먼저 퇴근합니다.
효율적 시간 활용, 집중을 통한 워라밸 챙기기
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Apr 25. 2020
최근에 읽었던 "실행이 답이다."라는 책을 읽고 나서 책을 읽으며 실천해 봐야겠다고 마음먹은 것 또는 내가 계획을 세웠던 것들에 대해 즉시 실행으로 옮기는 것을 해 보려고 노력 중이다.
그중 시간 관리를 나름 해 오고는 있었지만 잘 되지 않고 있는 것 같아 최근 일주일간 새로운 방법을 시도해 보고 있는데 나름 괜찮은 것 같아 소개를 해 보고자 한다.
아침에 출근을 하면 일을 시작하기 전에 노트를 펴고 오늘 할 일들을 목록으로 정리를 한다.
주간업무 회의(09:00~)
OOO 시스템 개발 리뷰(10:00~)
OOO 요청 자료 취합 및 회신(11:00 ~12:00)
이런 식으로 그날 할 일들을 정리하고 가능하면 그 시간 때 업무를 처리하려고 최선을 다 해 보지만 계획대로 되지 않는다는 것은 회사 생활을 해 본 사람이라면 잘 알 것이다.
계획대로 잘 되지 않는 이유는 집중을 못해서 일수도 있는데 어떤 일을 하고 있는데 다른 사람이 문의를 하거나 전화가 오거나 하는 등 갑작스러운 이벤트들이 발생하면 그 일들을 처리하고 돌아오면 하던 일은 초기화되어 다시 시작해야 할 수도 있다.
칸반 보드(Kanban board)라고 들어 보셨나요?
특별한 것은 아닌데 그림과 같이 할 일, 진행 중, 완료와 같이 칸을 나누어서 관리하는 방법입니다.
∙ 할 일 칸에는 오늘 할 일 작성합니다.
∙ 진행 중 칸에는 지금 하고 있는 일을 옮겨두고 일이 마무리될 때까지 이곳에 둡니다.
∙ 완료 칸에는 진행 중에 하고 있던 일이 완료되면 완료 칸으로 이동을 시켜 마무리를 합니다.
이 방법은 이미 수많은 사람들이 사용하고 있는 방법이고 알고는 있었지만 사용은 하지 않고 있었으나 일들을 제대로 관리하고 효율적으로 일을 처리하기 위해 나만의 룰을 적용시켜 보았습니다(참고라 칸반 보드들은 아래처럼 3개가 기본이지만 칸을 더 늘릴 수 있습니다. 계속 이야기를 하다 보니 칸반이 우리나라말의 칸(건물, 기차 안, 책장 따위에서 일정한 규격으로 둘러막아 생긴 공간)과 무슨 관계가 있는 것인가?라는 쓸데없는 생각을 해 봅니다.
나만의 칸반 보드 이용 방법
칸반 보드로 회사일, 개인일을 별도로 나누어서 하고 있습니다. 서로 섞이지 않게 해서 복잡하게 보이지 않게 하는데 목적도 있지만 회사일과 개인 일을 섞어 놓으면 일을 하는데 집중도 되지 않고 회사에 있는 시간이 길어지게 됩니다. 워라밸(Work & Life Balance)을 위해 정시 퇴근을 해야지요.
회사에서는 위 그림과 같이 회사에서 해야 할 일들을 적는데 저는 디지털쟁이라 종이로 하지 않습니다. 저것을 종이로 한다고 하면 A4 용지를 3 등분하여 포스트잇으로 붙여놓고 이동을 하면서 사용하면 됩니다. 하지만 일이 많아지면 복잡하고 지저분해질 수 있기 때문에 적당한 사이즈의 포스트잇을 사용해야 할 것 같습니다.
구글 크롬이나 네이버 웨일 브라우저에 설치할 수 있는 앱들 중 아래 Scrumptious라는 칸반 보드 앱을 찾아 설치하여 사용을 하고 있습니다.
