끝도 없는 일 깔끔하게 해치우는 GTD 핵심개념 5가지
수집 - 명료화 - 정리 - 검토 - 실행
Getting Things Done의 약자인 GTD는 데이비드 알렌이 만든 유명한 시간 관리 방법론입니다. 나온지 오래된 개념인데다 워낙 유명해서 아마 많은 사람들이 한번쯤은 그 단어를 들어본 적이 있을 겁니다.
많은 분들이 매일매일 할일을 관리하기 위해 스케줄러를 쓰거나 자신만의 할일관리도구를 사용해 할일을 관리하고 있을텐데요. GTD는 여기서 한발 더 나가 조금 더 체계적인 작업 관리 방법을 제시한다고 보면 됩니다.
GTD는 크게 다음 다섯 단계로 구성이 되는데요.
1) 수집
2) 명료화
3) 정리
4) 검토
5) 실행
1단계인 수집 단계에서는 머릿속에 들은 모든 것들을 끄집어 내는 것에서부터 시작합니다. 그런 다음 2단계인 명료화 단계에서 목록을 정리해 좀더 명료하게 다듬습니다. 3단계 정리 단계에서는 목록들을 분류하고 정리하죠. 그리고 4단계인 검토 단계는 매주 주간 검토를 하는 단계이구요. 마지막 5단계는 말 그대로 실행 단계입니다.
이렇게 설명하면 조금 피상적이고 뜬구름 잡는 얘기 같아 조금 더 구체적으로 5가지 개념만 간추려 설명해 보겠습니다.
1. 머리 속 텅 비우기
GTD의 가장 기본적이면서도 중요한 개념은 머리를 텅 비우는 것입니다. 해야 할 일이나 무언가 신경 쓰이는 일들을 모두 머리 바깥으로 끌어 내어 신뢰할 수 있는 시스템에 맡기는 거죠.
머리 속에 있는 것들을 바깥으로 꺼낼 때는 판단하지 마세요. 걸러내지도 마세요. 수집하는 동안 명료화, 처리, 정리, 분류를 시도하지도 마세요. 그건 나중에 해야 할 일입니다.
이렇게 머릿속의 것들을 꺼내 종이를 가득 채울 때 쯤이면 아마도 왠지 모르게 마음이 한결 가벼워졌다는 느낌이 들 것입니다. 또한 모든 할일과 걱정거리가 내 머리 속에서 나와 눈 앞에 놓인 종이 위에 안전하게 담겼다는 안도감도 들 거구요. 바로 이 순간이 가장 중요합니다.
GTD 업무 흐름도2. 2분 내에 할 수 있는 일은 바로 하기
앞의 GTD 업무 흐름도에도 나와 있듯이 GTD에서 2분 안에 해치울 수 있는 그 자리에서 바로 해버린다는 ‘2분 원칙’이 있습니다.
왜 1분도 아니고 3분도 아니고 2분인지는 저도 잘 모르겠지만, 2분 정도면 아마도 목록에 무언가를 담는 시간보다 바로 해치우는 게 더 빠르다고 판단되는 시간이라 그런 게 아닐까 싶네요.
2분이라는 그 자체 보다는 바로 처리할 수 있는 일은 뒤로 미루지 않고 바로 처리한다는 개념으로 생각하면 조금 더 GTD의 가치를 느낄 수 있을 것 같습니다.
3. 오직 ‘다음 행동’만 생각하기
일을 할 때는 항상 다음 행동을 찾아 그것에만 집중하라는 원칙은 GTD에서 아주 중요한 개념입니다. 이 때문에 GTD에서는 어떤 일들이 2개 이상의 행동이 필요한 경우엔 전부 ‘프로젝트’로 만들어 관리 하도록 하고 있죠.
얼핏 생각하기에 하나면 될 것 같은 일이라도 그 일을 쪼개면 여러 개의 행동으로 나눌 수 있는 경우에는 그 일을 쪼개 프로젝트로 만들고 그 중 첫 번째 행동에만 집중을 하는 거죠.
이렇게 행동을 쪼개고 나눠 ‘다음 행동’에만 집중하는 것은 해야할 일들이 아무리 많이 늘어나도 언제나 하나의 행동에만 집중할 수 있는 힘을 줍니다. 우리가 아무리 바쁘고 힘들어도 결국 한번에 할 수 있는 일은 하나 밖에 없으니까요.
4. ‘지금’ ‘여기’에만 집중하기
GTD에는 콘텍스트(Context)라는 개념이 있습니다. 우리말로 번역하면 ‘맥락’ 정도로 풀이할 수 있겠는데요. 어떤 행동을 수행하는데 필요한 장소나 상황을 말합니다.
이를 위해 GTD의 정리 단계에서는 할일을 전부 적은 다음 이를 맥락 별로 분류해서 관리하게 됩니다. 집에서 해야할 일, 사무실에서 할일, 그리고 출장이 필요한 일 등은 제각각 맥락이 다르니까요.
물론 콘텍스트는 반드시 장소일 필요는 없습니다. 영업을 하는 사람이라면 고객사별로 묶을 수도 있고 온라인과 오프라인으로 구분할 수도 있겠죠. 중요한 것은 ‘지금’ 바로 ‘여기’에서 할 수 있는 일에만 집중하는 것입니다.
5. 주간 검토하기
GTD 실행 단계 중 네 번째 단계인 검토는 주간 단위로 진행됩니다. 사실 주간 검토(Weekly Review)는 GTD를 꾸준히 할 수 있도록 만드는 가장 중요한 습관이죠.
GTD의 창시자인 데이비드 알렌은 일주일에 한번은 따로 시간을 내서 머리속 비우기부터 시작해 내 할일 목록에 대한 전체적인 리뷰를 해보는 시간을 갖길 권하고 있습니다. 이 때 지금 있는 목록을 검토해서 더 이상 필요가 없어진 일들을 정리하는 것도 잊어서는 안되겠죠.
주간 검토는 일주일을 마감하는 금요일 오후나 주말의 적절한 시간에 하는 것이 효과적일 것입니다. 이렇게 주간 검토를 통해 내 GTD 시스템을 신선하게 유지하는 것이야 말로 GTD를 계속해 나갈 수 있는 핵심 개념입니다.
이렇게 GTD의 핵심 개념을 다섯 가지로 나눠 설명해 보았는데요.
요즘은 스마트폰을 이용한 할일관리 어플들도 많이 나와 있고 그 중에는 또 GTD 개념을 적용하고 있는 앱들도 많이 나와 있어서 GTD를 써보기 더 쉬워 졌습니다.
GTD에 대해 더 자세한 내용은 데이비드 알렌의 책 ⟪끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기⟫를 보면 되구요.
제게 GTD는 한마디로 머릿속을 텅 비우는 연습입니다. 비워야 또 새로운 것을 채울 수 있겠죠. 여러분은 GTD를 뭐라고 생각하세요? ❣️
※ 이 글은 "365일 건강한 습관" 해빗365에도 게재되었습니다.
