보고서 작성과 보고 3
전자 결재와 대면 결재의 장단점
이번 3편은 <전자 결재와 대면 결재의 장단점과 보완 방법>에 관한 내용이다.
1편은 <보고서에 관한 일반적인 내용들>이고,
2편은 <보고서를 작성하는 방법>이며,
3편은 <전자 결재와 대면 결재의 장단점과 보완 방법>이다.
대부분의 경우 작성이 편리하고 결재도 신속하며 사후 관리도 쉬운 전자 결재 시스템을 이용하지만, 특별한 사안의 경우 대면 결재를 하는 경우도 있다. 대면 결재의 특징이라면 작성자인 내가 결재권자에게 직접 설명을 한다는 점이다. 그러므로 제한된 시간에 최대한 정확하고 많은 내용을 잘 전달하기 위한 형식으로 작성하는 게 중요하다.
전자 결재의 장점 ;
결재라인을 설정하고 작성하는 게 비교적 쉽다.
합의, 협의, 결재를 받기 위한 별도의 과정이 없으므로 편리하다.
외출, 출장 중에도 보고를 하거나 결재를 할 수 있다.
평소 만나기 어려운 고직책자들과 대면하는 불편을 피할 수 있다. (단점이기도 하다.)
전자 결재의 단점 및 보완 방법
결재자는 보고자가 검토했던 모든 내용을 알 수 없으므로, 보고자가 이미 부적합하다고 판단한 내용을 검토해 보라고 반려할 수 있다. 이런 경우를 대비하기 위해서는;
전자결재를 등록하기 전에 구두로 먼저 간단한 보고를 한다.
검토했던(채택되지 않은) 방안들을 간략하게 보고서에 언급할 수도 있다. 별지로 해도 좋다.
기안자의 의견을 정하지 못했을 경우에는, 몇 개의 안(案)을 기재해서 결재자가 판단할 수 있도록 한다.
결재자가 출장 중이거나 휴가 중이어서 부득이하게 결재를 하지 못하는 경우가 있을 수도 있다. 이럴 경우 당장 처리해야 할 시급한 일이라면;
전화로 보고를 한다. (미안하지만, 시급하므로 어쩔 수 없다.)
연락이 되지 않는 경우라면, 업무상 결재권자를 대행(대체)할 사람과 협의한다.
선시행을 해야 할 때, 사안에 따라서는 팀의 선배나 동료와 또는 다른 팀의 팀장과 협의할 수도 있고, 나도 잘 모르겠고 아무런 도움도 받을 수 없는 상황이라면 대표이사실로 뛰어갈 수도 있어야 한다.
혹시 부재중인 대표나 팀장에게 전화를 하는 게 불편할 수도 있겠지만 두려워할 필요는 없다. 높은 사람에게 내 의견을 전할 수 있는 흔치 않은 찬스다.
대면 결재의 장점
결재자의 의중을 명확하게 확인할 수가 있다.
결재자의 질문에 대응할 수 있다. 물론 보고서 작성 중에 검토가 되었을 경우다.
서로 의견을 교환하면서, 새로운 방향의 해결책이 나올 수도 있다. 예를 들면, 검토 중에 불가능하다고 판단했던 문제가 결재권자의 권한으로 해결되는 수도 있다.
별도로 준비된 첨부 자료로 결재권자의 판단을 도울 수 있다.
대면 결재의 단점
전자 결재에 비해서 훨씬 많은 시간이 걸린다.
합의나 협의를 위해, 관련 부서와 직접 만나야 되는 번거로운 과정이 필요하다.
명토 선생 가라사대,
보고서 작성은 직장 생활에서 피해 갈 수 없다. 이왕이면 괜찮은 보고서를 씀으로써 스트레스도 없애고 좋은 평가도 받도록 해보자.
보고서를 쓸 때 주의할 점으로는;
보고를 받는 사람을 먼저 생각하는 것이다.
또
문장은 간결하게
의미는 정확하게
보고하기 전 전체적인 흐름을 머릿속에 넣어 두는 것은 기본이다.
전자 결재 위주로 하더라도, 사전 구두 등을 통해 대면 보고를 보조 수단으로 사용하는 게 좋다.
