보고서 작성과 보고 2
보고서를 작성하는 방법
지난 1편에 이어 이번 2편은 <보고서를 작성하는 방법>이다.
1편은 <보고서에 관한 일반적인 내용들>이고,
2편은 <보고서를 작성하는 방법>을 중심으로 구성했으며,
3편은 <전자 결재와 대면 결재의 장단점과 보완 방법>에 대한 내용이다.
대부분의 회사에서 사용하고 있는 전자결재 시스템은 기본적인 형식의 탬플릿이 모두 제공될 뿐만 아니라 결재의 모든 과정이 대면 절차 없이 시스템 안에서 이루어진다. 이 말은 문서를 작성하기도 편해졌을 뿐만 아니라 예전처럼 합의나 협의 도장을 받기 위해 관련 부서들을 찾아 돌아다니거나 결재를 받기 위해 대표이사실 앞 대기실에서 검은 결재판을 옆구리에 끼고 하세월을 기다려야 되는 그런 일들이 없어졌음을 뜻한다.
하지만 그때나 지금이나 변하지 않은 건 <어떤 목적으로, 무엇을 어떻게 쓸 것인가?>하는 보고서 작성 방법일 것이다. 아래 몇 가지로 구분해서 설명한다.
전자결재 시, 보고서의 선택이나, 결재라인(합의, 협의, 공유 등 포함) 설정
보고서를 선택한 후, 결재라인 설정에서 가장 주의할 점은 각 사안별로 정해져 있는 <위임 전결 규정>에 따른 결재라인 설정이다. 즉, 내가 작성한 이 보고서가 어떤 라인을 타고 결재가 이루어져야 하는지 알고 있어야 한다.
결재라인은 사안별로 다르고 금액별로 다르고 상황별로도 다를 수 있다. 즉, 회사에서 공지한 <위임 전결 규정> 파일을 수시로 확인할 수 있는 곳에 저장해 두고 필요할 때마다 확인하는 게 좋다.
*<위임 전결 규정>이란 각각의 업무별로 <결재자, 합의자, 협의자>를 정해놓은 규정이다.
제목 결정
"제목만 봐도 뭘 이야기하려는지 이해가 되어야 한다."
간결하면서도 정확한 의미를 담고 있는 말을 찾는 것도 능력이다. 우리가 이 보고서를 작성하는 것은, 결재를 받아내기 위함이라는 점을 잊지 말자!
보고서를 작성할 때는 보고받는 사람을 먼저 생각해라
<제목, 글자 크기, 단락 구분, 줄 간격, 정렬 방법, 표 활용...>등은 직관적인 판단에 큰 영향을 끼치는 요인들이다. 그리고 결재권자의 취향에 맞춘다는 것에도 의미가 있다. 예전 대면결재 시절에는 이런 취향을 쉽게 확인할 수가 있었지만, 최근에는 그런 인간미가 많이 사라지긴 했다. 다행스럽게도.
또 보고받는 사람(임원이나 대표이사 등)의 출신에 대해서도 주의할 필요가 있다. 예를 들면, 보고 받는 사람이 재무나 회계 출신인데 영업이나 마케팅의 전문적인 용어(신조어)를 많이 사용한다면 소통이 잘 될 리가 없다. 특히, 전산이나 기술 등 전문적인 분야의 보고를 할 때는 더욱 주의할 필요가 있다. 전자결재의 소통을 원활하게 하기 위해서, 상신(결재 올리는 과정) 하기 전에 미리 구두로 설명을 하는 것도 방법일 수 있다.
아무리 좋은 내용도 전달이 잘되지 않으면 아무 소용이 없다. 또 전달이 되더라도 여러 번 묻고 답하는 과정을 거쳐서 겨우 이해가 되었다면 그것도 좋은 보고라고 할 수는 없다. 보고받는 사람은 대개 인내심이 부족하다. 또 한 번 신뢰감이 떨어지면 계속해서 작성자(보고자)가 미처 검토하지 못했을 것 같은 곤란한 질문을 던지게 되어있다. 이는 보고자를 괴롭히려는 게 아니라 검토가 잘 된 것인지를 확인하기 위해서다.
모든 걸 전자결재로 하면 좋겠지만 그렇지 않은 경우도 꽤 있다. 예를 들면, 사업 계획서나 어떤 특정 사안에 대한 보고서 등이 이에 해당된다. 대개 오프라인의 보고는 정해진 형식이 없는 경우가 많고, 그 내용도 복잡하고 어려운 경우가 많다. 게다가 보고받는 사람의 성향까지 반영해서 작성을 해야 하니 결코 쉬운 일은 아니다. 하지만 그 보고서나 보고 설명이 깔끔하다면, 그에 대한 대가는 명확하다. 단번에 권력자의 눈에 띌 수 있다는 말이다.
핵심 내용을 간결하게 정리하자
일반적인 보고서에는 미사여구보다는 직접적 의미를 담은 표현이 좋다. 하지만 너무 간결하게 하려다 주어나 목적어가 명확하지 않은, 즉 문장의 구성이 이상하게 될 경우도 있을 수 있으니 조심하자.
보고서의 핵심 내용을 글머리에 기술하는 <두괄식> 방식이 좋은 방법이다. 먼저 결론을 내리고 그 이유를 설명하는 방식으로 풀어나가면 설명하기도 쉽고, 받아들이기도 쉽기 때문이다.
문제점들을 별도로 정리를 해서, 결재 과정에서 풀어낼 수도 있다.
검토 과정에서 차선책 또는 차차선책이라고 판단되었던 것도 적용 시기나 방법 등 한두 가지의 문제점만 제거되면 더 좋은 방안이 될 수 있는 것들도 있다. 그러므로 이런 것들을 별도로 보고함으로써, 결재권자와 함께 새로운 방안을 만들어 내는 경우도 있다.
다음 3편에서는, <전자 결재와 대면 결재의 장단점과 보완 방법>에 관한 내용이다.
