집중력을 높여주는 '가바사와식 투두리스트'
오전 할일 3개, 오후 할일 3개
할일목록, 즉 투두리스트를 만드는 방법은 정말이지 다양합니다. 요즘은 스마트기기에서 사용할 수 있는 앱들도 많이 나와 있죠. 하지만 집중력을 높여주는 투두리스트 작성 방법은 따로 있습니다.
일본의 뇌과학 전문가이자 의사인 가바사와 시온 박사는 기존의 투두리스트 방법들과는 조금 다른, 집중력 향상에 초점을 둔 아주 실용적인 투두리스트 방법을 사용하고 있는데요. 그 방법을 한번 알아 봅니다.
투두리스트는 종이에
무엇보다 종이에 쓰는 게 중요합니다. 많은 사람들이 스마트폰의 투두리스트 앱을 사용하지만 가바사와 박사는 종이에 쓸 것을 권합니다. 종이에 적어 눈에 잘 보이는 곳에 두면 언제든 확인이 가능하고 투두리스트를 찾느라 따로 시간을 쓸 필요가 없죠.
실제로 그는 일정한 투두리스트 양식을 만들어 두고 그 양식을 인쇄해서 챡상 위 잘 보이는 곳에 붙여둔다는데요. 이러면 하나의 일을 끝냈을 때 시선을 들어 다음 할일이 무언지 바로 확인하고 집중력을 이어갈 수 있다고 합니다.
투두리스트는 인쇄해서 책상 앞 잘 보이는 곳에 둔다그 밖에도 종이 투두리스트에는 여러 장점이 있는데요.
깜빡하고 잊는 일이 줄어 듭니다.
작업기억에 여유공간이 생겨 일의 능률이 올라갑니다.
실수가 줄어 듭니다.
긴급도, 중요도, 그리고 집중도
스티븐 코비 박사 아시죠? 그는 ⟪성공하는 사람들의 7가지 습관⟫에서 다음과 같이 자신의 일을 4가지 영역으로 구분하라고 말하죠. 이 이론에 근거한 다이어리 시스템도 시중에 나와 있구요.
중요하면서도 긴급한 일
중요하지만 긴급하지는 않은 일
긴급하지만 중요하지는 않은 일
긴급하지도 중요하지도 않은 일
가바사와 박사는 여기에 ‘집중도’라고 하는 하나의 항목을 더 추가합니다. 집중력이 필요한 일은 집중력이 높은 시간에 한다는 그의 평소 철학이 반영된 거겠죠. 그리고 그는 이렇게 만들어진 투두리스트를 ‘가바사와식 투두리스트’라고 부릅니다.
가바사와식 투두리스트 양식 예시 /출처=saboritime.com보면 알겠지만 여러 칸으로 나눠져 있는데요. 각각의 칸의 용도는 이렇습니다.
AM/PM : 오전과 오후에 할 일
매일: 업무일지, 진척 확인 등 매일 하는 루틴한 일
빈틈: 10분 이내 끝나는 일
놀이: 취미나 여가 활동
기타: 그 밖의 긴급도 및 중요도가 낮은 일.
이 투두리스트의 활용을 위한 몇 가지 지침을 소개합니다.
#1 컴퓨터로 작성한다
투두리스트는 매일 아침 일 시작 전에 컴퓨터로 작성합니다. 매번 일일이 손으로 쓰기 보다는 컴퓨터로 작성하는 편이 훨씬 효율적입니다.
엑셀이나 워드 같은 오피스 프로그램, 또는 에버노트 같은 곳에 템플릿을 만들어 두고 매일 복사해서 사용하면 되겠죠.
#2 할일은 3가지씩 적는다
투두리스트를 작성할 때는 항목마다 할일을 3가지씩 적는데요. 이는 뇌의 용량을 고려한 것이라고 합니다. 3개까지는 대부분의 사람이 확실히 기억할 수 있기 때문이죠.
중요한 일만 간추려 3개까지만 적고 나머지 우선순위가 낮은 할일들은 기타 항목 칸에 넣으면 됩니다.
#3 집중력이 필요한 일은 오전에 배치한다
‘오전(AM)’ 칸에는 오전 중에 해야할 일 3가지, ‘오후(PM)’ 칸에는 오후에 할 일 3가지를 적습니다. 이 때 가장 집중력을 많이 요하는 일일수록 맨 윗 칸에 배치하는 게 포인트입니다.
#4 집중도와 중요도를 표시한다
오늘의 투두리스트를 작성했으면 항목 옆에 있는 작은 칸에 각각의 할일에 대한 집중도와 중요도를 표시합니다. 집중도가 높은 일에는 별표(★), 긴급도와 중요도가 높은 일에는 동그라미(◎) 표시를 하는데요. 이런 표시가 들어간 일은 다른 일보다 우선해야 한다는 의미입니다.
#5 인쇄하여 눈에 잘 띄는 곳에 둔다
투두리스트 작성이 다 되었으면 이제 인쇄해서 눈에 잘 띄는 곳에 붙여 둡니다. 시선만 옮기면 바로바로 확인할 수 있는 곳에 두는 것이 투두리스트를 효과적으로 사용하는데 있어 가장 중요하답니다.
#6 작업이 완료되면 빨간펜으로 체크한다
투두리스트에 있는 업무를 끝냈다면 인쇄한 것과는 다른 색깔의 펜을 사용해 완료 표시를 합니다. 빨간색 펜으로 가로줄을 그으면 끝난 일을 지우는데서 오는 성취감도 맛 볼 수 있겠죠.
#7 어제의 투두리스트를 재활용한다
매일 투두리스트를 작성하고 인쇄하는 작업이 많이 번거로워 보이지만 실제로는 그렇지 않습니다. 투두리스트를 매번 처음부터 새로 만드는 게 아니라 전날에 작성한 투두리스트를 기초로 하여 추가 수정하는 방식으로 쓰면, 익숙해 지면 3분, 아니 1분이면 된다네요.
저는 개인적으로 스마트폰 앱을 사용해 투두리스트를 관리하지만, 투두리스트를 관리하는 일 자체가 늘 부담이었는데요. 가바사와식 투두리스트를 보면서 참 간단하지만 좋은 방법이라는 생각이 들었습니다.
무엇보다 매일 아침 오늘 할 일을 적어 잘 보이는 곳에 둔다는 발상이 좋았고, 할일을 정할 때 집중력을 감안한다는 것도 참신하게 느껴졌습니다. 게다가 오전 오후 작업을 각각 3개씩만 할당하는 것두요.
아마 여러분들도 자기만의 투두리스트 관리법이 있겠죠. 넘쳐나는 할일들 때문에 고민이라면 가바사와 박사의 투두리스트를 한번 따라해 보면 어떨까요?❣️
※ 이 글은 "365일 건강한 습관" 해빗365에도 게재되었습니다.
