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by 남시언 Apr 22. 2019

생산성을 높이는 할 일 관리 3가지 방법

할 일을 관리해야 하는 이유

유감스럽게도 할 일을 관리한다는 건 또 하나의 '할 일'을 더 해야 한다는 뜻이다. '할 일 관리하기'라는 할 일 말이다. 그럼에도 불구하고 할 일을 관리해야 하는 이유는 명백하다. 오늘날의 업무들은 대부분 잘게 쪼개져있다. 보통 작은 단위로 일을 하고 그것을 모아서 하나의 큰 프로젝트를 완성하게 된다. 예를 들어 200페이지짜리 책을 쓴다고 한다면, '200페이지 글쓰기'라는 큰 작업이 있는 게 아니라 '2페이지짜리 글쓰기 100번'을 하는 셈이다.

할 일을 관리해야 하는 이유

당신이 과거 피터 드러커가 기념비 같은 저서에서 이야기한 '지식근로자'라면, 할 일을 관리는 더욱 중요하다. 우리는 특정 시점에 하나의 일만을 하지 않는다. 사무실에서 보고서를 쓰는 와중에 전화를 받아야 하고 이메일도 확인해야 하며 내일 있을 회의도 준비해야 한다. 더불어 가족들의 생일을 챙겨야 하고 저녁 약속 장소인 식당도 예약해야 하며 여름 휴가지를 선정하고 항공권을 알아보고 영어 공부도 하면서 시간이 날 때, 남시언의 브런치 글도 읽어봐야 한다.

이 모든 것들을 어딘가에 기록해두지 않고 기억으로만 관리한다는 건 매우 어렵다. 그래서 할 일은 관리되어야 한다. 할 일을 관리하는 목적은 '할 일'을 잘하기 위해서다. 잠깐의 할 일 관리만으로도 깜빡하는 일을 거의 대부분 줄일 수 있다. 내 예상이 맞다면, 당신이 욕먹는 이유 중 30% 정도는 뭔가를 깜빡했기 때문이다. 시간을 지키지 않았거나 약속을 어겼거나 지시한 사항을 전달하지 못했거나 애인의 생일을 깜빡했을 수 있다. 어떤 경우에도 변명은 통하지 않는다. 깜빡 한 건 결국 본인 잘못이다.

생산성이라는 것 자체가 시간과 연관성이 있기 때문에 시간을 낭비하지 않아야 한다. 우리의 목표는 할 일을 관리하면서 시간을 '잘'쓰는 것이다. 어디서든 타이밍은 매우 중요하다. 지금까지 살면서 뭔가를 깜빡하는 바람에 기회를 놓친 일들을 생각해보라!

할 일 관리에 필요한 도구

할 일을 관리하는 작업은 말 그대로 '할 일을 관리'하는 것이다. 할 일 관리에는 적절한 도구가 필요하다. 어떤 도구든 관계없다. 사용하기 편한 걸 쓰면 된다. 누군가는 아날로그 형태로 달력이나 다이어리를 선호할 수 있다. 어떤 이는 스마트폰 앱의 도움을 받을 수도 있다. 중요한 건 할 일을 관리하는 것이지 어떤 앱으로 관리하느냐는 아니다. 말하자면 앱이나 도구는 그저 도움을 주는 역할일 뿐, 우리가 집중해야 할 것은 할 일 그 자체다.

특히 잊어버리는 일은 결코 있어서는 안 된다. 할 일은 반드시 관리되고 기록되어야 한다. 할 일을 관리하는 습관을 만들어가는 게 가장 좋다. 메모지, 다이어리, 스마트폰 앱 등 어떤 걸 써도 무방하지만 할 일을 기록하는 도구는 언제 어디서나 편하게 접근할 수 있어야 한다. 알림 기능, 캘린더 연동, 클라우드 연동 등이 가능해서 활용성 측면에서 본다면, 스마트폰 앱이 사용하기에 편하고 유용하다. 그래서 나는 할 일을 관리할 때 스마트폰 앱을 추천하곤 한다. 하지만 적절하게 사용할 수 있다면, 다이어리나 포스트잇, 메모지, 그 외 본인이 사용하기에 편한 그 무엇을 써도 된다.

