이메일, 오타는 이제 그만
Gmail은 무조건 보내기 취소 '30초'로 설정하기
직장인으로 살아가면서 메일에 오타를 내보지 않은 사람이 있다면 [뒤로가기]를 눌러주세요.
이 글은 외부에 메일을 작성하면서 수도 없이 많은, 결정적인, 그리고 꼭 상사가 볼 때 '오타'를 내는 사람들을 위한 심심한 위로의 글입니다.
메일을 잘 작성하는 법(Youtube), 효과적인 제안 메일 작성법(Publy) 등 메일을 잘 쓰기 위한 글은 이미 수준 높은 퀄리티의 콘텐츠가 많이 있습니다. 그러나 그전에 우리는 인간이므로 필수 불가결하게 발생되는 갖가지 '오타'의 여러 상황들과 이를 효과적으로 방지할 수 있는 방법을 제 경험에 비추어 소개해 보고자 합니다.
[받는 사람]
1. '이메일 주소'를 잘못 적은 경우
예상 리스크 - (없음)
: 메일 주소를 잘 못 적으면 당연히 메일이 반송될 거예요. 사실 가장 리스크가 적은 오타 내기 방법이라고 생각합니다.
덤으로 이메일이 반송되면, 내가 작성한 이메일을 다시 한번 보게 돼요. 이때, 오타라던지 첨부파일 누락 등을 다시 한번 확인하는 시간을 가질 수 있죠.
2. 받는 사람의 '직책/직위/팀명/부서명 등 '을 잘못 적은 경우
예상 리스크 - ⭐
: 받는 사람의 직책과 직위를 잘못적은 경우는 종종 상대방에게 보내는 이메일이 처음인 경우에 발생합니다. 내가 작성하고 있는 이 '메일'이 최초의 커뮤니케이션이라면 더더욱 그러할 수 있습니다. 이는 상대방도 충분히 감안할 거예요. 아마 상대방은 내가 보낸 메일의 회신에서 또는 유선으로 변경된 내용을 친절히 알려줄 가능성이 높아요.
3. 받는 사람의 '회사명/이름'을 잘못 적은 경우
예상 리스크 - ⭐⭐
: 이러한 실수는 가능하면 하지 않는 것이 좋습니다. 만약 업무적인 상황에서 이러한 오타가 발생했다면, 회사와 담당자에 대한 신뢰도가 굉장히 떨어질 수 있는 상황이죠.
그래도 만약 2번 케이스처럼 최초의 커뮤니케이션이라면 정정할 기회가 있지만, 그렇지 않다면 앞으로는 정말 주의해서 이메일을 작성해야 합니다.
상대방에 따라 가벼운 해프닝으로 생각하고 웃고 넘길 수 도 있지만, 업무가 오가는 상황에서는 한없이 심각해질 수도 있으니까요.
그럼 이럴 땐, 어떻게 하는 게 좋을까요. 만약 저라면 아래와 같은 방법을 취했을 거예요.
A. 빠르게 정정 이메일을 보낸다.
B. A를 완료한 후에 상대방에게 전화를 건다.
C. 이메일 내 오타가 발생함에 대해 인정한 후, 빠르게 사과한다.
D. 상대방의 분위기를 감지해가며 최대한 긍정적은 통화로 마무리될 수 있도록 한다.
최근 전 업무 관련 메일은 아니지만, 개인적인 일로 메일을 쓰던 와중에 상대방의 '이름'을 잘못 적은 메일을 보낸 적이 있었습니다. 심지어 정정 메일에서도 오타를 내버렸죠. 이때의 절망감이란....
상대방으로부터 나이스한 회신이 올 때까지 저는 나레기(나는 쓰레기..)를 되뇌며 한동안 자책을 했습니다.
[보내는 사람]
1. 우리의 회사명/서비스명 을 잘못 적은 경우
예상 리스크 - ⭐⭐⭐
: 만약 이렇게 적힌 이메일에 CC(참조)로 팀장 혹은 나보다 위에 계신 누군가가 포함되어 있다면, 이건 뭐.. 그냥 가서 죄송하다고 해야 합니다. 이 케이스는 내부적으로도 외부적으로도 회사의 이미지가 굉장히 가벼워 보일 수 있고, 이는 결국 회사의 신뢰도 문제로 이어질 수 있기 때문입니다.