5시에 일어나 출근 전까지 하는 루틴 + 추가적인 일처음 이 앱을 보고 편리하긴 한데 뭔가 많이 부족하다는 생각을 했습니다. 이 앱은 다른 컴퓨터와 데이터 공유가 되지 않습니다. 스마트폰과도 다른 컴퓨터와도 연결시켜 주지 않습니다. 현재는 그런데 나중에 확장이 될지는 모르겠습니다만. 그래서 그런지 로그인 과정도 없으며 내가 작성한 할 일들은 사용하고 있는 컴퓨터 브라우저에만 저장됩니다.
처음엔 할 일들이 공유가 되면 좋을 텐데라고 생각했는데, 아 어쩌면 일정이 공유가 되지 않으니 사용하고 있는 컴퓨터 내 앞에서 할 수 있는 일들만을 관리하면 그 일에만 집중할 수 있어 더 괜찮겠다고 생각하고 사용을 시작했습니다. 전 하루 종일 컴퓨터 앞에 앉아 일을 하기 때문에 더더욱 적합하다고 생각을 했습니다.
회사에서는 회사일만, 집에서는 개인일만, 2개로 나누어 관리를 하고 있습니다. 회사와 집을 떠나 있을 때는 좀 곤란한 건 이 앱이 스마트폰 앱으로 제공이 되지 않기 때문입니다. 하지만 유사한 앱들이 많으니 그걸 사용하면 됩니다. 회사나 집을 떠나 다른 일을 할 때는 그 일에 맞는 일들로 예를 들면 여행이라면 여행 일정을 작성해서 사용할 수 있겠죠. 이렇게 분리하여 관리하다 보니 회사일을 집에 와서 생각하거나 반대의 경우 등 모든 일을 섞어 버리는 일이 사라지게 되는 것 같습니다.
위에 그림에서 처럼 To Do, Doing, Done 3개의 영역으로 나뉜 영역에 중요한 곳은 Doing(진행 중) 영역입니다. 영어로 된 부분은 각자에 입맛에 맞게 변경이 가능합니다. 저는 귀찮아서 그냥 뒀고 할 일을 영문으로 적어 둔 것은 맥북을 사용하는데 한글 입력이 잘 안되서인데 영어는 진짜 못하는데 장문을 쓰는 것이 아니기 때문에 영어 공부, 이것도 습관들이기 겸 그냥 영어로 작성하기로 했습니다. 어쩔 수 없어 그런 것 이기는 하지만... 1석2조인데 몇 자 안 되지만 콩글리쉬 수준이라 창피하네요.
자, 그럼 어떻게 활용을 해야 하는지 한번 알아보도록 하겠습니다.
첫 번째, Doing 영역에는 반드시 1개 일만 이곳에 옮겨 둡니다. 멀티플레이가 가능하신 분은 여러 일을 한 번에 하셔도 되지만 그 일에 온전히 집중하여 처리하고 다음일을 하는 것이 더 효율적이기 때문입니다.
두 번째, Doing 영역으로 옮길 때 반드시 해야 할 일은 종료 시간을 수정하는 일입니다. 변동이 없다면 그냥 두면 되지만 일하면서 인터럽트들이 들어와 일이 지연되거나 밀릴 수 있으므로 시간의 조정은 어쩔 수 없이 일어나는 일이니 계획대로 움직일 필요는 없습니다.
종료시간을 수정하는 이유, 가장 중요한 핵심 포인트인데요. 종료시간 좀 더 자극을 한다면 마감시간이라고 표현을 하겠습니다. 마감시간을 정해놓고 일하는 것과 그냥 하는 것과 많은 차이가 있습니다. 마감시간을 가져간다는 것은 마감시간 이후 다른 일이 기다리고 있을 확률이 높고 마감시간 내 일처리를 하지 않는 버릇을 들이면 퇴근시간이 늦어집니다. 미루는 일이 많아 질테니까요. 마감시간을 정하고 집중해서 일처리를 하자는 취지입니다. 정시 퇴근을 위하여.
