보고서 작성과 보고 1
보고서 작성에 관한 일반 사항들
직장 생활에서 보고서를 작성하는 일이나 보고를 하는 일은 너무나 자연스러운 일이다. 물론 직군에 따라서 횟수의 많고 적음의 차이는 있겠지만, 결코 피할 수는 없는.
그래서,
보고서(보고)에 관해 조금이라도 도움이 될 수 있으면 좋겠다는 생각으로 다음과 같이 세 차례로 구분하여 작성한다.
1편은 <보고서에 관한 일반적인 내용들>이고,
2편은 <보고서를 작성하는 방법>을 중심으로 구성했으며,
3편은 <전자 결재와 대면 결재의 장단점과 보완 방법>에 대한 내용이다.
박 대리 : 팀장님, 지난번 말씀 하신 시장 현황 조사 보고서를 다 만들었습니다.
이 팀장 : (훑어본 다음) 좀 더 간결하고, 직관적인 표현이면 더 좋겠는데.
박 대리 : 어느 부분을 말씀하시는 건지?
이 팀장 : 너무 길고 산만해서 무슨 말인지 빨리 캐치하기가 어렵네. 마치 소설같이 느껴져. 나도 사장님께 보고를 해야 되는 거니까, 박 대리가 사장님께 직접 설명을 한다고 생각하면서 다시 만들어보도록 하자.
위의 대화에서처럼, 보고서에 대해서 <길고, 산만하다. 소설 같다>는 지적은 비교적 흔히 듣게 되는 말이다. 왜냐하면 보고를 받는 사람은 누구나 간결하면서도 의미가 정확하게 전달되는 보고서를 원하기 때문이다.
우리가 보고서를 쓰는 이유를 생각해 보자. 그것은 회사로부터 내가 기안한 것을 허락받아 실행을 하기 위함이다. 즉 내가 보고서를 쓰기 시작하는 순간부터, ‘어떻게 하면 결재(승인)를 잘 받을 수 있을까?’를 생각해야 한다. 그렇게 하기 위해서는 보고하고자 하는 내용을 잘 검토해야 되는 것은 물론이고, 보고를 받는 사람의 특징이나 성향까지도 고려하는 게 좋다. 즉, 시력이 좋지 않은 결재자에게 작은 폰트를 사용한다든가, 기술 분야에 종사하는 현업들만 알만한 어려운 용어 등을 사용한다면 내가 꼭 하고 싶은 말이 잘 전달되기가 어렵다.
보고를 하고, 보고를 받는 일은 우리 직장 생활의 대부분을 차지할 만큼 중요하다.
보고서를 작성하기 위해서는 내용과 용도에 따라 정해진 보고서 양식을 선택해야 한다. 물론 특별한 사업 계획서나 특수한 시장 조사 보고서 또는 기타 정해진 양식이 없는 경우라면, 가장 보기 좋고 이해하기 편하게 만들어 사용하면 된다.
일반적으로 분류한 보고서는;
품의서 (기안서와 같은 의미로 생각하면 된다. "품의" 이 말은 시대착오적인 말인 것 같지만 여전히 많이 쓰인다.)
중간보고서 (요약 보고서)
각종 명령서와 결의서 (출장, 외출, 연차, 구매, 지출 등)
사유서, 경위서(사건, 사고 등의 경우)_이런 보고서는 작성할 일이 없는 게 좋겠지만, 마음처럼 잘 안된다.
업무 요청서, 업무 연락 (대내외 협조 요청 또는 결재를 받은 내용을 전달하는 경우 등)
기타 계획서 또는 조사 보고서 등등 수도 없이 많다.
품의서만 해도, 시행 품의서와 종결 품의서는 필수 보고서들이고, 중간중간 별도의 보고(요약 보고)가 필요할 때가 있다. 또 출장이나 연차 신청이나 지출 관련 사항 등도 보고서를 작성하고 결재를 받아야 되는 일들인 데다, 별도의 사업 계획서나 조사 보고서 등은 담아야 할 내용이 많으면서도 복잡해서 정리하기가 결코 쉬운 일이 아니다. 그 외에도 용도에 따른 보고서는 너무 많아서 모두 헤아리기조차 어려울 정도다.
하지만, 몇 가지 원리만 잘 알면 생각만큼 그렇게 스트레스를 받을 일만은 아니다. 오히려 내 머리와 손이 만들어내는 그 결과물에 뿌듯함을 느낄 수도 있고 또 덤으로는 좋은 평가를 받아 승진의 기회가 될 수도 있다.
우선, 보고서를 작성하기 전에 그 보고서에 대한 개요를 먼저 생각하자. 곰곰이...
생각을 하지 않으면 말을 할 수 없고, 말로 할 수가 없다면 글로 옮기는 것은 불가능하다.
이 보고서가 왜 필요한지? (목적)
무엇을 만들어야 하는지? (검토 대상)
우리 주변의 여건은 어떤지? (환경)
누구한테 보고를 하는 것인지? (최종 결재권자)
이런 것들만 잘 정리되면, 다음부터는 작성에 관한 기술적인 내용들이므로 크게 어려운 것은 없다.
(이미지 출처 Pixabay.com)
다음 2편에서는, 보고서를 작성하는 방법에 관한 내용이다.