혹은 '신입인가 보군.'으로 생각할 수도 있죠. 만약 '신입'으로 생각한다면 앞으로의 업무 진행에서 주도권은 넙죽 갖다 바치고 가는 거나 마찬가지입니다. 그러니까 정말 이러한 실수는 조심해야 합니다.
2. 본문에 오타가 난 경우
예상 리스크 - ⭐⭐
: 본문에 오타가 나는 경우는 사실, 대표, 이사, 팀장, 사원, 인턴 등 직위를 막론하고 낼 수 있는 오타입니다.
하지만 오타를 내지 않기 위해 얼마나 철저히 메일을 다시 한번 검토했느냐, 안 했느냐 하는 데서 짬밥이 갈리고, 신뢰도가 달라지죠.
그러니 이 글을 보시는 모든 분들은 기껏 잘 써놓고 본문의 작은 오타 하나 때문에 성급히 [보내기]를 누르는 실수는 하지 않길 바래요.
3. 첨부파일을 누락한 경우
예상 리스크 - ⭐⭐
: 첨부파일을 누락한 경우는 다들 겪어 보셨을 거라 생각합니다.
기껏 본문에 '메일 본문에 첨부된 파일을 확인해주세요.'라고 적어놓고 첨부파일을 보내지 않는 경우도 있어요. 첨부파일을 누락한 것을 상대방이 먼저 안다면, 메일 혹은 유선으로 알려주시겠죠. '담당자님, 첨부파일이 누락되었더라고요.'
만약 내가 먼저 알게 된다면, 빠르게 첨부파일을 다시 보내주세요. 그리고 덧붙여 적어주세요. '파일이 누락되어 다시 보내드립니다.'
첨부파일 누락은 가장 많이 하는 실수이지만, 반면에 습관만 잘 들인다면 실수를 가장 하지 않는 부분이 될 수 도 있습니다.
자, 이렇게 오타를 내는 케이스를 '받는 사람'과 '보내는 사람'으로 나누어 살펴보았습니다.
이를 사전에 철저히 방지할 수 만 있다면, 우리는 이러한 실수를 하지 않을 거예요.
하지만 어쩌겠어요.
나는 이미 [보내기] 버튼을 눌렀고, 메일은 전송이 되었다는데.....
저도 한창 오타를 밥 먹듯 내던 때가 있었습니다. (손가락이 고장 난 게 틀림없다고 생각 했어요.)
그때부터 제가 사용하는 방법은 바로 [보내기 취소]를 재빨리누르는 것입니다.
보내기 취소란, 내가 보낸 메일을 지정된 시간 이내에 취소를 할 수 있는 기능입니다.
Gmail에서는 [설정] 창에서 [보내기 취소]를 최대 30초까지 설정할 수 있습니다.
Naver에서는 [대기 발송]을 최대 30초로 설정할 수 있는 데다가 [발송 전 미리보기]를 통해 전체 메일 내용을 다시 한번 확인할 수 있는 기회를 제공합니다.
똑똑하죠. 아마 직장인의 애환을 아는 분이 아닐까 생각됩니다.
Daum(kakao)는 [미리보기] 버튼을 별도로 제공하기는 하는데, [보내기] 버튼을 누르면 바로 발송이 되더라고요. 망설임 없이 발송되는 걸 보고 내심 놀랐습니다.
이제 월요일부터 우리가 할 건 뭐다?
바로 [보내기 취소] 세팅입니다.
아셨죠?
오타 한번 냈다고 기죽지 마시고, 주인 잃은 강아지마냥 축 처져있지 마시고
앞으로 더 꼼꼼해짐과 동시에 차츰 줄여나가면 됩니다.
이 글을 보시는 모두가 오타를 뛰어넘는 직장인이 되시길 진심으로 바라겠습니다.
제목 이미지 출처: 윤직원의 태평천하
