알아두면 편한 아주 간단한 엑셀 팁
본문에 신입들이 알았으면 하는 것들로 엑셀을 언급했다. 필요한 스킬이야 천차만별이겠지만, 회사생활을 편하게 만들어줄 간단한 팁들을 소개한다.
페이지 세팅만 잘해도 칭찬받을 수 있다!
1. 출력했을 때 매 페이지마다 넣고 싶은 정보가 있다면 머리글 [header]나 바닥글 [footer]를 활용하자!
: 엑셀은 장 단위로 작성되는 워드와는 다르게, 각 셀[cell]이 가지고 있는 정보를 활용해서 자료를 처리하는 프로그램이다. 그래서 보는 이가 필요한 정보에 따라서 페이지 세팅을 다르게 설정할 가능성이 높다. 필요한 것만 필터링할 수도 있고, 행 전체를 숨길 수도 있다.
그렇다 보니 제작자가 만든 페이지 단위는 사실상 크게 의미가 없다.
회사의 로고든, 프로젝트의 이름이든, 제작 일시든, 페이지 번호든 출력했을 때 각 페이지에 보였으면 하는 정보가 있다면 header나 footer를 사용해야 한다. [Insert] -> [Header & Footer]
2. 자료의 양이 많아서 페이지가 한 장 이상 넘어간다면 출력을 위해서는 행 반복을 사용하자.
프린트하지 않고 사용할 사용자를 위해서 틀 고정 [Freeze]를 설정해 두자!
: 표에서 각 행/열이 무엇을 나타내는지 보여주는 제목들은 매 페이지마다 반복되는 편이 보기 좋다. 그럴 때 사용하는 것이 행/열 반복이다. 출력할 때 페이지의 가장 위쪽에 반복될 행을, 그리고 가장 왼쪽에 반복될 열을 장마다 삽입할 수 있다. 참고로 꼭 한 행이나 열이 아닌, 다수의 행/열을 반복할 수도 있다.
하지만 행/열을 반복시킨다고 해서 화면에서도 매번 반복되지 않는다. 스크롤을 넘기면 보이지 않게 된다. 이건 페이지 보기를 설정해야 한다. 가장 확실한 방법은 틀 고정을 시켜두는 방법이다. 이렇게 해두면 화면을 아래로 내린다거나 오른쪽으로 옮긴다고 해도 인덱스가 될 행과 열이 사라지지 않는다. 고정하지 않고 내용이 들어갈 셀 가장 왼쪽 윗 셀에 마우스 커스를 두고, [View]->[Freeze Panes]을 누르면 된다.
3. 한 장에 출력하려거든 자동 맞춤 [Fit to] 기능을 활용하자!
: 회사에서 상사들은 언제나 한 장에 잘 보이는 정리된 파일을 받고자 한다. 그런데 자료 양이 많아지면 여러 장에 걸쳐서 정보들이 출력된다. 그럴 때는 역시 페이지 셋업에서 scaling을 자동 맞춤으로 설정하면 도움이 된다.
- 가로의 내용이 정해진 상태에서 세로로는 여러 장에 나누어 출력돼도 된다면 용지 너비를 한 장으로,
- 세로에 들어갈 내용이 정해진 상태에서 가로로는 여러 장에 출력돼도 된다면은 용지 높이를 한 장으로 설정하면 된다.
자칫 출력 전에 이 단계를 간과하고 넘어간다면 한두 장에 끝날 출력을 수십 장으로 만들 수도 있다.
함수는 sum과 average만 있는 것이 아니다!
회사에서 자료를 만들다 보면 합계나 평균만 내는 것이 아니다. 수만 개의 셀 가운데서 필요한 자료를 찾아 매칭 하는 경우가 허다한데 이때 자주 쓰이는 함수들이 CONCATENATE 나 VLOOKUP 함수이다.
Vlookup의 경우는 원하는 값을 찾아주는 함수이다.
간단히 예를 들자면, 이름, 주소, 전화번호가 적힌 직원 목록에서 직원 이름만 가지고 해당 직원의 주소와 전화번호를 찾을 때 사용할 수 있다. 물론 [찾기] 기능을 사용해서도 동일한 기능을 수행할 수 있지만, 만 명의 직원 정보가 담긴 직원 목록에서 천명의 직원들의 주소를 찾는다고 생각해보자. 천 번의 찾기를 수행해야 해서 막막할 것이다. 그럴 때 Vlookup 함수를 사용하면 단번에 문제를 해결할 수 있다.
lookup_value: 내가 현재 가지고 있는 정보 (직원 목록의 예에서는 직원들의 이름)
table-array: 정보를 추출할 기준이 되는 테이블 (예에서는 이름, 주소, 전화번호가 있는 직원 목록표 전체)
col_index-num: 주소가 몇 번째 열에 있는지 왼쪽에서부터 1,2,3의 숫자로 표기한다. (직원 이름/ 주소/ 전화번호가 원래 직원 목록표에 있는 정보였다면 "2"가 col_index_num 가 된다)
range_lookup: 생략해도 되는 정보로 True 값이라고 하면 근사치를, False 값은 정확히 일치하는 값을 찾아준다.
# 주의해야 할 점은 내가 이름으로 직원들의 주소를 찾고자 한다면 table-array, 즉 기준이 되는 테이블에서 이름이 가장 왼쪽 열에 위치해야 한다. 그렇지 않으면 오류가 난다.
Concatenate 함수는 여러 문자나 숫자들을 합쳐서 표시하는 함수이다.
만약 Vlookup으로 검색해야 하는 자료가 있는데, 동명 이인이 있다고 가정할 때 사용할 수 있다. Vlookup은 동명이인이 있을 경우, 두 명의 주소 중 한 가지를 임의로 선정해서 보여주기 때문에 잘못된 자료를 만들 확률이 높다. 이럴 경우 소속팀, 직급까지 함께 모아서 자료를 검색한다면 정확도가 높아진다.
[기술경영팀 / 과장 / 김철수]와 [설계팀/ 사원 / 김철수]를 구분해서 찾기 위한 방법이다.
중간에 " " 따옴표 사이에 띄어쓰기를 넣은 것은 생략 가능하지만 팀과 직급, 이름 사이에 띄어쓰기를 넣어주기 위한 장치이다.
어떤 정보든 " "따옴표 사이에 넣어주면 엑셀은 문자로 인식하고 그대로 보여준다.