세 번째, 가능하면 1개의 일 처리 시간은 15~30분 내로 하는 것이 좋습니다. 반드시는 아닙니다. 권장입니다. 15분은 인간이 집중해서 일을 할 수 있는 최대 시간이라고 합니다. 그 이상지나면 잡생각이 나거나 졸리거나 등등 집중력이 저하된다고 합니다. 저도 실제로 적용을 해보니 15분 단위가 좋기는 한데 어떤 일들은 한번 집중하면 종료시간을 이미 넘어버리는 경우도 있기 때문에 그렇게 예상이 되는 일은 좀 더 넉넉하게 잡아도 될 것 같습니다.
네 번째, 마감시간을 넘겨버린 경우 그냥 시간을 조정합니다. 가능하면 마감시간을 지켜야 하겠지만 각종 인터럽트로 인해 마무리를 못할 수도 있고, 그 일에 너무 집중해서 진행하다 놓칠 수도 있습니다. 어쩔 수 없는 상황이기 때문에 결정을 하면 됩니다. 지금 하고 있는 일을 여기서 중단할 건지? 계속할 것인지? 결정하세요.
중단할 경우 왼쪽 To Do(할 일)에 언제 할 것인지 다시 하나를 추가하여 계획을 수립하고 그때 다시 시작하면 됩니다. 계속 진행할 경우 현재 하고 있는 일의 마감시간을 조정합니다. 여기까지만 하고 일정이 조정되었다고 다른 일들의 시간은 조정하지 않습니다. 다른 것들은 다음 일을 시작할 때 조정합니다.
지금 하고 있는 일에 집중하기 위해서 다른 것은 신경 쓰지 않는 것이 좋습니다.
이렇게 일을 하다 보니 내가 한 일들에 대한 기록들이 남아 있어 나중에 확인해 볼 수도 있고, 일을 좀 더 집중해서 할 수 있습니다. 처음에는 일을 시작할 때마다 이 행위를 한다는 것 자체가 익숙하지 않아 놓칠 때도 있지만 습관이 되니 자연스럽게 다른 일로 전환할 때 반드시 거치고 가야 마음이 놓이고 마감시간 때문에 좀 더 집중해서 일을 수행할 수 있습니다. 예전에 엑셀로 하는 일을 하고 나서 나중에 기록을 하는 타임시트 같은 것도 혼자 작성해 봤습니다. 하지만 지나고 난 일을 복기하여 작성할 때도 있어 부정확하고 일의 기록만 남길 수 있어 별 도움이 되지 않았던 기억이 나는데 이 방법은 그 시점의 일에 집중할 수 있게 해 줍니다.
이렇게 일을 하다 보니 퇴근시간이 빨라졌습니다. 회사에서는 좀 더 여유가 생겼다는 이야기입니다. 이제 일정 사이사이에 쉬는 시간을 좀 더 넣어도 될 것 같습니다.
작은 습관이 삶을 변화시킬 수 있고 워라밸을 향상할 수 있다고 생각하는데 앞에서 이야기한 것처럼 실행하지 않으면 나를 변화시킬 수 없습니다. 작은 것이라도 계획을 세우고 실행을 하는데, 실행의 방법으로 칸반 보드와 제가 가이드 드린 4가지를 한번 실천해 보셔도 좋을 것 같습니다. 저와 비슷한 환경이라면.
스마트폰 앱은 구글 플레이스토어나 애플 앱스토어에 Jira, Tellero 등의 앱을 이용하여 사용하실 수 있으며, 제가 사용하고 있는 브라우저 앱은 구글 크롬 내 앱스토어, 네이버 웨일에서 확장 앱 중 호환성 스토어(구글 크롬 앱스토어 임)에서 설치 가능한데 이름은 맛있는 건 아닌데 이름이 "Scrumptious"입니다(전 네이버 웨일 브라우저를 사용합니다).