이제부터 이야기하는 할 일 관리 방법은 GTD 방식을 기초로 한다. 할 일 관리에선 중요 개념 3가지만 챙기면 큰 무리 없이 많은 할 일들을 관리할 수 있다. 오늘 할 일, 특정 일에 할 일, 언젠가 할 일이 그 주인공이다.

Inbox

모든 할 일들은 일단 어디엔가 기록한다. 지금 당장 할게 아니라면, 모든 걸 기록해야 한다. '20분 뒤에 양치질하기'라는 할 일이 있다면 이것도 기록한다. 단 한 줄짜리 이메일 답장이라고 해도 지금 당장 처리할 것이 아니라면 일단은 기록해둔다.

기본 법칙 : 현시점으로부터 3분 안(실제로는 지금 당장)에 할 일이 아니라면 일단 기록한다.

모든 할 일들은 Inbox라는 곳에 일차적으로 넣는다. Inbox는 모든 할 일들이 거쳐가는 하나의 대문 같은 개념이다. 어떤 할 일이든 모두 Inbox에 처음으로 들어가서 다른 곳으로 나온다. 그래야 잊어버리지 않는다. 자신의 두뇌와 기억력을 믿지 마시라. 할 일을 관리할 때에는 '할 일'이 기록되지 않아서는 곤란하다.

Inbox에 들어간 할 일들은 3가지의 또 다른 방으로 옮겨져야 한다. Inbox 자체에서는 할 일을 처리하지 않는 게 보통이지만, 필요하다면 바로 처리해도 좋다. Inbox에서 빠져나가는 할 일 들은 오늘 할 일(Today), 특정일에 할 일(Upcoming), 언젠가 할 일(Someday)로 나누어 구분한다.

오늘 할 일(Today)

오늘 할 일이란 말 그대로 오늘 해야 하는 일이다. 가능하다면, 오늘 할 일의 목록은 오늘 중으로 다 처리하는 게 좋다. 우리의 목표는 '오늘 할 일'리스트를 모두 해치우는 것이다. 그리고 내일이 되면 또 '오늘 할 일'이 있을 것이고 그 할 일을 해치운다. 이걸 계속 반복한다.

그러나 오늘 할 일 중에서도 다음으로 미뤄지거나 연기해야 하는 상황은 발생한다. 오늘 오후 3시에 예정된 미팅이 내일 오후 3시로 미뤄질 수 있다. 어떤 자료가 오늘까지 도착하기로 계획되어 있었으나 사정에 의해 내일 도착한다는 연락이 오는 건 흔한 일이다. 중요한 건 할 일을 관리하는 것이다. 오늘 할 일이 다음으로 미뤄진다고 해서 스트레스받을 필요는 없다. 우리는 결국 그 일을 완수할 것이고 현재 완벽하게 컨트롤하고 있다.

특정일에 할 일(Upcoming)

우리가 해야 하는 업무들 중 상당수는 날짜와 연관성을 갖는다. 시간은 매우 중요하다. 예를 들어 10일 뒤에 A라는 사람의 생일이라는 사실이 불현듯 떠올랐다고 해보자. 그리고 그 사람에게 축하 문자를 보내줘야 한다. 그러면 'A에게 생일 문자 보내기'라는 일이 생긴 거다. 만약 달력이나 할 일 관리 앱을 사용할 수 있는 환경이라면 'A 생일 문자 보내기'라는 항목을 Inbox에 추가하고 원하는 날짜로 이동시킨다. 또는 바로 해당 날짜에 추가한다. Inbox에서 날짜를 설정하면 바로 특정일에 할 일로 바뀐다. 해당 날짜가 되면 그 할 일은 '오늘 할 일' 폴더로 자동으로 옮겨진다. 메모지나 다이어리를 이용한다면 그 날짜에 맞는(10일 뒤) 곳에다가 할 일을 적어두면 된다.

