거절당하지 않는 견적서 만들기
우리회사는 평균적으로 한해 150건 정도 프로젝트를 운영한다. 이제 10년차를 맞았으니 대충1200건 이상의 레퍼런스가 있는 셈이다. 마케팅 프로젝트에서 모든 일의 시작은 서류작업이다. 제안서를 쓰고 회의록을 쓰고 운영안을 쓰고…, 쓰고 또 쓰고 고쳐쓴다. 그 중 모든 프로젝트에서 한번도 빠짐없이 작성했고 가장 많이 고친 서류가 바로 견적서다. 아무리 오랜 경험과 노하우가 있어도 견적서만큼은 매번 고쳐쓰게 된다. 고칠 때도 늘 같은 고민이다. 어떻게 해야 고객이 신뢰할 수 있는 견적서를 보낼까.
고객파악이 먼저다.
가장 먼저 할 일은 상대를 바로 아는 것이다. 고객이 현재 어떤 것을 중요하게 생각하고 어디에 무게를 두는가를 파악해야한다. 기본적으로 고객이 화려한 연출을 원하는지 실용적 운영을 원하는지를 알아야하는 것은 물론이고 운영상의 프로세스 중 어디에 집중하고 있는지를 일아내야 한다는 뜻이다. 고객이 기발한 아이디어와 업무적 스킬을 원한다면 기획료와 디자인비용을 적정선 책정해야한다. 물론 실제 진행에서도 이 부분에 집중해야하고 만족할만한 결과를 보여주어야 한다. 또는 가시적 결과물을 원한다면 실비부분에 예산을 배정해야한다. 고객이 직접 설명하지 않는다면 고객사가 운영한 이전 프로젝트를 검토한다던가 경쟁사의 유사 프로젝트들을 분석한다던가 어떤 방식이라도 상대의 요구사항을 알아내야한다. 분명한 것은 이런 기대와 요구들을 무시한 체 견적서를 작성하는 일은 결과적으로 손해를 가져온다는 사실이다. 고객은 무작정 비싸다고 하거나 기대이하라고 평할 것이다.
준비되지 않았다면 견적을 작성하지 말라.
유일하게 우리가 유리한 시점은 견적을 작성하기 이전이다. 서비스 제공자는 가격을 제시하기 전까지는 대등한, 오히려 우세한 위치를 점한다. 여러 차례 진행되어 이미 선례가 많은 반복적 프로젝트는 예외로 해야겠지만 대부분의 고객은 원하는 바가 무엇인지 나열하면서 주기적으로 눈치를 보거나 조심스러워 진다.해야할 일은 불명확하지만 예산은 정해져 있고 적정한 견적서를 받아야하기 때문이다. 그 순간을 잘 활용해야한다. 고객이 포기할 수 있는 것이 무엇이고 반드시 쟁취하고 싶은 것이 무엇인지 확실히 파악해야한다. 만일 그것이 어렵다면 견적을 작성하기에 앞서 몇가지 간략한 제안을 보내는 것이 낫다. 파트너로써의 성실함과 적극성을 보임과 동시에 고객의 피드백을 통해 원하는 정보를 얻을 수 있을 것이다.
이해하기 쉬운 견적서는 신뢰를 준다.
어려운 견적서는 사전 협의가 부족한 견적서들이다. 이를테면 인테리어 업체들이 대표적이다. 두루뭉실하게 모호한 견적을 준다던가 일반인이 알아보기 어렵게 몇장씩 건설용어를 섞어서 긴 견적서를 보내온다. 그래서 결국은 상세내용 파악은 포기하고 구두상으로 몇가지를 약속받고 전체 금액을 합의하고 공사를 시작한다. 그러고 나면 당연히 이것 저것 추가요금을 붙여 공사가 끝날 때 즘에는 계약당시 견적서는 무용지물이 된다. 비즈니스는 그렇게 해서는 지속될 수 없다. 파트너쉽에서 신뢰와 배려는 기본적인 약속이다. 반드시 고객이 이해할 수 있는 단어를 사용하고 내용을 설명해야한다. 내 기준에서는 부가설명이 불필요한 견적서가 가장 친절하고 전문적인 견적서라고 생각한다. 서로 충분히 사업내용을 논의하고 상호간에 협의된 프로세스대로 견적항목을 배열한다. 시간순으로 배열할지, 카테고리별로 배열할지도 프로젝트 운영 성격이나 앞으로의 진행방향에 따라 효율적으로 구성해야한다. 예를 들어 아직 상세 프로그램이 정해지지 않았다면 상세프로그램별로 카테고리를 나누어 소계를 표기해서 운영에 따라 선택하기 쉽도록 하는 것이다.
