공공기관에서 삽질하지 않고 일처리하기 꿀팁

이것만 알았어도 야근 안 했을 텐데……

그래,

그래도 내가 이제까지 경험해온 상급자들은 얼마나 유능하고 방향성을 제시해주었던가?

방향성을 제시할 수 없으면 내게 최소한 권한이라도 줬던 것 같다. 하지만 이곳은 상급자들에게 너무 많은 걸 기대하면 안 되는 기관이다.

특히 5급을 넘어선, 4급과 3급에게는 기대하는 당신이 이상한 거다.

우선 공공기관에 처음 입사한 당신,

일 잘러가 되고 싶다면? 아니 최소한 불필요한 야근을 하기 싫다면 이것을 기억하자.

1. 규정을 보자! 규칙 및 기준을 보자. 그리고 물어보자 (무언가 문서를 만들기 전에, 결재를 올리기 전에)

- 사실 행동파인 나는 뭔가를 알아보기도 전에 후다닥 문서를 만들어 버린다. 공문을 올린다. 하지만 이래서 회수한 문서가 얼마나 많았던가. 그리고 나보다 최소 10-20년 더 근무한 윗 상사들의 말을 듣고 결재를 올렸다. 하지만 웬걸, 계약부서에서 빠꾸!

절대 해당 기관에 오래 다녔다고 규정 및 감사에 안 걸리는 방법을 잘 안다고 생각하지 말아라. (그들도 모른다) 무언가 사업을 추진한다면 당신이 규정을 알아보고, 감사에 안 걸리는 방법을 알아보고, 유관부서와 이것저것 협의해야 한다. 그 절차를 밟는 게 더 빠르다. 무언가 행동을 취하는 것보다.

2. 결재 상신 후 상관들에게 간략하게 메신저를 남긴다.

- 내가 결재자에 위치에 올라가 보니, 결재할 문서가 정말 안보이더라. (그룹웨어 관계자가 숨겨놓았나 )

그리고 이상하게 나이 들수록 한글을 못 읽겠다. 그러니 상관들에게 자기가 올린 기안에 대해 한 번 더 리마인드를 해주면 결재가 이전보다 순조롭게 진행된다.

3. 감사실 사전 컨설팅을 적극 활용해라

-라고 말하면서도 나도 못하는 부분이다. 심지어 우리 부서는 감사실 바로 옆 자리라는 거! 감사실은 결재라인에 합의로 들어가지만, 이상하게 결재권자보다 더욱 막강한 힘을 가진다. 다 결재됐다가 감사실 대리님이 빠꾸 시켜서 처음부터 다시 시작한 경우가 있다. 감사실을 사업 추진에 장벽이 아니라, 도움을 주는 이들로 활용하자. 불가능하다고? no!

우리 기관의 계약사무처리규칙을 개정해야 하는데 감사님 지시로 일사천리가 된 일이 있다. 감사실을 등에 업고 사업을 추진해볼 수 있도록.

4. 타 기관에 뭔가를 요청해야되는 상황이면 먼저 해당기관 규정 및 업무처리규칙이 뭔지, 붙임 서류는 무엇인지 확인하자

-17개 시도교육청에 뭔가을 요청하는 공문을 보냈다. 웬걸 그 이후 일주일 동안은 교육청 담당자 전화에 시달렸다. 교육청도 내가 요청하는 업무를 하려면 내부 규칙에 따라 기안을 상신해야 하는데(붙임서류도 붙이고) 행사 주관기관인 우리가 그런걸 하나도 안줬던거, 결국 ‘추가서류제출’로 다시 공문을 발송했다. (에효)

(이건 상황형 꿀팁, 모든사람에게 통하지는 않는다는 단점이….)

5. 가끔씩 일을 뭉갰다가 마감기한 하루 전에 보고해보자. (그럼 수정사항 없이 한번에 통과될수도 있다, 단 상사에 따라 다름)

6. 디자인 시안 등을 보고할때는 먼저 자신있게 너무 잘 나왔다고 말하자. (사실 디자인 시안은 보는 사람마다 의견이 다르다. 먼저 앞지르는게 승!)

이상 오늘의 삽질이 헛됨이 되지 않도록 업무의 복기를 마친다.