이제부터는 10일 뒤에 생일 축하 문자를 보내야 하는 일을 잊어버려도 좋다. 매일 아침 다이어리를 확인하거나 스마트폰 앱에서 그 날짜에 알림을 보내줄 것이기 때문이다. 10일 뒤에 생일 축하 문자를 보내야 한다는 사실을 계속 상기하면서 10일을 보내는 건 효율적이지 않다. 생일 문자를 보내는 일은 당일에 알아도 충분하다. 우리는 할 일 관리 시스템을 통해 머리를 깨끗하게 하고 마음을 가볍게 해야만 무언가에 좀 더 집중할 수 있다. 집중력을 높이는 일이야말로 우리가 할 일을 관리하는 이유가 아닌가? 특정일에 할 일은 이런 식으로 관리한다. 앞으로 특정일에 할 일이 많아질 것이지만 부담 가질 필요는 없다. 해당 날짜에 그 일을 '오늘 할 일'목록에서 해치우는 일만 하면 된다.

언젠간 할 일(Someday)

언젠가 할 일은 날짜와는 상관없이 언젠가는 해야 할 일 혹은 언젠가 해야만 할 일이 된다. 하지만 당장은 하지 않아도 되는 일, 그러니까 시간 순위도 낮고 오늘 기준으로 우선순위도 낮은 일이지만 개인에겐 꼭 필요한 그런 일들이라고 보면 된다.

예를 들어 블로그에 책 서평 쓰기라는 할 일은 오늘 해도 되고 내일 해도 되며 며칠 뒤에 해도 문제는 없을 것이다. 이런 일들을 처음부터 날짜를 정해둔다면 개인에게 엄청난 스트레스로 다가오지 않을 수 없다. 할 일이 늘어나면 늘어날수록 할 일 목록에 압도될 수 있다. 그러면 아무런 일도 하지 못하게 된다. 그래서 언젠가 할 일은 언젠가 할 일 목록에 넣어두고 잠시 잊고 지내다가 주기적으로 또는 시간이 여유로울 때 확인하여 하나씩 처리하면 된다.

언젠가 할 일을 관리하다 보면 어느 땐가 시간이 지나버려서 쓸모없어지는 일이 생기는 경우도 있다. 예를 들어 선풍기를 사려고 했는데 여름이 지나가버려서 선풍기가 필요 없어지는 경우라면, 선풍기 구매라는 할 일은 곧장 지워버려야 한다. 언젠가 할 일들은 주기적으로 목록을 살피면서 관리해주면 된다. 우선은 오늘 할 일과 특정일에 할 일부터 처리하는 게 옳다.

주의할 점은 할 일이 늘어나면 늘어날수록 언젠가 할 일도 함께 늘어나는 경우가 많다는 것이다. 이런 현상은 할 일 관리에서 자주 일어나지만 효율적이지 않은 현상이다. 즉, 오늘 할 일도 아니고 특정 일에 할 일도 아니라서 계속 쌓이기만 하는 형태가 자주 나온다. 그렇기 때문에 시간이 날 때마다 언젠가 할 일 폴더 또는 항목들을 점검하면서 하나씩 처리하는 습관을 만들어야 한다.

할 일 관리의 이점

똑같은 시간에도 어떤 사람은 많은 일을 확실하게 처리하고 어떤 사람은 형편없는 업무 결과를 내놓는다. 실제로 어제, 다음날 식사 약속을 상대방에게 전달하라고 이야기했지만, 그 친구는 깜빡했는지 전달하지 않았다. 오늘 아침에 나에게 전화가 왔길래 내가 전달했다.

이것이 100% 할 일 관리 때문이라 할 순 없겠지만 확실히 영향은 있다. 머릿속이 할 일로 가득 찬 사람이 하는 일과 할 일이 어딘가에 확실하게 기록되어 있고 현 업무에만 집중하는 사람의 결과물은 다를 수밖에 없다. 더군다나 할 일이 제대로 관리되면 이전보다 훨씬 많은 일을 빠르게 처리할 수 있게 되면서 결과적으로 여유시간도 더 늘어나고 스트레스는 줄어든다.

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