brunch

라이킷 15 댓글

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

계정을 잊어버리셨나요?

by 이름없는스터디 Dec 17. 2018

이름없는스터디 2018연말파티, 성공적 이벤트의 원칙

이없스 파티는 이런게 좋았더라

안녕하세요! 정몰(www.kgcshop.co.kr)에서 마케팅을 담당하고 있는 차주형입니다.

여러분의 12월은 안녕하신가요?

누군가는 행사 참석 때문에 바쁘고, 다른 누군가는 행사를 준비하느라 바쁜 12월입니다.

작은 규모의 회식이나, 고객 초청 행사거나, 대규모 인원이 참석 하는 행사 등 모든 행사는 기획/운영에 있어 부담이 큰 것이 사실입니다.

이름없는스터디는 지난 12월 15일, 마케터의 놀이-5길에서 “2018 이없스 레트로 연말파티”를 진행했습니다. 멋지게 진행된 이번 행사에 저는 참석자로 참여했는데 연말파티준비위원회(이하 연준위) 분들의 열정적인 준비와 꼼꼼한 운영으로 아주 즐거운 시간을 보냈습니다.

“행사”의 성패는 운영자의 개개인의 능력보다는 행사 기획~운영의 디테일한 원칙을 얼마나 잘 준수하는 지가 더 중요하다고 생각하는데요, 이번 연말파티를 리뷰 하면서 느꼈던 성공적인 행사를 위한 기획/운영의 기본원칙을 정리해보고자 합니다.

이없스 2018 연말파티 포스터!!!!

[원칙 1] 행사를 해야 할 것 같은 느낌적 느낌에 주목하라

마케팅, 커뮤니케이션 업계에서 일하면서 가장 어려운 것이 바로 “느낌적 느낌”을 얼마나 잘 인식하고 구체화 하는가? 인것 같습니다. 뭔가 회식을 해야할 분위기 인 것 같고, 충성 고객을 위한 초청행사를 해야 할 시점인 것 같고, 신제품에 대한 강력한 홍보를 위해 이전과는 다르게 출시 행사를 해야 할 것 같은 느낌적 느낌!!! 개인적으로는 이런 느낌이 들면 즉시 해당 일의 추진을 진행해야 한다고 생각하는 편입니다.

특히 성공적인 행사를 위해서는 충분한 준비 시간이 필요한데, 착수 시점을 빠르게 가져가는 것이 충분한 준비를 하는 데 가장 중요한 요건이기 때문입니다. 특히 연말에 행사를 할 경우에는 가장 중요한 장소 대관의 어려움이 생기기 때문에 미리미리 결정하고 추진하는 것이 정말 중요합니다.

행사 준비는 언제 해야 하나요?

[원칙 2] 드림팀을 구성하라!

모든 일은 사람이 가장 중요합니다. 특히 오프라인 행사와 같이 다양한 업무, 소속, 기관 들이 협업을 해야 하는 경우 담당자는 단순한 매니저 역할 이상을 수행합니다. 특히 행사를 담당하는 팀을 구성 할 때에는 팀웍을 극대화 할 수 있는 멤버를 모아야 합니다.

이번 이없스 연말파티의 경우 오픈 초기 멤버 ~ 가장 최근에 가입한 멤버들을 아우르는 팀원으로 연준위가 구성되었고, 연준위 내에서도 각각의 재능과 상황, 관심사등을 기반으로 행사 담당 업무를 효율적으로 분장하여 비교적 짧은 기간동안 짜임새 있는 기획이 이루어 졌다고 봅니다.

특히, 행사의 경우 몸으로 뛰는 일을 두려워 하는 사람은 가급적 지양하는 편이 좋다고 생각합니다. 행사를 준비하다 보면 전화나 메일 보다는 함께 모여 회의하거나, 사진으로 보는 것 보다는 직접 방문하거나, 남을 시키는 것 보다는 자기가 직접 움직이는 것이 실수를 줄이는 기회를 확보하는데 도움이 되는데 몸 쓰기를 두려워하는 사람의 경우 실수를 예방하는 소중한 기회를 흘려 보낼 수 있습니다.

모임을 위한 모임의 중요성 (연준위 준비 모임)

[원칙 3] 컨셉이 이끄는 행사

김난도 교수님은 2019 트렌드로 '컨셉팅'을 꼽았습니다. 마케팅의 시작은 '컨셉잡기' 로 부터 시작하는데, 이를 마케팅과 분리하여 강조했다는 점은 '컨셉'이 제대로 잡히지 않으면 이후의 마케팅 활동 전반이 삐그덕 댈 수 있기 때문이 아닌가 생각합니다.

가장 먼저 공개되었었던 뉴트로 컨셉 행사 알림 영상

연준위는 2018년 연말 파티의 컨셉을 "뉴트로"로 잡고 "현재를 가장 즐거웠던 과거로 만든다"는 목표를 잡았습니다. 정확한 컨셉팅으로 시작되었기 때문에 최초 컨셉과 정확하게 일치하는 프로그램들이 준비될 수 있었습니다.

컨셉이 명확하지 않는 경우 참석자들은 참석 여부를 고민하거나, 행사에 대해 기획자와 다른 평가를 내리거나, 아예 무시하고 건너뛰는 경우가 생깁니다. 특히 너무 많은 걸 담고 이루려고 하다보면 남는게 하나도 없는 마치 예비군 훈련이나 민방위 훈련 같은 행사를 위한 행사가 되어 버릴 수 있습니다.

