무심코 넘긴 오타가 승패를 좌우한다.
스토리라인까지 잡았다면 반은 완성한거나 마찬가지다. 이제 글을 써나가자. 보고서는 소설이나 수필과 같은 글 쓰기와 달리 보고서체가 있다. 형용사나 부사 등 수식어를 사용하지 않고 본질에 집중하며 목적 지향적으로 작성하는 것이 보고서체의 요지라 하겠다.
보고서체를 잘 익히기 위해서는 잘썼다고 평가받는 선배들의 보고서를 많이 읽어야 한다. 보고서 형식은 하나의 틀처럼 정해진 것이라 바뀔 일이 잘 없다. 그래서 잘 쓰여진 보고서를 많이 읽다 보면 내 것처럼 체화된다. 혹은 그런 보고서를 입수해서 그걸 바탕으로 자신의 상황에 막게끔 글을 수정해 나가는 것도 괜찮은 방법이다. 실제 이런 식으로 일을 많이 한다.
자, 이제 스토리라인에 맞춰 제목을 정하자. 제목만 봐도 보고서 전체의 흐름이 보여야 한다. 보고서를 받아 보는 사람이 구체적인 내용까지 알아챌 수는 없겠지만 개략적인 맥락은 파악할 수 있어야 한다. 그리고 각 제목 아래에 핵심 문장을 쓴다. 핵심 문장은 1줄을 넘지 말아야 한다. 아무리 많이 봐줘도 딱 2줄까지다. 3줄은 있을 수 없는 일이다. 사실 이정도까지만 작성했다면 보고서의 핵심이 다 드러나 있어야 한다. 보고서를 읽는 사람으로 하여금 "아~ 이 사람이 이런 이야기를 하고 있구나" 라는 소리가 나와야 한다.
더 써내려 가기 전에 여기까지 작성한 내용을 주변 동료에게 한번 보여주고 평가를 받아보는 것도 괜찮다. 이쯤 오면 스스로의 시각에 갇혀 객관적인 관점을 갖지 못할 때가 있다. 그래서 다름 사람에게 내가 작성 중인 보고서를 보여주는 게 필요하다. 괜찮은 동료라면 아주 정성껏 지적을 해줄 것이다. 핵심문장까지 썼다면 그것을 부연설명하는 글을 2~3줄 정도 쓰자. 부연설명하는 글이 길어지면 장황해진다. 최대한 2줄 이내로 끊으려고 애써야 한다.
90 퍼센트는 완성하였다. 이제 문장을 가다듬어야 한다. 보고서를 작성할 때 특별히 좋은 문장이란 없는 듯하다. 소리내어 읽었을 때 말이 꼬이지 않고 입에 잘 달라붙는다면 이걸로 충분한 것 같다. 그런데 많은 사람들이 이걸 하지 않아 욕을 먹는 경우가 많다. 특히 신입사원일수록 그렇다. 심지어 자기가 써놓고 한번도 읽지 않고 그대로 보고하는 경우도 있다. 이럴 경우 영락없이 "무슨 말이야?" 라는 소리가 상급자로부터 돌아온다. 여러 번 읽자. 입에 착 감길 때까지.
마지막은 오타가 있는지 점검해야 한다. 워드 프로세서 상에서 빨간 줄이 없어야 한다. 이걸 대충해서 오타를 남겨두면 보고받는 사람은 아예 읽기가 싫어진다. 눈에 굉장히 거슬리기 때문이다. 내용이 눈에 들어오지 않고 그 오타만 자꾸 신경쓰인다. 개인적인 경험으로는 간부건 임원이건 심지어 사장도 보고서를 받으면 오타부터 지적한다. 정말 신기할 정도다. 사장 정도 되면 그 정도는 넘어가고 내용을 봐야 말이지. 천만의 말씀이다. 사장 정도씩이 아니라 사람은 다 그렇다는 거다. 소개팅 나가서 밥먹다가 상대방 이빨에 고추가루 꼈다고 생각하면 딱 맞는 이야기다. 상대방이 하는 이야기는 귀에 잘 안 들어오고 고추가루만 자꾸 눈에 보인다. 눈을 다른데로 돌리면 이번에는 머리 속에 떠올라 피할 수가 없다. 그러니 오타를 점검하는 습관을 꼭 기르도록 하자.
이제 보고서 작성은 모두 끝났다. 언제 보고할 지 타이밍만 잘 노리자. 아무리 잘 썼어도 상급자가 기분이 좋지 않을 때는 피하라. 괜한 고생하지말고.
제 개인 블로그에 있는 글을 옮겨다 놓았습니다.