견적서는 프로젝트 초기 단계에 작성한다. 즉 파트너쉽의 시작 단계에 있다. 만일 이 첫번째 공식서류부터 상호간의 이해가 없이 어느 한쪽에서 일방적으로 툭 튀어 나온다면 그 파트너쉽이 성사될 수 있을까.
단가 책정에는 신중해야한다.
또 한가지 흔한 실수는 ‘제멋대로’ 가격을 책정하는 일이다. 사내에 기록이 없을 경우 가격을 그때 그때 즉흥적으로 책정하는 일이 있다. 이런 견적서는 단가의 통일성이 없이 들쭉날쭉해서 후배에게 혼란을 주고 고객에게 불신을 안긴다. 보통 이유를 물으면 ‘이 정도면 될 것 같아서’라고 말하는데 나는 가끔 그 대답을 고객에게도 그대로할까 두렵다. 어떤 것이든 값이 먹여질 때는 설득력있는 근거가 필요하다. 설사 근거자료를 제시할 필요가 없더라도 내 머릿속에는 산출 내역이 분명해야한다.
‘본 프로젝트의 기획료는 100만원입니다.’ 라고 말하려면 이에 대한 근거를 제시할 수 있어야한다. 이를테면 ‘200인 대상 1박 2일 행사 구성을 위해서는 행안부 고시 연구용역인건비 기준 일당 15만원이 책정된 5년차 이상 기획자 2인이 자료조사, 분석 및 실사, 제안사항 연구를 위해 최소 5일 이상 이 프로젝트 기획에 투입되어야 하기 때문입니다.’ 라고 소리내어 말하지않더라도 그런 계산과정을 거쳐서 기획료를 책정해야한다는 뜻이다. 자료를 찾고 근거에 맞는 논리를 만들자. 견적서는 단순히 엑셀로 만드는 것이 아니다.
거절당하지 않을 견적서를 준비하자.
인터넷 강국 한국에서는 모든 물건과 서비스의 단가가 오픈되어 있고 어렵지 않게 원하는 것을 찾을 수 있다. 그럼에도 당신과 일해야할 이유를 반드시 제시할 수 있어야 한다. ‘흑백인쇄 제본은 보통 페이지 당 50원에 가능하지만 검수과정과 분할배송, 중간 감리가 포함되어 페이지당 80원이 저희 업체 단가입니다’ 가 정답이다.
물론 고객이 문제제기를 하기 전에 미리 설명할 일은 없을 것이다. 그러나 늘 견적서가 완성되었을 때 이 견적서에 헛점은 없는지, 고객이 지적할만한 항목이 없는지 검수해야한다. 그리고 대부분 이 단계에서는 가격 설득력에 대한 설명을 요구하므로 고객이 이 견적서를 받아들었을 때 어떤 부분에 대해 협의를 원할지 이를 어떻게 방어할 것인지이 대해 전략적으로 계획하는 것이 좋다. 어떤 차별화된 강점이 있으며 어떤 추가 서비스가 있는지, 고객의 입장에서 무엇을 개선할 수 있는지를 설득력있게 제시해야한다. 또한 가격 협상을 시도할 것에 대비책을 마련한다. 만일 어떤 항목의 단가가 비교적 높아서 우려가 된다면 항목을 세분화하고 단가를 분산시키고 세분화된 항목들이 업무적으로 서로 의존관계를 갖도록 구성하는 것이 중요한데 그래야 어느 한 항목을 삭제하고 단가를 낮추는 일을 피할 수 있다.
견적서를 작성할 때는 전략가가 되어야 한다. 이 견적서가 고객과의 확고한 신뢰관계를 이루는데 기반이 되어야 하며 앞으로 실무를 진행할 때 생길 모든 문제의 기준이 되어 주어야 한다. 가장 훌륭한 견적은 그 이후의 변수까지 계산되어 있는 전략서이다.
장기판의 고수는 한 수 앞서두는 사람이다. 상대의 수를 읽고 몇 수 앞을 내다보며 다음 수와 그 다음 수를 계산하기 때문에 이길 수가 없는 것이다.
