관리 시트에서 같이 관리

공휴일 정보를 한번만 입력하면 긴 기간의 휴가 신청에 대해서 달력을 확인하지 않아도 소진될 일자 자동 계산

등이 가능해졌기 때문에 부가적인 업무도 있겠지만 효율이 더 좋아진 부분도 있습니다.

특히 HR 담당자에게 본인의 휴가 부여 일수나 남은 일수를 물어보는 사람들이 줄어들게 된 것이 보이지 않는 큰 효과라 할 수 있겠습니다.

글로 쭉 설명했는데 맛보기로 화면들을 몇가지 보여드리면서 마무리를 하겠습니다.

휴가 요청 구글폼

매일 아침 잔디를 통해서 휴가 정보가 공유됨

잔디를 통한 개인 휴가 조회 방법 (위키로 정리한 사용법 - Outgoing Webhook 설정은 별도)

잔디 Outgoing Webhook 설정을 잘 쓰고 있는지 확인 결과
> 다른 이유로도 쓰고 있겠지만 많은 사람들이 활용 중인 것으로 보임

HR 담당자가 관리하는 휴일 정보 시트값

동작 방식을 보여주는 내부 시트 내용 살짝 소개
### 설명 : 8/13~8/18로 신청한 휴가의 근무일 계산식
> 8월 13일 : 금요일 (count)
> 8월 14일 : 토요일
> 8월 15일 : 일요일
> 8월 16일 : 월요일 - 대체공휴일
> 8월 17일 : 화요일 (count)
> 8월 18일 : 수요일 (count)
따라서 근무일기준계산 = 3