나는 네가 지난 회의에서 한 일을 알고 있다
이제 메일 본문을 작성할 차례다. 본문의 시작은 이메일의 수신자를 다시 한번 명확히 언급하는 것으로 시작한다. 무언가 공유하는 내용의 메일이 아니라 업무 지시 및 협조일 경우에는 수신인을 1명만 지정할 것을 명심해야 한다. 아래 2가지 예시와 같이 작성할 것을 제안한다.
[예시1]
안녕하세요. OOO팀 홍길동님.
[예시2]
□ 받는사람 : 홍길동 (OOO팀)
□ 참조 : 김영희, 김철수 (OOO팀)
간혹 업무 메일를 편지 쓰듯이 작성하는 사람들을 볼 수 있다. 특히 배경 설명을 하는 부분에서 무척 장황해지는 경향이 있다. 보내는 사람 입장에서는 배려라고 생각한다. 왜 네가 이 업무를 해야하는지 설명하기 위함이니까 말이다. 하지만 지나치게 설명하다보면 핵심적인 부분 "What to do"를 놓칠 수 있으니 주의해야 한다. 이메일을 받는 사람이 무엇을 해야할 지가 한눈에 명확히 드러나도록 문장을 간략하게 작성하도록 하자.
[예시 - 수정 전]
안녕하세요. 홍길동 과장님.
OOO팀 장그래 사원입니다.
지난 월요일에 있었던 내년도 사업 계획에 관한 업무 회의에서 과장님께서 예산안 초안을 만들어서 저희 팀에 오늘까지 보내주시기로 하셨는데 아직 받은게 없어서 확인 메일 보내드립니다. (생략)
[예시 - 수정 후]
지난 월요일 사업계획 관련 회의 후 아래의 사항에 대한 확인을 부탁드립니다.
- 예산안 초안 전달→OOO팀 (~9/28, 홍길동 과장)
위의 수정 전후 예시를 반드시 따르라는 것은 아니다. 요지는 해야할 일을 한눈에 명확하게 드러내는 것이다.
끝으로 하나만 더 언급하자면, 자료를 공유하는 메일이랍시고 본문을 기재하지 않는 경우가 있다. 무엇에 관한 자료인지 간략하게 본문에 써주자. 이것이 최소한의 비즈니스 예의이므로.