명확한 컨셉이 확실한 프로그램으로 이어집니다.

[원칙 4] 주최와 주체

어쩌면 가장 중요한 부분 아닌가 싶습니다. 행사의 주최와 행사의 주체는 같을 수도 있고 다를 수도 있지만 "그들만의 행사"로 남지 않으려면 주최와 주체를 명확하게 구분하고 인식해야 합니다.

이없스 연말모임의 주최는 이없스 연준위라 할 수 있습니다. 주체는 이없스 멤버들이겠죠. 행사를 준비하는 사람들의 취향이나 편의만을 고려하는 것이 아니라, 연말파티에 오시는 멤버들이 얼마나 행사의 컨셉과 목적대로 즐기고 돌아가실 것이냐가 중요합니다.

고객 초청 행사를 한답시고 임원들을 챙기느라 행사가 그들 중심으로 진행된다거나, 참석자들을 고려하지 않고 식사를 선정한다는 등의 실수를 종종 볼 수 있는 이유가 바로 주최와 주체를 헷갈렸기 때문입니다.

행사의 주체는 "이없스 여러분"

[원칙 5] 제일 중요한 행사 공지

행사 준비는 준비대로 하면서 행사에 참석하는 사람들에 대한 커뮤니케이션은 등한 시 하는 경우가 종종 발생합니다. 인간은 망각의 동물이고 특히 연말은 다양한 행사가 있어 참석해야 하는 행사와 참석하지 않아도 될 행사를 구분하는 일로 골머리를 썩게 됩니다.

특히 VIP를 초청해야 하는 경우는 행사의 기획 단계부터 VIP 일정을 고려해야 합니다. 특히 일정이 다가올 수록 리마인드 할 수 있는 커뮤니케이션을 적절한 타이밍과 방법으로 진행해야 합니다.

훌륭한 연준위 멤버들의 공지 이력을 잠시 보면

- 11월 23일 : 연말파티 가 공지 - 행사 일시 확정으로 스케쥴 관리에 도움을 줄 수 있음

- 12월 04일 : 연말파티 1차 공지 - 행사의 컨셉과 프로그램, 일정 및 장소, 드레스 코드 등 세부 정보 안내

- 12월 07일 : 연준위 회의 사항 포스팅 - 프로그램에 대한 환기와 연준위 활동에 대한 관심 유도

- 12월 09일 : 연말파티 2차 공지 - 1차 공지를 보지 못한 분이나 행사 1주일 전 리마인드 유도

- 12월 11일 : 연말파티 준비 내용 포스팅 - 행사에 대한 기대감 유도

- 12월 12일 : 연말파티 최종 공지 - 마감 임박 안내를 통해 모객 극대화

- 12월 13일 : 스폰서 안내 - 행사 스폰서들 안내를 통한 홍보 효과

-12월 15일 : 연말파티 행사 진행

이없스 공식 페이스북 페이지를 활용한 공지만 총 4주에 걸쳐서 진행되었습니다. 참석하는 사람의 경우 프로그램을 이해하고 행사의 드레스 코드를 준비할 수 있었습니다. 행사 전 스폰서들에 대한 홍보를 진행하고 정기적인 리마인드를 통해 No Show 를 예방 할 수 있습니다. (필요하다면 RSVP를 진행하는 것도 중요합니다.)

행사일정은 잊혀지기 쉽습니다. 잊혀지지 않는 공지도 중요합니다.

[원칙 6] 참석자의 만족감은 어디서 오는가

인간은 이기적인 동물입니다. 행사의 주체인 참석자들은 저마다의 감정과 기준으로 행사를 판단하게 됩니다. 때문에 행사의 만족감은 참석자들이 "나를 위해 - 얼마나 많은 것을 준비해 주었는가?"를 느끼게 하는 것이 중요합니다. 특히 참가비를 받는 경우는 모든 사람들이 내가 낸 참가비에 비해 얼마나 많은 혜택을 받았는지 계산한다는 점을 명심해야 합니다.

'행사 준비는 정말 열심히 했는데 나는 별로였어'라는 평가를 받으면 얼마나 힘이 빠질까요?

연준위는 행사의 컨셉을 명확하게 잡음과 동시에 참석자들이 만족할 수 있는 음식, 공간, 경품, 프로그램을 준비하였습니다. 스폰서를 확보하여 경품을 충분히 준비하였고, 플리마켓을 통해 모든 참석자가 행사에 참여할 수 있도록 하였습니다. 또한 베스트 드레서 선정으로 행사의 드레스 코드에 충실했던 분들에게 보상도 돌아갔습니다.

게다가 아이를 동반하여도 충분히 참여 할 수 있도록 배려 하였으며, 해보곤 싶었지만 혼자라서 할 수 없었던 단체 게임(신서유기의 게임)을 진행 해 참석자들에게 새로운 경험을 선사하였습니다.

출장식 분식과 참석자 경품

배는 부르게, 양 손은 무겁게

이없스 뉴트로룩 베스트 드레서!!!!!!

[원칙 7] 스폰서에게 감사함을!

대학생 시절 축제 비용을 마련하기 위해 캠퍼스 인근의 매장을 돌며 스폰서를 요청하는 경험들 있으실 겁니다. 그 분들을 위해 행사 프로그램북 안에 상호명을 적는 정도의 보답(?)만 할 수 있었는데요. 요즘같은 불경기 때에는 스폰서쉽 자체가 쉽지 않은 상황이고, 스폰서쉽을 통한 효과에 큰 기대를 하곤 합니다.